Projektmanagement mit SAP Projektsystem

Projektmanagement mit SAP ist ein umfassendes System, das Unternehmen bei der Verwaltung von Projekten und Ressourcen innerhalb des bekannten SAP ERP Systems unterstützt.

Es kann für einfache oder große, komplexe Projekte verwendet werden: Das System skaliert und bietet Werkzeuge und Vorlagen für die Verwaltung von Aufgaben, Ressourcen, Budgets und Zeitplänen. Außerdem lassen sich damit der Projektfortschritt verfolgen und Berichte erstellen.

Viele Unternehmen entscheiden sich allerdings nicht alleine auf Grund der hohen Funktionalität für das SAP Projektmanagement, sondern auch wegen der nahtlosen Integration in das bestehende SAP System.

• Was sind die Vorteile von Projektmanagement mit SAP gegenüber anderen Softwarelösungen?
• Für welche Projekte eignet es sich?
• Wie hoch ist der Bedarf an Know-How für die Arbeit mit der Software und welche Bedeutung hat das für den Arbeitsmarkt?

Warum braucht es überhaupt ein Projektmanagement System?

Tatsächlich braucht es das nicht unbedingt. Die meisten Entry-Level Schulungen im Bereich Projektmanagement kommen bis auf normale Office-Software gänzlich ohne spezielle Programme für das Projektmanagement aus: Schon in den ersten Stunden wird ersichtlich, dass sich Projekte ganz rudimentär auf Papier managen lassen – auch komplexere.

Kleine Einstiegsprojekte in der Gruppe, beispielsweise die Planung einer fiktiven Geburtstagsparty oder eines kleinen Bauprojekts, zeigen das anschaulich. Im Übrigen fällt bei einer solchen Weiterbildung auch schnell auf, dass es nicht nur auf inhaltliches Wissen ankommt, sondern auch auf Teamfähigkeit und entsprechende Soft Skills.

Abseits des Seminars oder Lehrgangs sieht die Realität wie so oft ganz anders aus. Während in der Lehre kleine Gruppen zusammenkommen, die sich kennen und die insbesondere alle das Ziel haben, sich im Bereich Projektmanagement fortzubilden, ist das bei der realen Anwendung nicht der Fall.

Die meisten Projektbeteiligten sind nicht im Bereich Projektmanagement ausgebildet und setzen auf den Projektmanager oder untergeordnete Verantwortliche, die „Ordnung“ in das Projekt bringen und für die Organisation, die Ressourcenverteilung, die Finanzen, den Zeitplan und alles weitere verantwortlich sind. Hinzu kommt, dass Unternehmen idealerweise maximal digital arbeiten und beispielsweise die komplette Unternehmensorganisation in einem ERP System abbilden. Viele mittelständische und vor allem große Unternehmen nutzen hier die Software SAP ERP.

Aus Gründen der vereinfachten Organisation bzw. der eingeschränkten Zugänglichkeit über Eingabemasken für Projektbeteiligte (z. B. zur Eintragung von Arbeitszeiten am Projekt) sowie der direkten Anbindung an bestehende ERP Systeme ist die Nutzung eines digitalen Projektmanagementsystems in nahezu allen realen Situationen in der Wirtschaft zum Standard geworden. Es gibt sehr viele verschiedene Anbieter von entsprechender Software – beispielsweise von Microsoft (MS Project) oder SAP (Projektsystem), um zwei weit verbreitete zu nennen.

SAP ERP und der wachsende Bedarf an Fachkräften, von Anwender bis Berater

Mit dem System SAP ERP arbeiten sehr viele mittlere und große Unternehmen, Tendenz steigend. Auch immer mehr kleine Unternehmen finden zu SAP. Es verwundert nicht, dass daher auch der Bedarf an Fachkräften rund um die Softwaresuite steigt – auf jedem Level, vom Anwender bis hin zum Berater.

SAP und SAP-Bildungspartner bieten für jedes Level und verschiedene Softwaremodule eine entsprechende SAP Weiterbildung an, um den Bedarf an Fachkräften zu decken und so für die entsprechende Akzeptanz und Konsolidierung seiner Softwareprodukte sorgen. Sowohl SAP selbst, als auch dessen Kunden sowie die eigentlichen Anwender und Berater haben ein Interesse an solchen Schulungen, es entsteht im Idealfall eine Win-Win-Win-Situation.

