Kernaufgaben einer Projektassistenz

Anzeige

Die Leitung eines Projektes mit hoher Komplexität ist in keinem Fall ein Honig lecken. Die Hauptlast eines Projektes liegt immer beim Projektleiter, auch wenn ihn sein Team in der Abwicklung von Arbeitspaketen auch noch so gut unterstützt. Aber der Projektleiter kann sich über eine Projektassistenz wertvolle Unterstützung holen. Dies ist kein Zeichen von Schwäche, sondern zeugt von einem professionellen Zugang.

Egal ob die Projektassistenz aus dem eigenen Unternehmen stammt oder von extern hinzugezogen wird, bei guter Qualifikation ist sie in jedem Fall eine wertvolle Entlastung für den Projektleiter und das Projektteam. Hat man sich einmal daran gewöhnte, möchte man nicht mehr missen. Durch ihre Unterstützung ist das Projektteam befähigt, sich auf die essenzielle Projektarbeit zu konzentrieren und das Projekt rasch und effizient zum Erfolg zu führen.

Projektassistenz – Wozu?

Zeitknappheit des Projektleiters

Ressourcenknappheit ist bekannterweise ein häufig genannter Grund, aus dem Projekte in Verzug geraten oder sogar scheitern. Da eine der wichtigsten Personalressourcen im Projekt die des Projektleiters ist, sollte vor allem seine Verfügbarkeit, im Idealfall zu 100%, sichergestellt sein. Administrative Tätigkeiten, für die der Projektleiter im Allgemeinen zu hoch bezahlt ist sind die perfekten Aufgaben für eine Projektassistenz.

Entlastung des Projektleiters

Wie auch sonst im Topmanagement heißt das Zauberwort auch in der Projektleitung: Delegation. Wozu hat man ein Team? Es ist nur logisch, dass der Projektleiter nicht alles allein machen kann.

Nun ist es aber meist so, dass die Projektteammitglieder genauso, wenn nicht noch mehr als die Projektleitung belastet sind. Denn an ihnen hängt die Gesamtheit der inhaltlichen operativen Arbeit. Und ein Projektteam, das zu 100% fürs Projekt arbeitet, gibt es nur im Projekt-Märchen. In der Realität hat jeder Projektmitarbeiter auch noch sein Bündel an Linientätigkeiten mitzuschleppen, die ganz gehörig an der Zeit fürs Projekt mitnaschen. Unter diesen Aspekten ist verständlicherweise kein Mitarbeiter darüber erfreut, Statusberichte, Protokolle, Meeting-Agenden oder Projektpläne erstellen zu müssen.

Vielen Projektleitern ist nicht bewusst, wie viel Zeit und Nerven sie durch die Unterstützung einer professionellen Projektassistenz sparen können. Laut der Studie „Excellence in Office Management“ der PLU-GmbH liegt die Zeitersparnis, die ein Projektleiter durch eine gut ausgebildete Assistenzkraft erreichen kann, bei durchschnittlich 44%. Damit steht ihm plötzlich beinahe doppelt so viel Zeit für seine eigentliche Aufgabe zur Verfügung: Das Management des Projektes.


Eine Projektassistenz ist mehr als eine Sekretärin!


Projektassistenz intern oder extern?

Die erste Frage, die sich stellt ist, wird die Projektassistenz aus den internen Reihen rekrutiert, oder sucht man sich für die Projektlaufzeit einen externen Anbieter. Beides hat seine Vor- und Nachteile.

Die interne Projektassistenz

…. ist bereits mit den Abläufen und Mitarbeitern im Unternehmen vertraut, ihre Fähigkeiten sind bekannt, außerdem ist sie schnell verfügbar.

Die externe Projektassistenz

…. kommt völlig unvorbelastet ins Projektteam und ist nach dem Projekt wieder weg. Sie steht zu 100% für das Projekt zur Verfügung, verursacht keine Lohnnebenkosten und verfügt über Projekterfahrung sowie in der Regel eine auf ihre Rolle maßgeschneiderte Ausbildung und kann dadurch den Projektleiter aufgrund ihres Projekt-Know-hows zielgerichtet unterstützen.

