Projektreporting (Projektberichtswesen) – FAQs

Unter Projektreporting versteht man das formalisierte Festhalten von Projektfortschritt und Projekt(Zwischen)Ergebnissen. Auf Basis eines Soll-Ist-Vergleichs von Zielen, Leistung, Terminen, Kosten und Ressourcen werden in regelmäßigen Abständen Projektstatusberichte erstellt und definierten Zielgruppen präsentiert.

Die beste Projektplanung nützt nichts ohne adäquates Projektcontrolling. Und dazu gehört auch das oft sträflich vernachlässigte Projektreporting. Wenn man es richtig macht, hält sich der Aufwand in Grenzen. Nachfolgend einige Fragen inkl. Antworten, die im Zuge der Etablierung von Reportingstrukturen und der Erstellung der Projektberichte immer wieder auftauchen.


Projektreporting nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Es wissen ohnehin alle, wo wir im Projekt stehen. Ist dieser (elektronische) Papierkrieg wirklich nötig?

Ja. Projekte sind einzigartige Vorhaben, die selten hundertprozentig laufen wie geplant. Im Laufe eines jeden Projektes sind immer wieder Entscheidungen zu treffen und kleinere oder größere Kurskorrekturen vorzunehmen. Um rasch und effizient die beste Lösung für das weitere Vorgehen im Projekt zu finden, ist es notwendig, die aktuellen Informationen aus dem Projekt als Basis heranziehen zu können: Wo stehen wir gerade? Was haben wir erreicht? Wie viel unserer Ressourcen haben wir verbraucht? Welche Probleme gibt es? Welche Alternativen haben wir im Moment?

Alle Projektreports der Subteams zu einem Stichtag ergeben in Summe eine Beschreibung des aktuellen Status im Projekt. Nur wenn man weiß, wo man steht, kann man herausfinden, wie man am besten ins Ziel kommt.
Ein weiteres Argument für regelmäßiges schriftliches Projektreporting: die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen ist dadurch sichergestellt. So lange alles rund läuft, ist dies vielleicht nicht so wichtig, spätestens in Krisensituationen ist es aber gut zu wissen, aus welchen Gründen bestimmte Wege eingeschlagen und gewisse Maßnahmen gesetzt wurden. Ohne schriftliche Nachvollziehbarkeit gibt es dann meist langwierige und lästige Diskussionen. Als Projektleiter ist es ein gutes Gefühl zu wissen, dass der Projektverlauf nachvollziehbar dokumentiert ist.


Ich möchte den Aufwand für das  Projektreporting so gering wie möglich halten. Was muss als Minimum berichtet werden?

Das Hauptaugenmerk des Projektreportings liegt auf dem inhaltlichen Projektfortschritt, also auf der regelmäßigen Momentaufnahme, wie viel Leistung wurde im Projekt bereits erbracht („Statusbericht“). Hier gilt der Grundsatz: Keep it small and simple. Lange Berichte werden weder gerne verfasst noch gern gelesen. Der Bericht sollte einfach und klar gestaltet sein. Minimum-Inhalte eines Projektstatusberichtes sind:

  • Welche Aktivitäten gab es seit dem letzten Bericht?
  • Wie gut liegen wir im Plan? Halten wir die Termine?
  • Wo sind Probleme aufgetaucht und Entscheidungen nötig?

Grafiken helfen oft, das Geschriebene zu verdeutlichen. Ein gängiges Grafikelement für die Berichterstattung ist das Ampelsystem:

  • „GRÜN“: alles ist ok; es liegen keine Probleme vor
  • „GELB“: wir haben ein Problem, können es aber lösen und sind auch schon dabei das zu tun
  • „ROT“: wir haben eine massive Kursabweichung vom Plan und es braucht eine rasche und gravierende Intervention, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen

Grundsätzlich soll über alles, was geplant wird, auch regelmäßig berichtet werden, also Kosten, Ressourcen, Budget, Meilensteine, Risiken, etc. Die Berichtstiefe und der Intervall ist je nach Projekt zu definieren – nicht vergessen, dass die Erstellung jedes Reports Zeit in Anspruch nimmt.


