Im Projektmanagement wird heute über Grenzen hinweg in Teams gearbeitet. Dabei entstehen nicht nur positive Effekte. Wenn Menschen mit unterschiedlichen Muttersprachen an einem Projekt arbeiten, entstehen Missverständnisse.
Kommunikation innerhalb der Teams und die Verwendung passender Software – Unternehmen stehen vor Herausforderungen. Mit den richtigen Stellschrauben lassen sich auch solche sprachlichen Hürden überwinden.
Inhaltsverzeichnis
Die Projektsprache: Gerade für Fremdsprachler mitunter ein Problem
Mehrsprachigkeit ist heute in vielen Jobs gelebte Praxis. Dokumentationen für Software internationaler Entwickler sind oft nur in Englisch verfügbar. Kollegen ausländischer Zweigstellen sind fast immer keine deutschen Muttersprachler. Und selbst in der Unternehmenszentrale in Deutschland sind viele Sprachen zu hören. Damit erwachsen besondere Herausforderungen – gerade, wenn sich für Projekte auf eine Sprache festgelegt wird.
Als Projektsprache wird in international tätigen Unternehmen schnell Englisch bevorzugt. Aus unternehmerischer Sicht ein Vorteil: Dokumentationen, Arbeits- und Pflichtenhefte sowie Reportings müssen nicht erst aufwendig übersetzt werden. Aufgrund seiner starken Verbreitung ist Englisch einfach die gemeinsame Basis in der unternehmerischen Kommunikation über Ländergrenzen hinweg.
Aber: Damit entstehen für einzelne Mitarbeiter leider auch Hürden. Speziell, wenn Beschäftigte mit unterschiedlichen Abschlüssen in Projekte eingebunden sind, treffen sehr verschiedene sprachliche Fähigkeiten aufeinander. Einige Mitarbeiter sprechen fließend Englisch, andere kommen über das Schulenglisch nicht hinaus. Wie sehen Lösungen aus?
Kommunikation und Sprachfähigkeit fördern
Sprachbarrieren hemmen die interne Kommunikation in Unternehmen und verhindern, dass Projekte effizient vorangetrieben werden. Als Lösung wird an verschiedenen Stellschrauben gedreht. Das Ziel: Alle Mitarbeiter bewegen sich sprachlich auf einer gemeinsamen Basis.
Sprachausbildung und -förderung
Investieren Unternehmen in Sprachkurse oder -trainings für Mitarbeiter, die die Unternehmenssprache nicht sprechen, fließt der Aufwand als wachsende Effizienz ins Unternehmen zurück. Langfristig sind Online-Kurse oder firmeninterne Sprachkurse positiv und erleichtern die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Dies kann auch in Bezug auf Deutsch für ausländische Fachkräfte interessant sein. Anbieter wie perfekt-deutsch helfen hierbei, schnell Fit für den Job zu werden.
Software mit mehrsprachiger Dokumentation
Nicht selten sind es gerade Fachbegriffe und komplizierte Formulierungen für IT-Lösungen, die Probleme schaffen. Unternehmen, die auf eine mehrsprachige Dokumentation Wert legen, verschaffen sich einen Vorteil. Sofern diese nicht vorliegt, lassen sich interne Dokumentationsrichtlinien entwickeln – auch, wenn damit initial vielleicht ein Mehraufwand verbunden ist.
Einsatz von Übersetzungstools
Mittlerweile gibt es verschiedene Software-Sprachmodelle, mit denen sich auch fachlich anspruchsvolle Texte mit einer geringen Fehlerquote übersetzen lassen. Damit sind auch in Echtzeit Übersetzungen möglich – was sich für Video-Meetings eignet. Für wichtige Face-to-Face Meetings oder Veranstaltungen können professionelle Dolmetscher eingesetzt werden.
Mehrsprachigkeit fördern
Bildungsangebote und sprachliche Weiterbildungen entfalten ihr volles Potenzial nur, wenn die Sprachen auch tatsächlich gesprochen werden. Unternehmen, die ihre Skills bzw. die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter langfristig fördern wollen, müssen Mehrsprachigkeit aktiv zulassen.
