Projektreporting – Projektberichte

Die Erstellung von regelmäßigen Projektberichten über den inhaltlichen, terminlichen und kostenmäßigen Projektfortschritt ist eine Kernaufgabe des Projektreportings. Ziel ist die Aufbereitung aktueller Informationen in verdichteter Form als Entscheidungsgrundlage für eine definierte Zielgruppe.

Unter Projektreporting (Berichtswesen) versteht man das formalisierte Festhalten des Projektfortschritts und der Projekt(zwischen)ergebnisse. Auf Basis eines Soll-Ist-Vergleichs der einzelnen Controllingaspekte werden Projektstatus-Berichte erstellt und einer definierten Zielgruppe vorgelegt. Diese besteht meist aus Projektleiter, Projektauftraggeber und (wenn vorhanden) dem Steuerungsgremium.

Ziele des Projektreportings

• Abweichungen im Projektverlauf werden dokumentiert (Laufender Soll-Ist-Vergleich)
• Strukturierte und standardisierte Kommunikation über den aktuellen Projektstatus an relevate Zielgruppen (zB. Projektauftraggeber, Projektlenkungsausschuss, Projektteam, ….)
• Laufende schriftliche Dokumentation des aktuellen Projektfortschritts
• Absicherung des Projektleiters

Je nach Vereinbarung werden auch andere Zielgruppen in den Projektreporting-Prozess aufgenommen, für die die Reports unter Umständen eigens angepasst werden. Grundlage für ein funktionierendes Reporting ist die Planung adäquater Reportingstrukturen in der Projekt-Startphase.

Folgendes muss für das Projektreporting geplant werden:

• Was wird berichtet?
• Wer berichtet was an wen?
• In welchen Zeitabständen wird berichtet?
• Wie werden die Informationen aufbereitet? (Form, Struktur, Medium)
• Wie sind die Reports aufgebaut?

Die konkreten Strukturen für das Projektreporting müssen in jedem Projekt mit den Beteiligten vereinbart werden. Für die wichtigsten Reports empfiehlt es sich Templates anzufertigen, nach denen sich die Mitarbeiter/-innen orientieren können.  Dies fördert auch die Übersichtlichkeit über das gesamte Reporting.

Die Templates sollten die Mitarbeiter/-innen aber nicht einengen, sonst werden sie unzureichend oder gar nicht verwendet. Bei der Erstellung ist auf eine möglichst benutzerfreundliche Anwendung zu achten um die Akzeptanz der Templates zu sichern.

Projektberichte sorgen für den Überblick über den momentanen Status eines Projektes

Projektreporting-Tools

Für den Einsatz eines Reporting-Tools müssen im Unternehmen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein. Die meisten Einführungen scheitern daran, dass die unternehmensspezifischen Anforderungen nicht klar definiert sind. Hierfür ist erforderlich, dass Methoden und Techniken (PM-Vorgehen), Prozesse und Verfahren sowie die organisatorische Struktur des Projektmanagements klar definiert, etabliert und beschrieben sind.

Zentrale Fragestellungen vor dem Einsatz

• Ziele und Aufgaben des Projektreportings: Was soll durch das Projektberichtswesen erreicht werden?
• Inhalte und Form (Layout) des Reportings: Welche Informationen sind notwendig? Wer will was in welcher Form haben?
• Entstehungsprozess des Projektreportings und Datenqualität: Wie kommen die Informationen zustande? Auf welchen Annahmen beruhen sie und wie zuverlässig sind sie?
• Die Beteiligten des Reportings: Wer sind die Adressaten? Wer sind die Informationslieferanten? Können und wollen die Adressaten die Information nutzen?
• Standards des Projektreportings: Welche Standards und Regeln sind für ein wirkungsvolles Reporting im Unternehmen erforderlich? Wie viel Einheitlichkeit ist für das Projektreporting notwendig? Ein harmonisiertes, allgemein gültiges Projektvorgehen ist Voraussetzung für einen sinnvollen Tool-Einsatz. Was nützt das beste Tool, wenn sich nicht alle an die notwendigen Regeln halten?
• Die Verwertung des Projektreportings: Was passiert mit den Informationen? Werden die Informationen genutzt?
• Offene Kommunikation und intensive Zusammenarbeit: Sie sind Voraussetzung und Ergebnis des Reportings. Jeder Projektleiter muss sich daran beurteilen lassen, in welchem Maß es ihm gelingt, eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten zu erreichen.

Kritische Erfolgfaktoren bei der Tool-Auswahl

Akzeptanz der User

Viel Fließtexteingabe und detaillierte Erläuterungen sollten vermieden werden, grafische Elemente lockern auf (ein Bild sagt mehr als 1000 Worte).

Datenhaltung

Daten sollten nicht mehrfach eingegeben werden müssen, dadurch schwindet die Akzeptanz der Beteiligten und Aktualität der Daten.

Bedienerfreundlichkeit

Berichte sollten ohne großen Lernaufwand erstellt werden können, eine gewohnte Oberfläche ist empfehlenswert; dies wirkt sich auch positiv auf die Schulungskosten aus.

