Zu Beginn des Projektes ist es von größter Wichtigkeit, die Projektziele eindeutig festzulegen. Dies erfolgt durch die zeitliche, inhaltliche und organisatorische Projektabgrenzung.
Eine der größten Herausforderungen bei der Entstehung von Projekten ist die Festlegung, was im geplanten Projekt geschehen soll, bzw. was nicht passieren soll. Denn wer ohne ein klares Ziel losläuft, darf sich nicht wundern, wenn er letztendlich irgendwo oder nirgendwo ankommt.
Inhaltsverzeichnis
Herausforderung: Definition eines Projekts
Am Anfang eines Projektes steht immer eine Idee. Jemand, meist eine Führungskraft, bildet sich ein, dies oder jenes umzusetzen und rekrutiert einen Mitarbeiter als Projektleiter, der sich darum kümmern soll. Dieser muss meist relativ unvorbereitet an die Sache herangehen und sich erst einmal einen Überblick über Ziele und Vorgehensweise verschaffen – und entscheiden, ob das gewünschte Vorhaben überhaupt ein Projekt ist. Die Situationsanalyse zum Projektstart – auch Kontextanalyse genannt – und die Projektwürdigkeitsanalyse sind hier die besten Mittel der Wahl.
Selbst die Ziele des Projektes stimmen oft nicht hundertprozentig mit denen des Auftraggebers überein und führen, wenn man dies nicht rechtzeitig aufgeklärt hat, im weiteren Projektverlauf zu so manchem bösen Erwachen auf beiden Seiten. Um dies zu vermeiden empfiehlt sich die Methode „Projektabgrenzung“.
Ziel der Projektabgrenzung
Die Projektabgrenzung sorgt für gleiches Verständnis zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter im Projekt und zwar in mehreren Dimensionen:
- Zeitlich (wann soll das Projekt starten, wie lange soll es dauern und welche terminlichen Zwischenziele werden eingebaut)
- Inhaltlich (was soll im Projekt bearbeitet werden und was nicht)
- Organisatorisch (wer soll aktiv mitarbeiten, wer wird durch regelmäßige Information mit einbezogen, auf welche Zielgruppen ist nur am Rande zu achten)
Letztendliches Ziel einer erfolgreichen Definition von Projekten mittels der Projektabgrenzung ist die Erstellung eines schriftlichen Projektauftrags, der durch den Projektleiter und den Projektauftraggeber als Zeichen von Commitment und Verbindlichkeit unterschrieben wird.
Vorgehen bei der Projektabgrenzung
Gemeinsam durch den Projektleiter und Projektauftraggeber
Die Projektabgrenzung kann nur gemeinsam mit dem Auftraggeber erfolgen. Er weiß schließlich am besten, was er am Ende seines Projektes erreicht haben will. Wenn für den Projektleiter nicht klar ist, wer der Projektauftraggeber ist, dann ist der wichtigste erste Schritt, diesen zu identifizieren. Erst dann kann die Projektabgrenzung sinnvoll erfolgen.
Durch Recherche der Vorgeschichte und Hintergründe, Befragung der involvierten Personen und einer ersten Analyse der Rahmenbedingungen, die im Projekt gegeben sein werden kann der Projektleiter in einem ersten Entwurf abschätzen, wer was zu tun hat und wie lange es dauern wird.
Abstimmung des Erstentwurfs
Dieser Vorschlag wird anschließend dem Projektauftraggeber unterbreitet, der seine Ansichten in die erarbeitete Erstversion einfließen lässt und (auch durch gezielte Fragen des Projektleiters) bestehende Unklarheiten aus dem Weg räumt.
Dieses Gespräch stellt die Basis für den Projektauftrag, ohne den man als Projektleiter niemals ein Projekt starten sollte. Ist dieser mit dem Auftraggeber abgestimmt und unterschrieben steht einem Kick-off-Meeting im Projekt nichts mehr im Weg.
Projektabgrenzung: grafische Darstellung
Tipps und Tricks zur Projektabgrenzung
- Stehen bereits fixe Player des Projektteams bereits fest, kann die Projektabgrenzung auch im Team erarbeitet werden.
- Die Projektabgrenzung ist nicht in Stein gemeißelt. Im Projektverlauf können Ziele hinzu (in der Praxis häufig) oder weg kommen (in der Praxis eher weniger häufig). Achten Sie als Projektleiter bei einer inhaltlichen Erweiterung unbedingt auch auf Abgleich mit Zeit- und Kostenplan und beantragen Sie wenn nötig eine Anpassung.
- Die Keyplayer im Projekt sollten sorgfältig ausgewählt werden; ein Austausch von wichtigen Projektteammitgliedern ist immer mit Zeitverlust verbunden. Hier ist nicht nur die zeitliche Verfügbarkeit, sondern auch das Interesse und die Motivation für das Projekt ausschlaggebend.
- Zwischenziele sind nicht nur bei langen Projektlaufzeiten sinnvoll. Die Faustregel liegt bei einem Meilenstein pro Monat oder Quartal. Sie tragen dazu bei, die Motivation des Projektteams aufrecht zu erhalten und strukturieren den Zeitplan in überschaubare Einzelabschnitte. Aus der Meilensteintrendanalyse lässt sich außerdem eine Vorschau auf die Erreichung des Endtermins ableiten.