Peer-to-Peer-Lernen und Mentoring
Mitarbeiter, die sowohl die Unternehmenssprache als auch andere Sprachen sprechen, sind Mentoren oder Tandempartner. Auf diese Weise lernen alle Mitarbeiter Fremdsprachen nicht nur kennen und anwenden. Wo Mehrsprachigkeit auch aktiv gelebt wird, verschwindet die Scheu vor fremden Sprachen.
Alle Aussagen gelten nicht nur für Englisch als Projektsprache – sondern haben universelle Geltung. Mehrsprachigkeit im Unternehmen ist kein Hindernis, sie sollte vielmehr als Chance und Bereicherung begriffen werden. Gleichzeitig bedeutet sie aber eine gewisse Verantwortung.
Warum sind tiefergehende Sprachkenntnisse oft wichtig?
Kommunikation findet immer auf mehreren Ebenen statt. Ob im Unternehmen Prozesse und (Verwaltungs-)Einheiten wirklich ineinandergreifen oder gegeneinander arbeiten, wird sehr stark durch diese Ebenen beeinflusst.
Fakt ist: Kommunikation findet nicht nur auf der Sachebene statt. Es spielt immer eine Rolle, in welcher Beziehung Kommunikationspartner stehen. Wichtig ist zu erkennen, dass es drei unterschiedliche Kommunikationsstufen gibt:
- Kindheits-Ich
- Eltern-Ich
- Erwachsenen-Ich.
Alle drei haben – vollkommen unabhängig vom eigentlichen Alter – unterschiedliche Eigenschaften. Auf der Ebene des Eltern-Ichs wird eher belehrend oder ermahnend kommuniziert. Sofern sich das Gegenüber auf einer der anderen beiden Ebenen befindet, wird diese Kommunikationsweise schnell als sehr störend.
In dieser Elternrolle finden sich oft Abteilungsleiter oder die Geschäftsführung wieder. Diese Kommunikations-Ebene zu benutzen, erweist sich in der Projektarbeit nicht selten als eher kontraproduktiv. Für die Problemlösung effizienter ist eine Kommunikation auf der Ebene des Erwachsenen-Ichs. Hier übernimmt Rationalität das Kommando.
Achtung: Schriftliche Kommunikation ist von vornherein nicht vollständig
Kommunikation findet nicht nur verbal bzw. in Wort und Bild schriftlich statt. Ein erheblicher Anteil der Kommunikations-Information wird nonverbal transportiert. An dieser Stelle sind es Mimik, Gestik und die Körpersprache, die Informationen transportieren. Die wirkliche „Sachebene“ macht eigentlich nur einen kleinen Anteil aus. Gerade in der heute üblichen volldigitalen Kommunikation kommt dieses Modell deutlich zu kurz.
Konflikte vermeiden, Kommunikation fördern
Kommunikation ist nicht reden! Klingt im ersten Moment verwirrend. Wir Menschen kommunizieren wie bereits angeschnitten nonverbal. Und können damit einen Konflikt im Team anheizen oder die Stimmung in die richtige Richtung lenken.
Einfaches Beispiel: Ein Teamkollege umreißt im Meeting einen wichtigen Lösungsansatz. Es wird mit Fragen geantwortet: Wie teuer ist das Ganze? Wie viel mehr Zeit müssen wir investieren?
Diese Kommunikation ist sehr Ich-Bezogen und setzt Mittel der Dominanztechnik ein. Gleiches Szenario, anderes Kommunikationsmittel: Zuhörer greifen den Drive auf und unterstützen ihre Kollegen, die Idee auszubauen. Es geht an dieser Stelle um aktives Zuhören.
Eine solche Art der Kommunikation ist erlernbar – auf mehreren Ebenen. Was immer wieder zu Konflikten führt, sind persönliche Sympathien oder Antipathien. Letztere werden auch in die team- und unternehmensinterne Kommunikation eingeflochten. Ein wichtiger Grundsatz: Person, Verhalten und Aufgabe trennen.
Wie erreichen Unternehmen diese Stufe? Experten greifen hier unter die Arme und fördern die aktive Kommunikation. Was zählt ist die Erkenntnis, dass richtiges Kommunizieren sich nicht nur auf die reine Sachebene beschränkt. Auch innerbetrieblich braucht es eine empathische Grundhaltung. Die Prämisse muss in Akzeptanz liegen und einem positiven Blick auf die Position, von welcher die Kommunikation ausgeht.