Komplexität des Systems

Die Komplexität des Tools sollte möglichst gering sein (sowohl technisch als auch organisatorisch), um Fehler zu vermeiden und den Wartungsaufwand zu senken. Ansonsten kann es passieren, dass bei einem „Ausfall“ des Experten das gesamte System stillsteht.

Managementunterstützung

Die Notwendigkeit des Projektreportings sollte vom Top-Management anerkannt werden, welches so die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellt. Die Qualität, Vollständigkeit und Pünktlichkeit der Berichte sollte von höchster Ebene eingefordert werden.

Regelmäßigkeit und Periodizität

Die Projektberichte sind regelmäßig in zu definierenden Intervallen zu erstellen. Auch wenn es angeblich nichts zu berichten gibt, ist dies entsprechend zu „berichten“. Diese Intervalle sollen für alle Projekte gleich sein, eine Abstufung je nach Projektgröße soll eher über die Inhalte (Detaillierungsgrad) erfolgen. Abweichende Berichtsintervalle eines Projektes sollen nur in Ausnahmesituationen vorkommen.

Etablierung eines Projektreporting-Prozesses

Um ein strukturiertes und nachhaltiges Projektreporting zu gewährleisten, ist ein einheitlicher PM-Prozess (zumindest alle das Reporting betreffenden Aktivitäten) zu definieren und einzuführen.

Tipps und Tricks für die Praxis

• KISS: Keep it small & simple – lange Berichte werden weder gern verfasst noch gern gelesen.
• Berichte sollten einfach und klar gestaltet werden; Grafiken helfen oft, das Geschriebene noch zu verdeutlichen.
• Der Informationsfluss soll in beide Richtungen laufen: wer berichtet (=Informationen liefert) will auch selber Informationen erhalten (z.B. über den Gesamtstatus, getroffene Entscheidungen, Änderungen,..).
• Die Regelmäßigkeit des Reportings vermittelt Sicherheit und Kontinuität.
• Meetingplan und Reporting sind eng miteinander verknüpft.
• Taktung: logisch aufeinander folgende Meetings sollen zeitlich eng beieinander liegen (z.B. Projektauftraggeber- bzw. Steuerungsgremium-Meeting kurz nach dem Projektcontrolling-Meeting); durch die Taktung kann auch die Energie im Projekt gesteuert werden.
• Die Periodizität / Häufigkeit der Meetings und Reports ist je nach Projekt zu wählen: bei einem z.B. 4-monatigen Projekt sind Abstände von jeweils 1 Monat zu lang, bei einem 15-monatigen Projekt hingegen durchaus passend.
• Vor allem bei Projekten mit langen Abständen zwischen Meetings sollte eine Regelung getroffen werden, wie mit „ad hoc“ benötigten Entscheidungen umzugehen ist.

Häufig gestellte Fragen zum Projektreporting (FAQs)

Die beste Projektplanung nützt nichts ohne adäquates Projektcontrolling. Und dazu gehört auch das oft sträflich vernachlässigte Projektreporting. Wenn man es richtig macht, hält sich der Aufwand in Grenzen. Nachfolgend einige Fragen inkl. Antworten, die im Zuge der Etablierung von Reportingstrukturen und der Erstellung der Projektberichte immer wieder auftauchen.

Ist ein schriftlicher Projektbericht wirklich notwendig?

JA. Projekte sind einzigartige Vorhaben, die selten hundertprozentig laufen wie geplant. Im Laufe eines jeden Projektes sind immer wieder Entscheidungen zu treffen und kleinere oder größere Kurskorrekturen vorzunehmen. Um rasch und effizient die beste Lösung für das weitere Vorgehen im Projekt zu finden, ist es notwendig, die aktuellen Informationen aus dem Projekt als Basis heranziehen zu können:

• Wo stehen wir gerade?
• Was haben wir erreicht?
• Wie viel unserer Ressourcen haben wir verbraucht?
• Welche Probleme gibt es?
• Welche Alternativen haben wir im Moment?

Nur wenn man weiß, wo man steht, kann man herausfinden, wie man am besten ins Ziel kommt. Durch den Projektreport ist die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen sichergestellt.

So lange alles rund läuft, ist dies vielleicht nicht so wichtig, spätestens in Krisensituationen ist es aber gut zu wissen, aus welchen Gründen bestimmte Wege eingeschlagen und gewisse Maßnahmen gesetzt wurden. Ohne schriftliche Nachvollziehbarkeit gibt es dann oft lästige Diskussionen. Als Projektleiter ist es ein gutes Gefühl zu wissen, dass der Projektverlauf nachvollziehbar dokumentiert ist.

Was muss ein Projektbericht unbedingt beinhalten?

Hier gilt der Grundsatz: Keep it small and simple. Lange Berichte werden weder gerne verfasst noch gern gelesen. Der Bericht soll einfach und klar gestaltet sein. Minimum-Inhalte eines Projektstatusberichtes sind:

• Welche Aktivitäten gab es seit dem letzten Bericht?
• Wie gut liegen wir im Plan? Halten wir die Termine?
• Wo sind Probleme aufgetaucht und Entscheidungen nötig?

