Ohne regelmäßige Besprechungen kann kein Projekt voranschreiten. Doch nur die wenigsten davon kommen zu einem wirklich guten, hilfreichen Ergebnis. Woran liegt das? Nachfolgend einige wenige Grundsätze, die Besprechungen „effektiv“ werden lassen.
Meetings in Projekten gibt es in Hülle und Fülle. Ob nun Auftraggeber-Meetings, Projektstatus-Meetings oder Arbeitsmeetings. Wenn man die Teilnehmer nach ihrer Meinung zu den Projektbesprechungen fragt, erhält man allerdings oft Antworten wie „langweilig“ „zu oft“, „zu lang“, „kein Ergebnis“ oder „unproduktiv“, „Zeitverschwendung“. Vor allem seit der Corona-Pandemie ist die Anzahl der Meetings extrem in die Höhe geschnellt, da Online-Meetings überall und zu praktisch jeder Zeit abgehalten werden können.
Wenn Meetings hingegen produktiv laufen, kommt weniger Frustration auf. Tatsächlich wurde durch neue, bessere, Meeting-Praktiken in Unternehmen ein um 10-30% gesteigertes Mitarbeiterengagement festgestellt.
Mit geringem Aufwand und unter Berücksichtigung einiger weniger Grundsätze kann man jede Besprechungen „effektiv“ werden lassen. Trotzdem werden diese Grundsätze leider nach wie vor oft wenig beachtet.
Inhaltsverzeichnis
Unternehmens/Meeting-Kultur
Ein ganz wichtiger Punkt ist die Tatsache, wie generell im Unternehmen mit Meetings umgegangen wird:
- Wird gefühlt wegen jeder Kleinigkeit eine Besprechung einberufen oder konzentriert man sich auf wenige, dafür produktive Meetings?
- Gibt es schriftliche Verhaltensregeln für Meetings? (Pünktlich sein, ausreden lassen, respektvoller Umgang ohne Beschuldigung, keine langen Monologe, Mobiltelefone ausschalten, etc.)
- Sind die Führungskräfte ein gutes Vorbild? Beginnen ihre Meetings stets pünktlich und laufen organisiert ab?
- Darf man nach 10 Minuten nach der vereinbarten Startzeit den Raum wieder verlassen, wenn das Meeting nicht begonnen hat?
- Darf man die Teilnahme an einem Meeting einfach absagen, falls es keinen definierten Grund bzw. keine strukturierte Agenda gibt?
Notwendigkeit von Projektmeetings
Ist diese Besprechung wirklich notwendig?
Diese Frage muss man ehrlich und selbstkritisch beantworten. Nicht immer ist es notwendig, beim ersten Auftauchen eines Problems sofort reflexartig eine Projektbesprechung einzuberufen. Oft können Probleme auch anders einer Lösung zugeführt werden. Gibt es Alternativen, die in Frage kommen? Reicht vielleicht sogar ein E-Mail oder ein Telefonat? Erst wenn man sicher ist, dass diese Besprechung notwendig ist, sollte man sie auch einberufen. Das Projektteam wird es danken.
Planung und Vorbereitung der Besprechung
Der wichtigste Teil der Vorbereitung ist die Erstellung einer Agenda. Hier muss man präzise festlegen, welche Themen bearbeitet werden sollen und wie lange dafür Zeit ist. Vor allem bei regelmäßig stattfindenden Meetings sollte diese immer wieder auf Gültigkeit überprüft werden. Ein Routine-Meeting mit einer abgedroschenen, langweiligen Agenda läuft Gefahr, nichts mehr zu bewirken.
Weiters muss man festlegen, welche Entscheidungen getroffen werden müssen und wer dafür benötigt wird. Anschließend muss man noch einen passenden Besprechungsraum reservieren und sicherstellen, dass alle benötigten Hilfsmittel (Flipchart, Plakatstifte, Moderationskoffer, Beamer, etc.) verfügbar und einsatzbereit sind.
Alle diese Vorbereitungen dienen dazu, sicherzustellen, dass man im Meeting keine Zeit (der Teilnehmer) verschwendet.
Einladung der Teilnehmer
Wer wird wirklich benötigt
Als Meeting-Owner lädt man die Teilnehmer ein und informiert sie, wie sie sich vorbereiten können bzw. sollen. Wichtig: nur jene Personen einladen, die wirklich benötigt werden und die auch qualifiziert sind.
Es ist eine Frage der Unternehmenskultur, ob sich jemand ausgeschlossen fühlt, weil er nicht eingeladen wurde, oder ob er dankbar ist, dass er die Möglichkeit hat, anderen Aufgaben nachzugehen.
Stellvertreter
Stellvertreter darf man nur akzeptieren, wenn man davon ausgehen kann, dass diese auch die notwendigen Fach- und Entscheidungskompetenzen haben. Alles andere kostet nur Zeit (und zwar die von allen Meeting-Teilnehmern) und bringt in der Regel keinen Nutzen.
Teilnahme nur bei bestimmten Agendapunkten
Kollegen nur zu einzelnen Punkten der Agenda einzuladen, die für sie relevant sind, bewirkt eine weitere Effizienzsteigerung. Dies setzt aber eine straffe Einhaltung des vereinbarten Terminplans voraus und zwar von allen Beteiligten.
Durchführung und Moderation
Der Moderator
Als Projektleiter nimmt man die wichtige Aufgabe der Moderation am besten selbst in die Hand, es sei denn, man ist in der glücklichen Lage, einen eigenen Moderator für dieses Meeting zu haben. In der Regel wird in Projektmeetings aber – ausgenommen bei wichtigen Großprojekten – ohne Moderator getagt. Dies ist aber leider auch eine der häufigsten Ursachen für Zeitverschwendung.