Ich möchte Projektreporting einführen, bin aber schon mitten in der Projektumsetzungsphase. Ist es jetzt noch möglich Reportingstrukturen zu etablieren?

Die Grundlage für das Projektreporting wird im Idealfall bereits in der Startphase eines Projektes gelegt. Für gewöhnlich ist es eine der letzen Aufgaben im Projektplanungsprozess. Es ist aber nie zu spät damit anzufangen. Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

  • Ein Projektauftrag abgestimmt zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter liegt vor
  • Ein Projektstrukturplan ist erstellt und alle Arbeitspakete sind definiert
  • Die Arbeitspaketverantwortlichen sind festgelegt
  • Für den zeitlichen Ablauf im Projekt sind Termine und Meilensteine festgelegt
  • Die Projektressourcen (Personen, Finanzmittel, Geräte, Materialen, etc.) sind auf Basis der Arbeitspaketbeschreibung geplant
  • Die Projektorganisation ist etabliert; Rollen und Aufgaben sind beschrieben
  • Der Informationsfluss im Projekt ist über einen Kommunikationsplan geregelt; Entscheidungs-, Berichts-, Informations- und Eskalationswege sind definiert

Kann jeder selbst entscheiden, ob er einen Projektbericht erhalten will? Gibt es hier Standards?

Die Projektberichte sollen allen Projektmitarbeitern zur Verfügung stehen, zum Beispiel zum Download auf einem Projektserver, damit sich jeder über den aktuellen Stand des Projektes informieren kann.
Definierte Personen im Projekt sollen den Bericht in jedem Fall direkt erhalten. Diese aktiven Berichtswege sollten zumindest grob bereits aus der Projektorganisation hervorgehen.

Berichtet wird wie auch in der Unternehmensorganisation üblich „von unten nach oben“. Der Arbeitspaket-Verantwortliche berichtet an den Teilprojektleiter/Teamleiter, der wieder an den Projektleiter, der Projektleiter an den Projektauftraggeber bzw. den Lenkungsausschuss. Je größer und bedeutender das Projekt für das Unternehmen ist, desto mehr Berichtsstufen werden durchlaufen. Unter Umständen können auch Stakeholder aus dem Projektumfeld eingebunden werden (Kunden, Medien, etc.).


Mein Projektauftraggeber löchert mich nach jedem Bericht noch mit Fragen, aber der Projektlenkungsausschuss reagiert seltsam gelangweilt auf meine Erörterungen. Was mache ich falsch?

Je nach Berichtsempfänger muss der Inhalt und die Detailtiefe des Projektreports sorgsam gewählt werden. Als Faustregel gilt, je tiefer in der Projekt-Hierarchie, desto detaillierter die Berichte. Der Projektleiter möchte womöglich über jedes kleinste Problemchen im Arbeitspaket informiert werden. Der Geschäftsführung sind operative Schwierigkeiten im Detail meist herzlich egal und sie will nur wissen, ob der Endtermin mit dem geplanten Budget gehalten wird.

Die Berichte an den Projektleiter sollen in jedem Fall die positiven und negativen Highlights des Berichtszeitraums beinhalten sowie notwendige Entscheidungen und offene Punkte aufzeigen. Eine Aussage über den Leistungsfortschritt (gemessen in %) und eine realistische Einschätzung über die Erreichung des geplanten Endtermins rundet diesen Bericht ab.