Aufgaben einer Projektassistenz

Schnittstelle zwischen Projektleiter und Projektteam

Die Projektassistenz agiert als Schnittstelle zwischen Projektleiter und Projektteam, kümmert sich um die Ablage und vor allem auch um das wieder Auffinden von Projektdokumenten und fungiert als Filter für Problemstellungen, die sonst unsortiert bei der Projektleitung landen würden.

Die Projektassistenz unterscheidet sich zur „klassischen“ Sekretärin in ihrer Qualifikation und ihren fachlichen Kompetenzen.

Hohe Anforderungen

Die Position einer Projektassistenz ist anspruchsvoll. Denn zusätzlich zu Anforderungen wie Organisations- und Kommunikationstalent, Flexibilität, selbstständiges Arbeiten und Sicherheit im Umgang mit dem Computer und MS Office erwartet man von einer Projektassistenz auch ein fundiertes Basiswissen im Projektmanagement.

Modernes Projektmanagement: Mit traditionellem, agilem und hybridem Vorgehen zum Erfolg
126 Bewertungen
Modernes Projektmanagement: Mit traditionellem, agilem und hybridem Vorgehen zum Erfolg
  • Timinger, Holger (Autor)
  • 550 Seiten - 12.07.2017 (Veröffentlichungsdatum) - Wiley-VCH (Herausgeber)

Spielräume und Kompetenzen der Projektassistenz

Eine Projektassistenz braucht natürlich ebenso wie jeder andere Mitarbeiter im Projekt festgelegte Spielräume und Kompetenzen und muss genau Bescheid wissen, was in ihrer Macht steht und was nicht. Eine Projektassistenz, die wegen jeder Kleinigkeit erst den Projektleiter fragen muss, wirkt sich keinesfalls positiv auf das Zeitmanagement des Projektleiters aus – im Gegenteil. Hier ist der Projektleiter gefordert, gewisse Aktivitäten tatsächlich abzugeben und seiner Assistenzkraft Entscheidungsbefugnis und Verantwortung zu übertragen.

Je größer hier das Vertrauen das Projektleiters in die Projektassistenz ist, desto besser für den Projektleiter. Umgekehrt muss natürlich die Projektassistenz durch Eigenverantwortung, Selbstständigkeit und absolute Zuverlässigkeit beweisen, dass man auch in Krisensituationen auf sie zählen kann. Wie beim Projektleiter stellt sich auch bei der Projektassistenz erst wenn es schwierig wird heraus, ob sie für ihren Job geeignet ist, oder nicht.

Zusammenarbeit mit dem Projektleiter

Um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen dem Projektleiter und der Projektassistenz sicherzustellen, sind regelmäßige (am besten wöchentliche) Meetings wichtig. In diesen erhält die Projektassistenz alle Hintergrundinformationen, die sie für ein selbstständiges Agieren im Sinne des Projektes benötigt. Darüber hinaus werden hier Themen besprochen, die sie nicht alleine entscheiden kann.

Durch den regelmäßigen Informationsaustausch fallen viele Abstimmungen zwischen Tür und Angel weg, die zwar einzeln nicht lange dauern, in Summe aber sicherlich mehr Zeitaufwand benötigen, als die wöchentlichen Briefings.