Die Aufgaben des Moderators
Der Moderator (vermutlich der Projektleiter) hat die Aufgabe, die Tagesordnung vorzustellen, alle Agendapunkte zeitgerecht zu behandeln und darauf zu achten, dass die Wortbeiträge strukturiert sind und nicht unnötig lange dauern.
Das Motto: „Es ist schon alles gesagt, aber noch nicht von jedem“ muss unbedingt vermieden werden. Dies ist ein echter Zeiträuber. Dauerredner müssen vom Moderator eingebremst werden.
Eine der wichtigsten Aufgaben ist es, am Ende der einzelnen Agendapunkte die Ergebnisse und die vereinbarten Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin zusammen zu fassen. Dadurch wird den Teilnehmern klar, dass es sich hier um verbindliche Ergebnisse handelt und welche Aufgaben sie haben. Die einzelnen Punkte werden unmissverständlich formuliert im Protokoll festgehalten.
Beginn und Ende des Meetings
Pünktlich beginnen
Jede Besprechung hat nicht nur einen Startzeitpunkt sondern auch einen Endzeitpunkt. Projektbesprechungen sollen immer pünktlich beginnen. Auch wenn noch nicht alle Teilnehmer eingetroffen sind, ist es sinnvoll mit der Besprechung zu starten, um ein Exempel zu statuieren.
Laut dem Meeting-Wissenschaftler Prof. Dr. Joseph A. Allen ist es sogar erwiesen, dass zu spät gestartete Meetings eher zu schlechteren Ergebnissen führen, da schon am Anfang der Unmut der Teilnehmer mitschwingt. Als Augenöffner rechnen Sie die 10 Minuten „verschwendete“ Zeit auf den Stundensatz aller Teilnehmer hoch! Die Zuspätkommenden werden sich dann hoffentlich beim nächsten Mal mehr bemühen, pünktlich zu sein.
Die abgearbeiteten Punkte werden dokumentiert (zum Beispiel auf einem Flip-Chart) und die Zuspätkommenden können sich selbst über den bisherigen Verlauf der Besprechung informieren. Bei Online-Meetings steht unter Umständen eine Aufzeichnung zur Verfügung, die jedoch keine Ausrede sein soll, nicht teilzunehmen!
Pünktlich oder früher beenden
So wie man pünktlich beginnt, ist es auch wichtig, die Besprechungen pünktlich zu beenden. Die Besprechungsteilnehmer werden es danken. Wenn die vorgesehene Agenda nicht ganz abgearbeitet werde konnte, vereinbart man in den letzten fünf Minuten, wie mit den noch nicht behandelten Tagesordnungspunkten weiter umgegangen wird. Wenn die Besprechung früher als geplant fertig ist, beendet man diese auch früher.
Pausen einplanen
Dauert die Besprechung länger als 90 Minuten, benötigen die Teilnehmer eine Pause, die idealerweise gleich zu Beginn des Projektmeetings vereinbart wird. Die Pause dient dazu, dass sich die Teilnehmer entspannen können und dadurch die Fortsetzung des Meetings effizienter wird. Wenn die Teilnehmer alle an ihren Schreibtisch eilen um noch schnell etwas Wichtiges zu erledigen, dann wäre keine Pause notwendig gewesen.
Zu Beginn der Pause soll gleich die genaue Uhrzeit des Pausenendes und nicht die Dauer der Pause bekannt gegeben werden.
Keine Besprechung ohne Protokoll
Ergebnissicherung – kurz und prägnant
Ein Protokoll ist dann hilfreich und nützlich, wenn es zeitnah nach der Besprechung versendet wird, wenn es kurz und prägnant ist und nur die wichtigsten Dinge enthält (keine Verlaufsprotokolle sondern Ergebnisprotokolle) und wenn es einen Überblick gibt, welche Entscheidungen und verbindlichen Vereinbarungen in der Besprechung getroffen wurden.
Wenn das Protokoll zu umfangreich ist, wird es nicht gelesen und verliert dadurch an Wert. Genauso verhält es sich, wenn ein Protokoll erst Wochen nach dem Meeting versandt wird.
Flipchart & Fotoprotokoll
Wenn es in der Besprechung keinen definierten Protokollanten gibt, ist es eine bewährte Methode, die getroffenen Entscheidungen und Vereinbarungen während der Moderation am Flip-Chart festzuhalten. Anschließend wird die Dokumentation in Form eines Fotoprotokolls an alle Teilnehmer versendet.
Symptome einer ineffizienten Besprechung
- Besprechungen beginnen oder enden häufig zu spät.
- Die Besprechungsteilnehmer kommen zu spät – oder noch schlimmer – gar nicht.
- Selten bis nie können alle Agendapunkte behandelt werden.
- Die eingeladenen Teilnehmer senden immer häufiger Stellvertreter, ohne den Projektleiter/Meeting-Owner/Moderator darüber vorher zu informieren.
- Einige Teilnehmer sind gedanklich woanders (lesen zum Beispiel ihre E-Mails am Handy) und überlassen die Besprechung anderen Teilnehmern.
- Die Teilnehmer wissen nicht, warum sie zu der Besprechung eingeladen wurden.
- Es gibt endlose Diskussionen ohne am Schluss Entscheidungen zu treffen.
- Es gibt keine Konsequenzen, wenn sich Besprechungsteilnehmer unkonstruktiv verhalten.
- Am Ende der Besprechung verlassen alle fluchtartig den Raum.
- Wichtige Themen, die einer Entscheidung bedürfen, bleiben offen.
- Ein Großteil der vereinbarten Maßnahmen, die beschlossen wurden, werden nicht umgesetzt.