Projektmanagement-Wissen außen vor gelassen ist der Einstieg in die berufliche Welt rund um SAP mit einer der vielen Anwenderschulungen am einfachsten. Zukünftige Anwender haben hier die Möglichkeit, sich in einem der vielen Module zertifizieren zu lassen und so Ihre Chancen auf dem Arbeitsmarkt zu steigern. Oft wird das Modul von Berufswegen her schon vorgegeben, besonders wenn die Schulung durch den Arbeitgeber gefördert wird.

Unabhängige Weiterzubildende können sich das Modul hingegen aussuchen – entweder nach persönlichen Interesse, auf Basis der Nachfrage in der Wirtschaft oder weil bereits entsprechendes Vorwissen in einem Bereich, beispielsweise in der Buchhaltung, besteht.
Wer hingegen schon SAP Erfahrung mitbringt und die Stufen auf dem Weg zum SAP Berater erklimmen möchte, sucht sich eine entsprechende Schulung für die Ausbildung zum SAP Berater heraus.

Auch hier gibt es sehr viele Ausprägungen, abhängig vom Modul, Ausrichtung oder persönlichem Interesse. Der Vorteil hier liegt in der höheren Gehaltsstufe und ggf. externe und damit immer neue spannende Einsätze. Diese erfordert jedoch auch entsprechend umfassende Kenntnisse in SAP.

Ein Beispiel für das persönliche Interesse oder eine entsprechende Förderung durch den Arbeitgeber wäre eine Schulung im SAP Projektsystem.

Projektmanagement mit SAP Projektsystem: Vor- und Nachteile

Das SAP Projektsystem hat primär den großen Vorteil der direkten Integration in das bestehende SAP ERP System, der es von anderen Projektmanagement-Softwarelösungen unterscheidet. Sekundär kommen natürlich noch all die generischen Vorteile hinzu, angefangen von der einfachen und schnellen Organisation selbst komplexer Projekte bis hin zur Generierung von Reports oder dem digitalen Teammanagement.

Nachteilig steht dem eine komplexere Bedienung gegenüber – die jedoch den komplexen Möglichkeiten des Systems entspricht. Das heißt, dass das SAP Projektsystem kein Softwarepaket ist, welches sich binnen einer Stunde erlernen lässt oder welches durch eine intuitive UI gar keine Vorkenntnisse voraussetzt. Außerdem ist es, vor allem im Verbund mit SAP ERP, eine vergleichsweise kostspielige Projektmanagement Lösung.

Die größte Zielgruppe sind daher Unternehmen, die bereits SAP ERP nutzen und große, komplexe und z. B. auch abteilungs- oder unternehmensübergreifende, evtl. auch internationale Projekte managen.

Alternativen zum SAP Projektsystem

Viele Unternehmen nutzen jedoch gar kein SAP ERP oder haben einen deutlich kleineren Bedarf an Projektmanagement. Andere Projektmanagement-Softwarelösungen sind dann besser geeignet und lassen sich optional ebenfalls mit SAP ERP zusammenbringen.

Microsoft Project zum Beispiel ist in SAP ERP integrierbar, ebenso bringt die Software Genius Project eine SAP Anbindung mit. Weitere Tools sind ProjectManager, Swit oder auch Trello, die je meist für eine besondere Funktion bekannt sind. Bei Trello ist das beispielsweise die starke Nutzung von Kanban-ähnlichen Boards.

SAP Projektsystem Alternativen haben für sich je Vor- und Nachteile und können daher für unterschiedliche Anwendungen geeignet sein. Trello beispielsweise überzeugt durch eine sehr flache Lernkurve und das webbasierte Arbeiten, wodurch sich auch externe Mitarbeiter oder Kunden sehr gut einbinden lassen. MS Project wiederum bietet hinsichtlich der Organisation hervorragende Steuerungsmöglichkeiten und erzeugt per Klick einfach zu lesende und übersichtliche Diagramme sowie Reports. Zudem ist die Lernkurve hier bei entsprechendem Vorwissen von MS Office ebenfalls nicht sehr steil.

