Arbeitspaket

Um die Ausmaße eines Projektes zu strukturieren und überschaubar zu machen ist die Erstellung eines Projektstrukturplans unbedingt erforderlich. Die einzelnen Teilaufgaben im Projektstrukturplan werden Arbeitspakete genannt.

Mit Hilfe des Projektstrukturplans wird ein Projekt in Teilaufgaben strukturiert: die Arbeitspakete geben Auskunft darüber, welche Aufgabe von wem bis zu welchem Termin erledigt sein muss. Dies reduziert in großen Vorhaben die Komplexität und fördert die Überschaubarkeit. Der Projektstrukturplan enthält aber in der Regel nur die Meta-Informationen der zu erledigenden Arbeitspakete: Wer macht was bis wann.

Die Beschreibung des „WAS“ ist meist mit wenigen Worten im Arbeitspaket-Namen abgetan – muss es ja, sonst würde der Projektstrukturplan zig A4-Seiten lang werden, was absolut nicht seiner eigentlichen Zielsetzung der Übersichtlichkeit entspricht. Aus diesem Grund bedarf es einer genaueren Beschreibung dieses „WAS“, am besten inklusive erwartetem Ergebnis. Diese Beschreibung erfolgt – wie der Name schon sagt – durch die Erstellung der Arbeitspaketbeschreibung.

Die Arbeitspaketbeschreibung

Die Arbeitspaketbeschreibung ist die logische Fortsetzung des Projektstrukturplans. Im Projektstrukturplan (PSP) werden PSP-Code, Name, Termine, Verantwortlichkeit und Fortschritt der Arbeitspakete definiert und abgebildet. Aufgabe der Arbeitspaketbeschreibung ist es, genau zu definieren, welche Maßnahmen im Zuge der Abarbeitung des Arbeitspaketes gesetzt werden bzw. was am Ende das Ergebnis des Arbeitspaketes sein soll.

Grundsätzlich kann jede erdenklich wichtige Information als Inhalt der Arbeitspaketbeschreibung definiert werden, wie zum Beispiel Risikoeinschätzung, Personal- und Budgetressourcen, Materialien, Geräte, Infrastruktur. Der tatsächliche Inhalt der Arbeitspaketbeschreibung ist von Projekt zu Projekt neu festzulegen und hängt von einigen wesentlichen Merkmalen ab (Größe, Komplexität, Teamzusammensetzung, Erfahrung des Teams, etc.)

Der Name eines Arbeitspaketes soll zwar bereits so gewählt werden, dass er Auskunft darüber gibt, was in dem Arbeitspaket geschehen wird, die Beschreibung festigt dies jedoch und stellt sicher, dass alle von denselben Inhalten und – noch wichtiger – vom selben Ergebnis sprechen. Durch die Definition und schriftliche Dokumentation von Zielen und Nicht-Zielen des Arbeitspaketes werden die einzelnen Arbeitspakete noch dazu zueinander abgegrenzt. So kann verhindert werden, dass im Laufe des Projektes Sätze wie „Wir dachten, das macht ihr in eurem Arbeitspaket!“ laut werden.

Ziele der Arbeitspaketbeschreibung

• Definition und Klarstellung der notwendigen Detailaufgaben
• Zuordnung der Verantwortlichkeiten im Projekt
• Terminplanung auf Arbeitspaketebene (Start- & Endtermin, Durchlaufzeit)
• Erkennung und Nutzung von Synergien und Redundanzen
• Schaffung einer Basis für Leistungs- & Termincontrolling
• Schaffung von Transparenz und Orientierung im Projektteam bei der Projektarbeit

Mit der Arbeitspaketbeschreibung wird noch klarer, was für die Projektzielerreichung zu tun ist!

Wie beschreibt man ein Arbeitspaket?

Die Arbeitspaketbeschreibung wird optimalerweise in einer Tabelle strukturiert abgebildet. Der Inhalt der Arbeitspaketbeschreibung kann von Projekt zu Projekt variieren, Mindestbestandteile sind jedoch:

• der PSP-Code, um das Arbeitspaket im Projektstrukturplan unmissverständlich identifizieren zu können
• die Bezeichnung als erster Überblick über den Inhalt
• die Arbeitspaket-Verantwortlichkeit
• Inhalt und Ergebnis bzw. Ziele und Nicht-Ziele (Hauptbestandteil der Arbeitspaket-Beschreibung sind, da sie durch den Projektstrukturplan nicht abgedeckt werden)

Beispiel Arbeitspaketbeschreibung – detaillierte VarianteBeispiel Arbeitspaketbeschreibung – einfache Variante

Wie erstellt man eine Arbeitspaketbeschreibung?

Die Erstellung der Arbeitspaketbeschreibungen erfolgt auf Basis des Projektstrukturplans. Zu jedem vorab definierten Arbeitspaket werden die zusätzlich als notwendig definierten Informationen festgehalten.

1. Arbeitspaket-Verantwortlichkeiten aus dem Projektstrukturplan ableiten

In der Regel wird ein Fachexperte zum Thema des Arbeitspaketes nominiert. In großen Projekten ist dies aber oft auch eine Person, die sich mehr den Managementaufgaben widmet und die Fachexperten koordiniert. Es soll auf jeden Fall immer nur EINE Person sein, um langwierige Diskussionen zu vermeiden.

2. Erstellung Erstentwurf für jedes Arbeitspaket

In der Regel liegt die Beschreibung der Ziele, Inhalte und Ergebnisse in der Verantwortung des jeweiligen Arbeitspaket-Verantwortlichen, da dieser als Fachexperte für das jeweilige Thema am besten weiß, was in seinem Arbeitspaket zu passieren hat.

