Kernaufgaben einer Projektassistenz

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Die Leitung eines Projektes mit hoher Komplexität ist in keinem Fall ein Honig lecken. Die Hauptlast eines Projektes liegt immer beim Projektleiter, auch wenn ihn sein Team in der Abwicklung von Arbeitspaketen auch noch so gut unterstützt. Aber der Projektleiter kann sich über eine Projektassistenz wertvolle Unterstützung holen. Dies ist kein Zeichen von Schwäche, sondern zeugt von einem professionellen Zugang.

Egal ob die Projektassistenz aus dem eigenen Unternehmen stammt oder von extern hinzugezogen wird, bei guter Qualifikation ist sie in jedem Fall eine wertvolle Entlastung für den Projektleiter und das Projektteam. Hat man sich einmal daran gewöhnte, möchte man nicht mehr missen. Durch ihre Unterstützung ist das Projektteam befähigt, sich auf die essenzielle Projektarbeit zu konzentrieren und das Projekt rasch und effizient zum Erfolg zu führen.

Projektassistenz – Wozu?

Zeitknappheit des Projektleiters

Ressourcenknappheit ist bekannterweise ein häufig genannter Grund, aus dem Projekte in Verzug geraten oder sogar scheitern. Da eine der wichtigsten Personalressourcen im Projekt die des Projektleiters ist, sollte vor allem seine Verfügbarkeit, im Idealfall zu 100%, sichergestellt sein. Administrative Tätigkeiten, für die der Projektleiter im Allgemeinen zu hoch bezahlt ist sind die perfekten Aufgaben für eine Projektassistenz.

44% Entlastung des Projektleiters durch eine Projektassistenz

Vielen Projektleitern ist nicht bewusst, wie viel Zeit und Nerven sie durch die Unterstützung einer professionellen Projektassistenz sparen können. Laut der Studie „Excellence in Office Management“ der PLU-GmbH liegt die Zeitersparnis, die ein Projektleiter durch eine gut ausgebildete Assistenzkraft erreichen kann, bei durchschnittlich 44%. Damit steht ihm plötzlich beinahe doppelt so viel Zeit für seine eigentliche Aufgabe zur Verfügung: Das Management des Projektes.


Eine Projektassistenz ist mehr als eine Sekretärin!


Projektassistenz intern oder extern?

Die erste Frage, die sich stellt ist, wird die Projektassistenz aus den internen Reihen rekrutiert, oder sucht man sich für die Projektlaufzeit einen externen Anbieter. Beides hat seine Vor- und Nachteile.

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Die interne Projektassistenz

…. ist bereits mit den Abläufen und Mitarbeitern im Unternehmen vertraut, ihre Fähigkeiten sind bekannt, außerdem ist sie schnell verfügbar.

Die externe Projektassistenz

…. kommt völlig unvorbelastet ins Projektteam und ist nach dem Projekt wieder weg. Sie steht zu 100% für das Projekt zur Verfügung, verursacht keine Lohnnebenkosten und verfügt über Projekterfahrung sowie in der Regel eine auf ihre Rolle maßgeschneiderte Ausbildung und kann dadurch den Projektleiter aufgrund ihres Projekt-Know-hows zielgerichtet unterstützen.

Aufgaben einer Projektassistenz

Schnittstelle zwischen Projektleiter und Projektteam

Die Projektassistenz agiert als Schnittstelle zwischen Projektleiter und Projektteam, kümmert sich um die Ablage und vor allem auch um das wieder Auffinden von Projektdokumenten und fungiert als Filter für Problemstellungen, die sonst unsortiert bei der Projektleitung landen würden.

Die Projektassistenz unterscheidet sich zur „klassischen“ Sekretärin in ihrer Qualifikation und ihren fachlichen Kompetenzen.

Hohe Anforderungen

Die Position einer Projektassistenz ist anspruchsvoll. Denn zusätzlich zu Anforderungen wie Organisations- und Kommunikationstalent, Flexibilität, selbstständiges Arbeiten und Sicherheit im Umgang mit dem Computer und MS Office erwartet man von einer Projektassistenz auch ein fundiertes Basiswissen im Projektmanagement.