Kernaufgaben einer Projektassistenz im Detail

Projektstart

Projektumsetzung und -controlling

  • Erstellung von Projektstatusberichten
  • Erstellung von Präsentationen zum Projektstatus für verschiedene Zielgruppen (Projektteam, Projektleiter, Auftraggeber, Lenkungsausschuss, etc.)
  • Aktualisierung der Projektpläne (siehe Projektstart)
  • Terminkoordination von Projektmeetings
  • Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings und Workshops (Druck der Unterlagen, Vorbereitung von Flip-Charts, Verpflegung, Sicherstellung der räumlichen Infrastruktur mit PC, Beamer, etc.)
  • Erstellung und Versendung von Meeting-Protokollen
  • Erstellung und Verwaltung von Task- und ToDo-Listen
  • Ablage und Verwaltung von Projektdokumenten (elektronisch und in Papierform)
  • Zentrale Anlaufstelle für die gesamte Projektkommunikation
  • Überblick über Abwesenheiten der Projektmitarbeiter
  • Ansprechpartner für das Projektteam für administrative Fragen aller Art
  • Erstellung bzw. Pflege des Projekthandbuches

Projektabschluss

  • Vervollständigung der Projektdokumentation (elektronisch und in Papierform)
  • Archivierung der Projektdokumente
  • Unterstützung des Projektleiters bei der Erstellung des Abschlussberichtes
  • Unterstützung des Projektleiters bei der Vorbereitung des Abschluss-Events
  • Organisation und Dokumentation eines Lessons Learned-Workshops

Der Termin: Ein Roman über Projektmanagement
  • DeMarco, Tom (Autor)
  • 272 Seiten - 08.11.2007 (Veröffentlichungsdatum) - Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG (Herausgeber)

Mögliche Stellenbeschreibung einer Projektassistenz

  • Theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrung mit Standard-Projektmanagement-Methoden
  • Erfahrung mit Projektmitarbeit und im Projektmanagement-Prozess
  • Sicherer Umgang mit Projektplanungstools (z.B. MS Project)
  • Sicherer Umgang mit MS Office zur Erstellung von Vorlagen und Berichten
  • Sicherung Umgang mit MS Outlook zur Terminvereinbarung
  • Flexibilität bzgl. Arbeitszeiten
  • Eigenverantwortung und Selbstdisziplin
  • Mut, eigene Entscheidungen zu treffen
  • Strukturiertes Arbeiten, eigenständiges Setzen von Prioritäten
  • Sicherheit im Umgang mit Menschen (persönlich und telefonisch)
  • Belastbarkeit in Krisensituationen
  • Organisationstalent
  • Verständnis für Zahlen

Fazit

Die Leitung eines Projektes mit hoher Komplexität ist in keinem Fall ein Honig lecken. Doch der Projektleiter kann sich Unterstützung holen. Dies ist kein Zeichen von Schwäche, sondern zeugt von einem professionellen Zugang.

Egal ob die Projektassistenz aus dem eigenen Unternehmen stammt oder von extern hinzugezogen wird, bei guter Qualifikation ist sie in jedem Fall eine wertvolle Entlastung für den Projektleiter und das Projektteam, die man nicht mehr missen möchte, wenn man sich einmal daran gewöhnt hat. Durch ihre Unterstützung ist das Projektteam befähigt, sich auf die essenzielle Projektarbeit zu konzentrieren und das Projekt rasch und effizient zum Erfolg zu führen.


Anzeige

Literaturhinweise

Mehr PROJEKTMANAGEMENT

Meilensteinplan

Meilensteine sind essenzielle Ereignisse in einem Projekt, deren Verzögerung häufig negative Auswirkungen auf die weitere Terminplanung des Projektes nach sich zieht. Über den Meilensteinplan...

Lessons Learned – Ziele, Workshop, Praxis-Tipps

Lessons Learned bilden Erfahrungen, Wissen, Erkenntnisse und Verständnis ab, die Personen im Zuge einer Projektabwicklung gewonnen haben. Dabei geht es sowohl um positive als...

Warum Projekte in eine Krise geraten

Projekte erfolgreich ins Ziel zu bringen ist heutzutage ein Key-Erfolgsfaktor für Organisationen. Unternehmen, die dies beherrschen, sichern sich Wettbewerbsvorteile gegenüber
 der Konkurrenz. In den letzten...