Dies erfordert aber auch eine gewisse Offenheit beim Sender einer Botschaft. Wird diese aktiv hinterfragt, sollte nicht in die Gegenrede abgeglitten werden. Eine Nachfrage beim Empfänger, warum beispielsweise Aussagen als Widerspruch empfunden werden, beugen möglichen Konflikten vor. Es geht in der Kommunikation also nicht darum, immer nur eine Position auszufüllen. Wichtig ist, beide Position zu kennen und sich dabei wie in einem Spiegel zu betrachten.
Tipps für eine verbesserte Kommunikation beim Projektmanagement
Projekte sind zwar innerhalb eines Unternehmens in bestimmte Rahmenbedingungen eingebettet, jedoch ergeben sich fast immer auch individuelle Besonderheiten. Der Grund: An Projekten arbeiten immer ganz unterschiedliche Menschen, die in einer bestimmten Konstellation mehr oder weniger gut harmonieren.
Mit entsprechender Kommunikation lässt sich eventueller Sand aus dem Getriebe holen. Mögliche Ansätze hierbei sind:
Kommunikationsplanung
Eine gute Planung sorgt dafür, dass am Ende niemand vergessen wird. Aus diesem Grund sind folgende Fragen wichtig:
Wen betrifft das Projekt unmittelbar?
Wer wird mittelbar von den Ergebnissen betroffen sein?
Welche besonderen Vorstellungen und Anforderungen bringen die einzelnen Gruppen mit?
Zielgenaue Kommunikation
Wer die einzelnen Stakeholder-Gruppen als Zielgruppen betrachtet, kann auch die eigene Kommunikation zielgenau darauf ausrichten.
Klar und regelmäßig kommunizieren
Gerade bei schriftlicher Kommunikation ist es unerlässlich, sich klar auszudrücken und potenzielle Irrtümer frühestmöglich aufzuklären. Darüber hinaus sollten auch regelmäßige Kommunikationszeiten eingerichtet werden. Dies ist vor allem für Außenstehende Stakeholder wichtig, die nicht direkt in die Arbeit eingebunden sind.
Warum ist eine klare Kommunikation notwendig?
Im privaten Rahmen darf Kommunikation auch mal verwirren. Hier gibt es genug Spielraum, um zu klären, zu erklären und die Verwirrung wieder aufzulösen. Ein Luxus, den Mitarbeiter in Unternehmen in der Regel nicht haben. Was es hier braucht, ist eine klare und sachliche Kommunikation, welche die anderen Ebenen – etwa in Form der Beziehungsebene – nicht ausblendet.
Hinzu kommt an dieser Stelle noch die sprachliche Barriere. Damit Konflikte und Missverständnisse die Teamfähigkeit und Effektivität nicht zu stark belasten, ist eine klare Kommunikation das A und O. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen sehr früh damit beschäftigen, wie Kommunikationsregeln aussehen sollten. Ein Ansatz kann die Einführung eines unternehmensinternen „Dudens“ sein. Damit werden einzelne Prozesse und Abläufe unmissverständlich erfasst.
Besonders wichtig ist die klare Kommunikation auch nach außen. Treten zwischen Business-Partnern Missverständnisse auf, kann dies zu einem echten Imageproblem werden. Letzteres ist kein Ausrutscher, sondern zieht letztlich auch wirtschaftliche Konsequenzen nach sich.
Somit ist es also wichtig, alle Stakeholder an einem Projekt mit entsprechender Kommunikation zu bedenken:
- Projektmitarbeiter (Verständnis, Vertrauen und die Basis für eine gute Zusammenarbeit schaffen)
- Management und Investoren (Rechtfertigung des Projekts durch Kommunikation von Vorteilen und Nutzen)
- Restliche Belegschaft (Transparenz und Offenheit, um eventuelle Einflüsse der Ergebnisse auf den Berufsalltag von vornherein zu erklären und somit um Vertrauen zu werben)
- Kunden (wenn das Projekt diese direkt betrifft)
- Geschäftspartner (ob nun Zulieferer oder externe Dienstleister – auch hier kann gezielte Kommunikation helfen)