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Spielräume und Kompetenzen der Projektassistenz

Eine Projektassistenz braucht natürlich ebenso wie jeder andere Mitarbeiter im Projekt festgelegte Spielräume und Kompetenzen und muss genau Bescheid wissen, was in ihrer Macht steht und was nicht. Eine Projektassistenz, die wegen jeder Kleinigkeit erst den Projektleiter fragen muss, wirkt sich keinesfalls positiv auf das Zeitmanagement des Projektleiters aus – im Gegenteil. Hier ist der Projektleiter gefordert, gewisse Aktivitäten tatsächlich abzugeben und seiner Assistenzkraft Entscheidungsbefugnis und Verantwortung zu übertragen.

Je größer hier das Vertrauen das Projektleiters in die Projektassistenz ist, desto besser für den Projektleiter. Umgekehrt muss natürlich die Projektassistenz durch Eigenverantwortung, Selbstständigkeit und absolute Zuverlässigkeit beweisen, dass man auch in Krisensituationen auf sie zählen kann. Wie beim Projektleiter stellt sich auch bei der Projektassistenz erst wenn es schwierig wird heraus, ob sie für ihren Job geeignet ist, oder nicht.

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Zusammenarbeit mit dem Projektleiter

Um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen dem Projektleiter und der Projektassistenz sicherzustellen, sind regelmäßige (am besten wöchentliche) Meetings wichtig. In diesen erhält die Projektassistenz alle Hintergrundinformationen, die sie für ein selbstständiges Agieren im Sinne des Projektes benötigt. Darüber hinaus werden hier Themen besprochen, die sie nicht alleine entscheiden kann.

Durch den regelmäßigen Informationsaustausch fallen viele Abstimmungen zwischen Tür und Angel weg, die zwar einzeln nicht lange dauern, in Summe aber sicherlich mehr Zeitaufwand benötigen, als die wöchentlichen Briefings.


Kernaufgaben einer Projektassistenz im Detail

Projektstart

Projektumsetzung und -controlling

  • Erstellung von Projektstatusberichten
  • Erstellung von Präsentationen zum Projektstatus für verschiedene Zielgruppen (Projektteam, Projektleiter, Auftraggeber, Lenkungsausschuss, etc.)
  • Aktualisierung der Projektpläne (siehe Projektstart)
  • Terminkoordination von Projektmeetings
  • Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings und Workshops (Druck der Unterlagen, Vorbereitung von Flip-Charts, Verpflegung, Sicherstellung der räumlichen Infrastruktur mit PC, Beamer, etc.)
  • Erstellung und Versendung von Meeting-Protokollen
  • Erstellung und Verwaltung von Task- und ToDo-Listen
  • Ablage und Verwaltung von Projektdokumenten (elektronisch und in Papierform)
  • Zentrale Anlaufstelle für die gesamte Projektkommunikation
  • Überblick über Abwesenheiten der Projektmitarbeiter
  • Ansprechpartner für das Projektteam für administrative Fragen aller Art
  • Erstellung bzw. Pflege des Projekthandbuches

Projektabschluss

  • Vervollständigung der Projektdokumentation (elektronisch und in Papierform)
  • Archivierung der Projektdokumente
  • Unterstützung des Projektleiters bei der Erstellung des Abschlussberichtes
  • Unterstützung des Projektleiters bei der Vorbereitung des Abschluss-Events
  • Organisation und Dokumentation eines Lessons Learned-Workshops

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Mögliche Stellenbeschreibung einer Projektassistenz

  • Theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrung mit Standard-Projektmanagement-Methoden
  • Erfahrung mit Projektmitarbeit und im Projektmanagement-Prozess
  • Sicherer Umgang mit Projektplanungstools (z.B. MS Project)
  • Sicherer Umgang mit MS Office zur Erstellung von Vorlagen und Berichten
  • Sicherung Umgang mit MS Outlook zur Terminvereinbarung
  • Flexibilität bzgl. Arbeitszeiten
  • Eigenverantwortung und Selbstdisziplin
  • Mut, eigene Entscheidungen zu treffen
  • Strukturiertes Arbeiten, eigenständiges Setzen von Prioritäten
  • Sicherheit im Umgang mit Menschen (persönlich und telefonisch)
  • Belastbarkeit in Krisensituationen
  • Organisationstalent
  • Verständnis für Zahlen

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Literaturhinweise

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