Darüber hinaus liegt bei ihm die Verantwortung für die pünktliche Durchführung und Ergebnisqualität. Die Arbeitspaket-Verantwortlichen sollten sich also bewusst sein, dass die Dinge, die dort definiert werden, anschließend auch unter ihrer Verantwortung umgesetzt werden müssen.

Tipp: Es empfiehlt sich, immer alle Arbeitspakete zu beschreiben, da nur dadurch die gesamte Projektaufgabe transparent wird. Der dafür notwendige Zeitaufwand hält sich in Grenzen und steht in jedem Fall in Relation zum Nutzen.

3. Abstimmung der Arbeitspaket-Entwürfe

Sind alle Arbeitspaketbeschreibungen in einem ersten Entwurf erstellt, folgt die Abstimmung. Damit wird vermieden, dass Dinge doppelt geplant oder vergessen werden. Dies erfolgt am besten in einem Workshop, bei dem die Arbeitspaket-Verantwortlichen an einem Tisch sitzen und die Arbeitspaketbeschreibungen Punkt für Punkt miteinander durchgehen, vergleichen und optimieren.

Aus Erfahrung ist diese Vorgehensweise effizienter, als die einzelnen Arbeitspaketbeschreibungen in Rundlauf zu schicken und danach die Anmerkungen zusammenzuführen. Derartige Kommentare gehen nämlich in den seltensten Fällen konform und können so gut wie nie ohne nochmalige Abstimmung sofort eingearbeitet werden. Diese Vorgehensweise fördert außerdem den gegenseitigen Bildabgleich und erzeugt ein gemeinsames Verständnis für das Gesamtprojekt.

Beim Abgleich der Arbeitspaketbeschreibungen werden sowohl Inhalte und Ergebnisse als auch Termine und Ressourcen abgestimmt. Wesentlich ist die Abstimmung so genannter „Engpass-Ressourcen“, wie zum Beispiel Mitarbeiter, die in mehreren Arbeitspaketen vorgesehen sind, die vielleicht auch noch zum selben Zeitpunkt abgewickelt werden sollen.

Eine effiziente Möglichkeit, dies zu tun, ist z.B.: eine Arbeitspaket-Vernissage.

• Review des geplanten Start- & Endtermins aus dem Projektstrukturplan
• Aufwandsschätzung der benötigten Ressourcen je Arbeitspaket durch die Arbeitspaket-Verantwortlichen
• Abstimmung der Termin- & Ressourcenvorschläge im Projektteam
• Gemeinsamer Check, ob alle relevanten Inhalte in ausreichender Form und Qualität berücksichtigt sind

4. Arbeitspaketbeschreibungen werden Teil der Projektplanung

Sind alle Projektbeteiligten mit dem Ergebnis zufrieden, werden die Arbeitspaketbeschreibungen zusammen mit dem Projektstrukturplan in der Projektdokumentation abgelegt und im Verlauf des Projektes bei Bedarf überarbeitet. Wird während der Projektarbeit ein Arbeitspaket in den Projektstrukturplan aufgenommen, muss natürlich eine neue Arbeitspaket-Beschreibung erstellt werden.

Selbiges gilt, wenn Arbeitspakete zusammengelegt oder gestrichen werden – die Arbeitspaketbeschreibungen spiegeln den Projektstrukturplan in einer detaillierteren Form wieder und müssen daher ständig auf dem aktuellen Projektstand sein.

Nutzen der Arbeitspaketbeschreibung

Die Erstellung von Arbeitspaketbeschreibungen wird von den meisten Projektmitarbeitern als lästige verwaltungstechnische Hürde des Projektleiters empfunden. Es gibt jedoch wesentliche Aspekte, die in jedem Fall für eine Spezifizierung der Arbeitspakete sprechen.

1. Die Arbeitspaketbeschreibung dient dem Projektleiter als Basis für die operative Steuerung und das Projektcontrolling. Dies ist insbesondere bei Großprojekten von hoher Bedeutung, bei denen es essenziell ist, dass sich der Projektleiter voll und ganz auf das Management des Projektes konzentriert und keine inhaltlichen Aufgaben übernehmen kann.
2. Haben die Projektmitarbeiter noch nicht oft zusammengearbeitet und ist daher das Projektteam noch nicht eingespielt, unterstützt die durch die Arbeitspaketbeschreibung vorgegebene Struktur das abgestimmte Vorgehen im Projekt.
3. Eine detaillierte Auseinandersetzung mit dem gesamten Projekt, anstatt nur mit „seinen“ Arbeitspaketen fördert das Verständnis und Commitment im Team, die Aufgabe gemeinsam zu bewältigen.
4. Die Sicht „von außen“ der anderen Projektmitarbeiter auf die einzelnen Arbeitspakete deckt unter Umständen Lücken oder Unstimmigkeiten auf, die ansonsten der Betriebsblindheit zum Opfer gefallen wären (Bsp.: Bei der Planung des neuen Flughafens Wien wurden die Toiletten vergessen….).
5. Kommen im Projektverlauf Diskussionen auf, wer wofür zuständig ist, können immer die schriftliche dokumentierten und mit Versions-Datum versehenen Arbeitspaket-Beschreibungen als „letzte Wahrheit“ zur Hand genommen werden – was schon so manches Meeting verkürzt und so manchen Projektleiter gerettet hat.