7 Prozesse von PRINCE2

PRINCE2 steht für „PRojects IN Controlled Environments“ und ist einer der Standards für Projektmanagement.

PRINCE2  bezeichnet eine strukturierte Best-Practice-Methode für effektives Projektmanagement, die vor allem in IT-Projekten zum Einsatz kommt. PRINCE2 ist ein Best Practice Ansatz aus Großbritannien und der tatsächliche Standard innerhalb der britischen Behörden. International wird die Methode überall angewandt und anerkannt, sowohl innerhalb der privaten als auch der behördlichen Sektoren.

Überblick über die 7 Prozesse vonPRINCE2

Vorbereitung

  • Formulierung des Projektvorschlags
  • Nominierung  von Projektteam, Auftraggeber und Lenkungsausschuss
  • Erstellung Business Case
  • Schätzung des geplanten Aufwandes
  • Grobe Definition von Vorgehensweise und möglichen Lösungsansätzen
  • Planung der Initiierungsphase
  • Ständige Einbeziehung der vorhandenen Erfahrungen

Lenkung

  • Die Projektlenkung ist Aufgabe des Lenkungsausschusses und läuft über die gesamte Projektdauer
  • Freigabe der Initiierungsphase, Projekt und Projektplänen
  • Entscheidungen, Anweisungen, Genehmigungen, Anforderungen in den einzelnen Phasen
  • Laufende Überprüfung des Projektnutzens

Initiierung

  • Erstellung von Projektplanung, Qualitätsplanung und Risikoanalyse
  • Erstellung des Nutzenrevisionsplans
  • Verfeinerung des Business Case
  • Einrichtung von Projektsteuerungsmittel und -ablagestruktur
  • Festlegung von Kommunikation und Konfiguration im Projekt festlegen
  • Definition der Spezialisten- und Managementprodukte (Teilprodukte, die je nach Anforderung erstellt werden, um das gewünschte Produkt zu erzeugen)

Steuerung der Phasen

  • Überwachung des Projektfortschritts
  • Kontrolle der Arbeitspakete bzw. Produkte auf termingerechte Abwicklung
  • Aktualisierung der Projektpläne
  • Beobachtung der offenen Punkte und Risiken, bei Bedarf Eskalation
  • Kontrolle von Abweichungen
  • Information an alle Stakeholder
  • Planung der nächsten Projektphase

Management der Produktlieferung

  • Übergabe von Arbeitspaketen an den Teammanager
  • Durchführung und Ablieferung der Arbeitspakete
  • Qualitätssicherung der Spezialisten- und Managementprodukte
  • Laufende Abnahme von Produkten
  • Berichterstattung an den Projektmanager

Management der Phasenübergänge

  • Aktualisierung von  Business Case, Projektrisiken und Projektplan
  • Detailplanung der nächsten Phase
  • Abnahme des Abschlussberichtes der vorhergehenden Phase,
  • Einholen der Starterlaubnis für die nächste Phase

Abschluss

  • Abnahme des Projektendproduktes
  • Abnahme durch Wartungs- und Betriebsorganisation
  • Übergabe der Projektdokumente
  • Erstellung des Abschlussberichts
  • Dokumentation Lessons Learned
  • Überprüfung und Übergabe des Nutzenrevisionsplans
  • Restaktivitäten definieren
2009: Der Ablauf eines PRINCE2-Projekts /The process flow of a PRINCE2-Project. Eine Übersichtsgrafik
  • Martin Rother
  • Herausgeber: QRP Management Methods International
  • Auflage Nr. 1 (01.01.1970)
  • Landkarte: 2 Seiten

Aus diesen 7 Prozessen gehen folgende 26 standardisierte Management-Produkte hervor:

  1. Projektbeschreibung
  2. Projektleitdokument
  3. Business Case
  4. Konfigurationsdatensatz
  5. Konfigurationsmanagementstrategie
  6. Projektplan (Produktstrukturplan, Teamplan, Phasenplan)
  7. Arbeitspaket
  8. Kommunikationsmanagementstrategie
  9. Produktbeschreibung
  10. Qualitätsmanagement-Strategie
  11. Qualitätsliste
  12. Risikomanagement-Strategie
  13. Risikoliste
  14. Projektstatusbericht
  15. Produktstatusbericht
  16. Teamstatusbericht
  17. Ausnahmebericht
  18. Spezifikationsabweichung
  19. Phasenabschlussbericht
  20. Projekttagebuch
  21. Liste der Offenen Punkte
  22. Report der Offenen Punkte
  23. Projektabschlussbericht
  24. Erfahrungsprotokoll
  25. Erfahrungsbericht
  26. Nutzenrevisionsplan

Der Standard PRINCE2 ist äußerst flexibel. Demnach können die 7 Themen und die 7 Prozesse auch abgewandelt werden. So können erfahrene Projektleiter zum Beispiel die beiden Prozesse Projektvorbereitung und -initiierung zu einer zusammenlegen. In kleinen Projekten kann zum Beispiel die Projektorganisation reduziert werden. Minimum sind drei Rollen: Kunde bzw. Auftraggeber, Lieferant und Projektmanager.

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Sollte sich herausstellen, dass der Auftraggeber gleichzeitig der Kunde der und der Lieferant ist, ist zu überprüfen, ob es sich bei der geplanten Aufgabenstellung tatsächlich um ein Projekt handelt. Auch die Erstellung aller 26 Management-Produkte ist nicht immer sinnvoll.


PRINCE2 liefert Projekte mit:

  • Kontrolliertem Start, kontrollierter Mitte und kontrolliertem Ende
  • Fokus auf geschäftliche Rechtfertigungen und Risiken
  • Einer definierten Organisationsstruktur
  • Flexiblen Entscheidungsmomenten
  • Regelmäßigen, planmäßigen Fortgangskontrollen
  • Automatischer Korrektur durch das Management bei Abweichungen vom Plan
  • Commitment des Managements und der Beteiligten im richtigen Moment und für die richtigen Themen
  • Guten Kommunikationskanälen zwischen dem Projekt und dem Rest der Organisation

Zertifizierung nach PRINCE2

Wer sich nach der Standardmethode PRINCE2 zertifizieren lassen möchte, hat zwei Möglichkeiten.
Die Foundation-Prüfung richtet sich an Projektmitarbeiter, die sich im Projektumfeld von PRINCE2 bewegen. Ziel ist, ein Grundverständnis für die Terminologie, Themen, Prozesse und Techniken und deren Zusammenhänge zu entwickeln.
Die Practitioner-Prüfung ist für Projektleiter oder Teilprojektleiter gedacht und hat die bestandene Foundation-Prüfung als Voraussetzung. Neben dem Verständnis für die Methodik von PRINCE2 ist hier auch die Fähigkeit gefordert, den theoretischen Ansatz von PRINCE2 auf ein tatsächliches Projekt hin zu maßzuschneidern bzw. die Sinnhaftigkeit von einzelnen Produkten, Themen und Prozessen im konkreten Fall zu beurteilen.

Zusätzlich zur Practitioner-Prüfung gibt es auch eine Advanced Practitioner Prüfung, die sich an Projektmanagementspezialisten und Senior Projektmanager richtet.


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Literaturhinweise