Entscheidungen in Projekten

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In Projekten sind im Laufe der inhaltlichen Projektarbeit und mit steigendem Detailwissen laufend Entscheidungen zu treffen. Ist eine Entscheidung einmal getroffen, bildet diese in den meisten Fällen die Basis für die nachfolgenden Aktivitäten in der Projektarbeit – und ist der Grundstein für weitere Entscheidungen. Doch dieser Grundstein gerät des Öfteren ins Wanken.

Es passiert immer wieder: Gemeinsam in Projekten getroffene Entscheidungen werden vom Projektteam nicht als endgültig betrachtet.

Entscheidungen werden erneut in Frage gestellt

Nach kurzer Zeit – manchmal Wochen, oft aber erst nach Monaten, werden die bereits gefällten Entscheidungen erneut in Frage gestellt. Die anfangs noch leisen Stimmchen werden mit der Zeit immer lauter, finden Gehör und schließlich ist eine Diskussion entbrannt, die letztendlich den Entscheidungsprozess neu startet.

Die Konsequenz lässt sich erahnen: Mit der neuerlichen Diskussion wird wertvolle Zeit im Projekt vergeudet. Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass mit der Änderung einer schon längst getroffenen Entscheidung auch viele nachfolgende Entscheidungen revidiert oder zumindest nochmals überdacht werden müssen. Dies kann Terminverschiebungen und hohe Folgekosten nach sich ziehen.

Ursachen für Endlosdebatten im Projekt?

Was sind die Ursachen, dass bereits gefällte Entscheidungen wieder in Frage gestellt werden und permanente Endlos-Debatten geführt werden?

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Unternehmenskuktur

Basis dafür ist natürlich immer eine entsprechende Unternehmenskultur, die so etwas zulässt bzw. unterstützt. Wären solche Debatten auf Grund der Erfahrungen der Vergangenheit ohne Erfolgsaussichten, würden sie mit der Zeit nicht mehr stattfinden. Wer investiert schon Zeit und Energie in so eine Diskussion, wenn er weiß, dass es sehr wahrscheinlich nichts bringt.

Projektleiter

Eine Ursache ist aber oft auch ein schwacher Projektleiter. Solange Teammitglieder eine Entscheidung nicht akzeptieren wollen, werden sie diese in Frage stellen bzw. sich ihr widersetzen. Hier ist der Projektleiter gefordert. Er muss eindeutig klarmachen, ab wann eine Entscheidung zu akzeptieren ist und Diskussionen und Widersprüche zu beenden sind.

Eine schwierige Aufgabe? Selbstverständlich!

Dazu bedarf es auch einer gehörigen Portion Mut. Aber deshalb gibt es ja auch einen Projektleiter. Eine seiner Hauptaufgaben im Projekt ist es, laufend Entscheidungen zu treffen, damit das Projektteam erfolgreich in Richtung des Projektziels marschieren kann.

Entscheidungen sind zu akzeptieren

Es ist wichtig, dem Projektteam bewusst zu machen, dass eine Entscheidung zu akzeptieren und zu befolgen nicht bedeutet, mit der Entscheidung einverstanden zu sein. Gewisse Sachverhalte muss man eben akzeptieren. Man kann schließlich nicht verordnen, dass alle aus dem Team der gleichen Meinung sein müssen.

Eine Entscheidung zu akzeptieren bedeutet aber, dass die Projektteammitglieder diese nicht mehr weiter diskutieren bzw. – noch schlimmer – bekämpfen, sondern entsprechend der Entscheidung ihr Handeln und Tun ausrichten. Unwesentlich dabei ist es, ob sie mit der Entscheidung einverstanden sind, oder nicht.

Entscheidungen einfach vorzugeben, führt selten zum Ziel!

Wie wird anderswo entschieden?