Der Bericht an den Auftraggeber bzw. Lenkungsausschuss stellt am besten nur die relevanten Informationen im Projekt in kurzer und prägnanter Form dar. Fokussieren Sie sich auf Leistungen, Termine und Ressourcen und verweisen Sie darauf, dass es wichtig ist, insbesondere über aktuelle und sich anbahnende Probleme zu sprechen. Lassen Sie etwas Freiraum, damit auch die Möglichkeit besteht, über unvorhersehbare Dinge zu diskutieren. Im Zweifel: Machen Sie einen Berichtsvorschlag und klären sie direkt mit den Brichtsempfängern ab, welche Informationen gewünscht sind und in welcher Detaillierung berichtet werden sollen. Das spart Zeit und Energie, die Sie besser für andere Aktivitäten im Projekt aufwenden.

Tipp: Auch wenn es nichts zu berichten gibt, soll das berichtet werden. Wenn in der Rubrik der offenen Punkte „Keine“ steht, hat das mehr Informationsgehalt, als wenn der Bereich „offene Punkte“ einfach weggelassen wird.

Projektcontrolling: Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern
  • Roland Wanner
  • Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform
  • Auflage Nr. 1 (10.11.2013)
  • Taschenbuch: 280 Seiten


In welchen Intervallen soll berichtet werden?

Je länger ein Projekt dauert, desto größer können die Abstände zwischen den Meetings sein. Ein Projekt, welches nur ein halbes Jahr dauert, benötigt unter Umständen wöchentliche Statusmeetings, während ein 2-Jahres-Projekt auch mit einem Meeting pro Monat durchkommt. In der Praxis zeigt der Projektverlauf und vor allem die Geschwindigkeit im Projekt, wie oft berichtet werden muss.

Verfasst man die Projektreports wöchentlich und berichtet dreimal hintereinander dasselbe, ist entweder das Projekt eingeschlafen (hier ist dann sowieso dringender Handlungsbedarf gegeben) oder der Berichtszeitraum zu kurz gewählt. Umgekehrt kann auch die monatliche Periodizität in der heißen Phase eines zwei-Jahres-Projektes zu lang sein. Spätestens dann ist zu überlegen, die Berichtsintervalle zu verkürzen und zu definieren, wie dringende Probleme außerhalb der Reportingstrukturen eskaliert werden können.


Kann ich die Berichte nicht einfach nur per E-Mail an den Projektleiter schicken, um nicht dauernd Termine vereinbaren zu müssen?

Nein! Den Projektbericht einfach nur per E-Mail an den Projektleiter zu verschicken ist nur dann sinnvoll, wenn ein persönlicher Termin mit dem Projektleiter absolut nicht möglich ist. Dies sollte auch mit dem Projektleiter abgestimmt und nicht die Regel sein. Normalerweise tauchen bei jedem Projektreport Fragen auf, die in einem Meeting sofort geklärt werden können und Missverständnisse werden vermieden. Wie immer sollte die mündliche Kommunikation im Projekt groß geschrieben werden. Die Zeit, die man sich hier scheinbar spart, zahlt man in den späteren Klärungsgesprächen und Krisensitzungen doppelt und dreifach zurück.


Die Projektberichte, die ich erhalte, sind vom Detaillierungsgrad total unterschiedlich. Was kann ich dagegen tun?

Etablieren Sie Standards!

Erstellen Sie bereits im Zuge der Projektplanung die nötigen Vorlagen für die Projektberichte und setzen Sie diese Standards auch durch. Nur wenn Sie Berichte in einer einheitlichen Struktur erhalten können Sie damit effizient arbeiten. Vorlagen erleichtern nicht nur das Ausfüllen durch den Berichtersteller, sondern auch das Lesen und Interpretieren durch den Berichtsempfänger. Achten Sie bei der Vorlagenerstellung auf eine einfache Handhabung und übersichtliche Strukturierung der einzelnen Bereiche.

Das Tool, mit dem der Bericht erstellt wird, ist Geschmackssache. Üblich sind die gängigen MS-Office Programme Word, Excel und PowerPoint. Diese Tools haben den Vorteil, das die meisten Projektmitarbeiter gewohnt sind damit zu arbeiten. Ein kompliziertes Reporting-Tool kostet meist nur Zeit und Nerven der Projektmitarbeiter.


Anzeige

Literaturhinweise