LITERATUR

Die besten Bücher: PROJEKTMANAGEMENT

Modernes Projektmanagement: Mit traditionellem, agilem und hybridem Vorgehen zum Erfolg (Holger Timinger) Holger Timinger behandelt in seinem Buch die klassischen, agilen und hybriden Vorgehensweisen im...

Die besten Bücher: KOMMUNIKATION, RHETORIK, KÖRPERSPRACHE

Kommunikation ist extrem vielfältig und in unserem Leben allgegenwärtig. Und obwohl wird jeden Tag "kommunizieren" ergeben sich durch unsere Kommunikation immer wieder Schwierigkeiten und...

Mehr SOFT SKILLS

Die vier Seiten einer Nachricht

Kommunikation und Interaktion spielen eine bedeutende Rolle bei der Führung und Motivation von Mitarbeitern, sowie bei der Realisierung von Erfolgen im Unternehmen. Man kann...

Tipps für effiziente Projektmeetings

Ohne regelmäßige Besprechungen kann kein Projekt voranschreiten. Doch nur die wenigsten davon sind wirklich effektiv. Woran liegt das? Nachfolgend einige wenige Grundsätze, die Besprechungen...

Soziale Kompetenz – ein Muss für Projektleiter?

Durchforstet man aktuelle Stellenangebote für Projektleiter finden sich überwiegend Anforderungen an Kompetenzen die mit Eigenschaften wie Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, Kommunikationsfähigkeit oder Reflexionsfähigkeit beschrieben werden. Kurz,...

BESTSELLER

NOTEBOOKS – Bestseller für Projektmanager

Als Projektmanager hat man oft die Notwendigkeit, mobil arbeiten zu müssen. Dafür bietet sich der Einsatz eines Notebooks an. Ist die Leistung des Notebooks...

TABLETS – Bestseller für Projektmanager

Um auch wenn man unterwegs ist seine Aufgaben als Projektmanager erfüllen zu können, ist ein Tablet sehr hilfreich. Es ist in der Regel, kleiner...

Projektwürdigkeitsanalyse

Der Begriff „Projekt“ wird längst inflationär verwendet. Die Projektwürdigkeitsanalyse schafft Klarheit ob ein Projekt tatsächlich ein Projekt ist. Sie ist eine Bewertungsmatrix, mit deren Hilfe Aufgaben...

Projektmanagement in Marketingprojekten

Projekte im Bereich des Marketings stellen viele Unternehmen vor Herausforderungen. Das liegt vor allem an den ständig wechselnden Rahmenbedingungen in diesem Bereich. Doch wie...
Anzeige

5 Leadership-Tipps für Projektleiter

Projektleiter zu sein, bedeutet nicht immer, auch „Projektleader“ zu sein. Um seine Mitarbeiter nicht nur in Projekten sondern auch in der Linie richtig führen...

Dialog als Modell zur Kommunikation

Wir erleben es tagtäglich, als Zuseher, als Betroffene, als Beteiligte: Gespräche werden geführt, es wird argumentiert, gerungen, gestritten, mit viel Einsatz und Kraft wird...
Anzeige

5 Leadership-Tipps für Projektleiter

Projektleiter zu sein, bedeutet nicht immer, auch „Projektleader“ zu sein. Um seine Mitarbeiter nicht nur in Projekten sondern auch in der Linie richtig führen...
Anzeige

Die besten Bücher: INTERKULTURELLES MANAGEMENT

Durch die Globalisierung und internationale Vernetzung von Wirtschaft und Gesellschaft ist es heute unumgänglich, sich mit einer Vielzahl anderer Kulturen und Kulturkreise auseinanderzusetzen. Durch die...

Die besten Bücher: KÜNDIGUNG, PERSONALABBAU, OFFBOARDING

Kündigung von Mitarbeitern gehört in größeren Unternehmen zum Alltag. Für die notwendige Verabschiedung kann es zahlreiche Gründe geben. Was bei nicht-einvernehmlichen Trennungen aber immer...
Anzeige