Ein kleiner Ausflug in den Militärbereich

Wenn der Kommandant eines Atom-U-Bootes nach Diskussion mit seinem Stab die Entscheidung trifft, einen Torpedo abzuschießen (warum auch immer) und einen diesbezüglichen Befehl gibt, kann man mit 100%iger Sicherheit davon ausgehen, dass die gesamte Mannschaft des U-Bootes den Befehl akzeptiert und unverzüglich umsetzt – auch wenn vielleicht nicht alle damit einverstanden sind.

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Warum ist das so?

Klare Regeln zur Entscheidungsfindung

Ganz einfach: In jeder Armee gibt es klare Regeln zur Entscheidungsfindung. Hier ist geregelt, wie und durch wen eine Entscheidung getroffen wird. Es ist aber auch festgelegt, dass eine Entscheidung, wenn sie einmal „von oben“ getroffen ist, ohne Rückfragen unterstützt werden muss.

Konsequenzen wenn man eine Entscheidung nicht akzeptiert

Und natürlich gibt es auch Konsequenzen, wenn sich jemand nicht daran hält. Stellen Sie sich vor, die Untergebenen im U-Boot würden anfangen, zu diskutieren, ob die Entscheidung des Kommandanten auch wirklich vernünftig ist, oder sich vielleicht weigern, den Befehl auszuführen. Dies könnte im Ernstfall der gesamten Mannschaft das Leben kosten.

Was hat das mit Entscheidngen in Projekten zu tun?

Natürlich: „Das kann man doch nicht vergleichen!“ So drastisch ist es im Projektgeschäft selbstverständlich nicht. Deshalb ist Rückfragen ja auch meist erlaubt oder sogar erwünscht. Aber auch hier steht einiges auf dem Spiel, wenn Entscheidungen nicht unterstützt werden, wenn es sich auch „nur“ um Zeit und Geld handelt.

Es lohnt sich auf jeden Fall, auch in Projekten genau zu definieren, wer wann worüber zu entscheiden hat und wer dabei mitreden darf und wer nicht. Vor allem in Krisensituationen im Projekt, wenn schnell gehandelt werden muss, sind solch vordefinierten Procedere im wahrsten Sinne Gold wert.

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Ein guter Projektleiter macht seinem Team unmissverständlich klar, wenn eine Entscheidung ohne Diskussion und Widerspruch zu akzeptieren ist.

So werden Entscheidungen akzeptiert

Klare Regeln zur Entscheidungsfindung

Man benötigt einen möglichst klaren Prozess zur Entscheidungsfindung im Projekt. Dieser Prozess beinhaltet Regeln, wie und von wem Entscheidungen getroffen werden, aber auch – ganz wichtig – Regelungen, wie mit einmal getroffenen Entscheidungen zukünftig umgegangen wird.

Das Projektteam kennt die Regeln

Damit der definierte Prozess im Projekt auch funktioniert, muß man dafür sorgen, dass alle im Projektteam darüber Bescheid wissen. Erst wenn diese Hürde gemeistert ist, kann man erwarten, dass das Projektteam einmal getroffene Entscheidungen auch akzeptiert.

Ein maßgenschneiderter Entscheidungsprozess

Ein Entscheidungsprozess muss selbstverständlich maßgeschneidert sein, dabei ist das Unternehmens- und Projektumfeld zu berücksichtigen.

Beispiel: Mit einem strikten Entscheidungsprozess, der vom Militär übernommen wird, wird man bei einem Softwareentwicklungsteam, das kreativ sein soll, nicht weit kommen.

Berücksichtigung der Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur spielt auch noch wesentlich mit. Wenn es im Unternehmen geduldet ist, eine Entscheidung nur dann zu befolgen, wenn man mit ihr einverstanden ist, dann wird man daran auch als Projektleiter nicht viel ändern können.

Hier ist es Aufgabe der Linienvorgesetzten – das wären dann die ersten Ansprechpartner für den Projektleiter – dafür zu sorgen, dass Entscheidungen, sobald sie einmal getroffen sind, auch akzeptiert und befolgt werden.


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Literaturhinweise

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