Grafiken helfen oft, das Geschriebene zu verdeutlichen. Ein gängiges Grafikelement für die Berichterstattung ist das Ampelsystem:

• „GRÜN“: alles ist ok; es liegen keine Probleme vor
• „GELB“: wir haben ein Problem, können es aber lösen und sind auch schon dabei das zu tun
• „ROT“: wir haben eine massive Kursabweichung vom Plan und es braucht eine rasche und gravierende Intervention, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen

Grundsätzlich soll über alles, was geplant wird, auch regelmäßig berichtet werden, also Kosten, Ressourcen, Budget, Meilensteine, Risiken, etc. Die Berichtstiefe und der Intervall ist je nach Projekt zu definieren.

Kann man Projektreporting auch nachträglich mitten in der Projektumsetzungsphase etablieren?

Die Grundlage für das Projektreporting wird im Idealfall bereits in der Startphase eines Projektes gelegt. Für gewöhnlich ist es eine der letzen Aufgaben im Projektplanungsprozess. Es ist aber nie zu spät damit anzufangen. Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

• Ein Projektauftrag abgestimmt zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter liegt vor
• Ein Projektstrukturplan ist erstellt und alle Arbeitspakete sind definiert
• Die Arbeitspaketverantwortlichen sind festgelegt
• Für den zeitlichen Ablauf im Projekt sind Termine und Meilensteine festgelegt
• Die Projektressourcen (Personen, Finanzmittel, Geräte, Materialen, etc.) sind auf Basis der Arbeitspaketbeschreibung geplant
• Die Projektorganisation ist etabliert; Rollen und Aufgaben sind beschrieben
• Der Informationsfluss im Projekt ist über einen Kommunikationsplan geregelt; Entscheidungs-, Berichts-, Informations- und Eskalationswege sind definiert

Wer soll die Projektberichte erhalten?

Die Projektberichte sollen allen Projektmitarbeitern zur Verfügung stehen, zum Beispiel zum Download auf einem Projektserver, damit sich jeder über den aktuellen Stand des Projektes informieren kann. Definierte Personen im Projekt sollen den Bericht in jedem Fall direkt erhalten. Diese aktiven Berichtswege sollten zumindest grob bereits aus der Projektorganisation hervorgehen.

Berichtet wird wie auch in der Unternehmensorganisation üblich „von unten nach oben“. Der Arbeitspaket-Verantwortliche berichtet an den Teilprojektleiter/Teamleiter, der wieder an den Projektleiter, der Projektleiter an den Projektauftraggeber bzw. den Lenkungsausschuss.

Je größer und bedeutender das Projekt für das Unternehmen ist, desto mehr Berichtsstufen werden durchlaufen. Unter Umständen können auch Stakeholder aus dem Projektumfeld eingebunden werden (Kunden, Medien, etc.).

Wie detailliert soll ein Projektbericht sein?

Je nach Berichtsempfänger muss der Inhalt und die Detailtiefe des Projektreports sorgsam gewählt werden. Als Faustregel gilt, je tiefer in der Projekt-Hierarchie, desto detaillierter die Berichte. Der Projekauftraggeber möchte womöglich über jedes Problem informiert werden. Der Geschäftsführung sind operative Schwierigkeiten im Detail meist herzlich egal und sie will nur wissen, ob der Endtermin mit dem geplanten Budget gehalten wird.

Der Projektbericht an den Auftraggeber bzw. Lenkungsausschuss stellt am besten nur die relevanten Informationen im Projekt in kurzer und prägnanter Form dar.

Im Zweifel: Machen Sie einen Berichtsvorschlag und klären sie direkt mit den Brichtsempfängern ab, welche Informationen gewünscht sind und in welcher Detaillierung berichtet werden sollen. Das spart Zeit und Energie, die Sie besser für andere Aktivitäten im Projekt aufwenden.

Tipp: Auch wenn es nichts zu berichten gibt, soll das berichtet werden. Wenn in der Rubrik der offenen Punkte „Keine“ steht, hat das mehr Informationsgehalt, als wenn der Bereich „offene Punkte“ einfach weggelassen wird.

In welchen Intervallen soll ein Projektreport erstellt werden?

Je länger ein Projekt dauert, desto größer können die Abstände zwischen den Projektberichten sein. Ein Projekt, das nur ein halbes Jahr dauert, benötigt unter Umständen 14-tägige Statusberichte, während in einem 2-Jahres-Projekt auch ein monatlicher Projektbericht ausreicht. In der Praxis zeigt der Projektverlauf und vor allem die Geschwindigkeit im Projekt, wie oft berichtet werden muss.

Berichtet man dreimal hintereinander dasselbe, ist entweder das Projekt eingeschlafen (hier ist dann sowieso dringender Handlungsbedarf gegeben) oder der Berichtszeitraum zu kurz gewählt. Umgekehrt kann auch die monatliche Periodizität in der heißen Phase eines zwei-Jahres-Projektes zu lang sein. Spätestens dann ist zu überlegen, die Berichtsintervalle zu verkürzen und zu definieren, wie dringende Probleme außerhalb der Reportingstrukturen eskaliert werden können.