Swit, ProjectManager, Genius Project sowie viele andere oder auch das SAP Projektsystem haben hingegen eine steilere Lernkurve, dafür aber andere Vorteile wie die SAP Integration. Als Unternehmen ohne bestehende Projektmanagement Lösung ist es daher überaus wichtig, sich viel Zeit zur Analyse des Bedarfs und zur Auswahl eines geeigneten Softwarepakets zu nehmen.

Als Arbeitnehmer spielt vor allem die Akzeptanz der Software sowie deren Verbreitung und der Bedarf eine Rolle. Bei jeder Software gilt jedoch: Know-How im Projektmanagement ist wichtige Voraussetzung.

SAP Schulung oder allgemeine Projektmanagement Weiterbildung?

Wer vor der Wahl steht, sich für das Projektmanagement in SAP oder für eine allgemeine Projektmanagement Schulung nach einem der großen Standards wie z. B. IPMA entscheiden zu müssen, der sollte letzteres wählen, insofern kein Projektmanagement Know-How besteht. Wer hingegen schon Projekterfahrung hat, kann sich direkt dem SAP Projektsystem widmen.

Projektmanagement Schulung nach einer anerkannten Methode

So richtig allgemein ist die „allgemeine Projektmanagement Ausbildung“ entgegen dem ersten Denken allerdings auch nicht. Wer sich also gegen die Weiterbildung im Bereich Projektmanagement mit einer bestimmten Software entscheidet und stattdessen diesen Weg anstrebt, hat danach keinen „Joker“, der für alles gilt. Stattdessen müssen sich Weiterbildungssuchende bei einer Projektmanagement Schulung für eine der anerkannten Methoden entscheiden.

Hier gibt es zum Beispiel IPMA ICB und PRINCE2. Ersteres ist in Europa weiter verbreitet, letzteres wiederum in Großbritannien. Auch der PMBOK-Guide oder Scrum sind weit verbreitete Methoden. Scrum ist oft auch als Synonym für agiles Projektmanagement zu finden und eignet sich für agile Entwicklungsmethoden natürlicherweise. Allerdings schließen das auch die anderen Methoden nicht unbedingt aus – sie sind jedoch nicht aus dem Bedarf einer agilen Entwicklungsmethode entstanden, wie das bei Scrum in der Softwareentwicklung der Fall war.

Wer sich allgemein im Bereich Projektmanagement ausbilden lassen möchte, muss sich zwar nicht für eine Software entscheiden, steht aber wiederum vor der Wahl für eine dieser Methoden. Es muss im Voraus ausreichend evaluiert werden, welche davon für einen selbst die beste ist.

Wer in der Softwareentwicklung aktiv ist, der wird höchstwahrscheinlich Scrum wählen. Bei den klassischen Methoden ist die Wahl nicht ganz so eindeutig. Sie hängt größtenteils davon ab, in welchen Ländern und Unternehmen man später im Bereich Projektmanagement arbeiten möchte.

Zusammenfassung

Ein Projektmanagement System erlaubt das digitale und damit in der modernen Welt einfachere Management von Projekten. In der Regel besteht das System aus einer Software für das Projektmanagement, die mehr oder weniger direkt z. B. in ein ERP System eingebettet ist.

Bekannte Beispiele für entsprechende Software sind das SAP Projektsystem, MS Project, Swit, ProjectManager, Genius Project, Trello und viele andere. Entsprechend dem Einsatz dieser Softwareprodukte steigt auch der Bedarf an geschultem Personal. Ein Bewerber im Bereich Projektmanagement, der schon die passenden systemischen Vorkenntnisse mitbringt (wie z.B. SAP Projektsystem), hat klare Vorteile gegenüber seinen Mitbewerbern.

Um sich am Arbeitsmarkt besser zu positionieren, haben Weiterbildungssuchende allerdings auch die Wahl, eine softwareunabhängige Projektmanagement Zertifizierung zu erhalten. Auch hier gilt es jedoch, eine Entscheidung zu treffen – nicht für eine Software, sondern für eine Methode. Beispiele für solche Methoden sind IPMA, PRINCE2 oder Scrum. Letzteres ist vor allem im agilen Projektmanagement und der Softwareentwicklung verbreitet.