Wie jedes Vorhaben müssen auch Projekte Nutzen stiften. Vor einer Projektgenehmighung ist daher zu klären: wie erfolgsversprechend bzw. risikoreich ist das geplante Projekt?
Was ist der konkrete Projektnutzen? Steht der Nutzen in vernünftiger Relation zu den geplanten Kosten? Die zentrale Frage lautet daher: Lohnt es sich überhaupt, dieses Projekt durchzuführen?
Möglicherweise wirkt dieser Satz irritierend. Wie kann ein Projekt, das erfolgreich ist, für ein Unternehmen gefährlich sein kann? Aber wann genau ist ein Projekt erfolgreich?
Inhaltsverzeichnis
Wann ist ein Projekt erfolgreich?
Wenn es sich dem standardisierten Regelwerk unterworfen, die Ziele punktgenau erreicht und das Zeit- und Kostenbudget nicht überschritten hat? Aus der Perspektive eines Projektleiters ist an dieser Darstellung wohl kaum zu rütteln.
Projektauftraggeber und Management sehen die Erfolgsbeurteilung hingegen etwas differenzierter, denn für sie ist ein Projekt erst dann erfolgreich, wenn der erzielte Projektnutzen höher ist als die verursachten Kosten.
Die Bewertung des Projektnutzens erfolgt daher sinnvoller Weise über die Erstellung eines Projekt Business Case, der die Nutzeneffekte eines Projektes quantitativ und überprüfbar beschreibt.
„Projekte ohne Nutzen sind für jedes Unternehmen ein gefährliches Unterfangen, selbst wenn sie erfolgreich abgewickelt werden“.
Was ist ein Projekt Business Case?
Basis für eine Projekt-Genehmigung
Oft werden Entscheidungen zur Genehmigung eines Projektes häufig aus dem Bauch heraus getroffen. Die wirtschaftlichen Konsequenzen für ein Unternehmen bleiben dabei oft unberücksichtigt. In Zeiten hohen Kostendrucks kann dieses Vorgehen aber verheerende Folgen für das Unternehmen mit sich bringen. Der Projekt Business Case sorgt hier für Abhilfe und wird zu einem wichtigen Entscheidungsinstrument für das Management.
Entscheidung für ein Projekt
Ein Projekt Business Case betrachtet die wirtschaftlichen Auswirkungen eines konkreten Projektes. Geht es zum Beispiel um die Entwicklung eines innovativen Produktes, so entstehen in der Entwicklungsphase Kosten.
Diese Kosten müssen vom Management genehmigt werden. Wenn dieses für die Genehmigung einen Business Case verlangt, reicht es für gewöhnlich nicht aus, ein paar Mentoren für die Projektidee zu gewinnen. Das Gegenteil ist der Fall, denn dann muss überzeugend und nachweislich aufgezeigt werden, dass durch die Projektrealisierung Einsparungen oder Produktivitätssteigerungen und Gewinne erzielt werden können.
Der Projektnutzen – Return on Investment
Das Gesamtvorhaben muss einen ausreichend guten „Return on Investment“ erbringen. Insofern ist es falsch, wenn sich der Projektleiter nur dem Projekt verpflichtet, nicht aber dem Business Case.
Der Projektnutzen muss nicht immer zwangsläufig finanzieller Natur sein, sondern kann sich auch in Imagegewinn, verbesserten Arbeitsbedingungen, strategischen Maßnahmen oder der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen niederschlagen.
Nutzen des Projekt Business Case
- Garantiert erhöhte Entscheidungssicherheit
- Schafft mehr Überblick, Transparenz, Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit
- Dient als Filter für die Vorauswahl von Projektideen
- Schafft eine wirtschaftliche Planungsgrundlage
- Fördert die frühzeitige Risikoerkennung
- Unterstützt das Projektcontrolling während der Projektumsetzung als Basis für die spätere Projektbeurteilung
Vorteile durch den Einsatz des Projekt Business Case
Entscheidungssicherheit vor dem Projektstart
Evaluierung, ob der im Business Case definierte Nutzen mit den gewählten Lösungsansätzen im Projekt erreicht werden kann.
Owner des Projekt Business Case ist das Management bzw. der Projektauftraggeber. Für sie sind die Inhalte des Business Case eine wichtige Entscheidungsgrundlage über den gesamten (Produkt)Lebenszyklus – von der Idee bis hin zum „end of life“.
Der Business Case erzeugt eine höhere Entscheidungssicherheit, sorgt für mehr Überblick und Transparenz und macht getroffene Entscheidungen nachvollziehbar und vergleichbar. Gibt es zu Projektbeginn mehrere Ideen, so kann mit Hilfe des Business Case die optimale identifiziert und eine Vorentscheidung getroffen werden.
Projektumsetzung und Projektcontrolling
Die Entwicklung im Projekt wird zu definierten Zeitpunkten mit dem Projekt Business Case auf Änderungen geprüft.
Der definierte Nutzen muss erreichbar sein. Andernfalls ist über die Projektfortführung oder einen Projektabbruch zu entscheiden.
Während der Projektumsetzung unterstützt der Business Case maßgeblich das operative Projektcontrolling, da zu jedem Umsetzungszeitpunkt sehr einfach feststellbar ist, ob das Projekt noch sein Geld wert ist oder nicht. Das Management kann so fundiert über Fortführung oder Abbruch entscheiden.
Beurteilung des Projekterfolgs
Am Ende eines Projekts ist der Nutzen des Projekts oft noch nicht messbar. Ein Evaluierungsplan muss daher auf Basis des Projekt Business Case ausgearbeitet werden. Dieser Evaluierungsplan bildet nach Projektende die Basis für die Beurteilung des Projekterfolgs und die Bestätigung der erreichten Ergebnisse.
Da zum Zeitpunkt der Evaluierung des Nutzens das Projekt nicht mehr existiert, muss festgelegt werden, wer für die Evaluierung zukünftig verantwortlich zeichnet und überprüft, ob sich der erwartete Nutzen eingestellt hat.
Inhalt eines Projekt Business Case?
Umfang und Inhalt eines Business Case sind von der Größe und Komplexität des Projektes abhängig. Bei kleinen Projekten reicht oft, nur die Gründe für das Projekt zu nennen, während bei größeren Projekten eine Kosten-Nutzen-Analyse erforderlich ist. Der Business Case sollte nach Abschluss der Planungsphase und vor Beginn der eigentlichen Projektumsetzung vorliegen und dem Management bzw. Projektauftraggeber bekannt sein.
Der Projekt Business Case gliedert sich üblicherweise in folgende Bereiche:
Motive für die Projektrealisierung
Beschreibung der Gründe für die Projektdurchführung bzw. wofür man das Projektergebnis benötigt.
Mögliche Optionen und Handlungsalternativen
Beschreibung welche Optionen oder alternative Lösungsansätze nachgeprüft wurden und warum man sich für einen bestimmten Ansatz festgelegt hat.
Erwarteter Nutzen
Jeder Nutzen, der durch die Projektumsetzung erreicht werden soll, muss dargestellt sein. Ideal ist die Definition von Zeitfenstern, zu denen ein Nutzen gemessen werden kann. Die Überprüfung, ob der gesamte Nutzen erreicht wurde, findet im Zuge einer Projektnachevaluierung statt.
Der Nutzen eines Projektes lässt sich alternativ auch bewerten, indem man die Folgen prüft, wenn das Projekt nicht realisiert werden würde. Mögliche Konsequenzen können zum Beispiel der Verlust von Marktanteilen oder steigende Kosten sein.
Risikobeurteilung
Analyse und Dokumentation der wichtigsten Risiken im Projekt.
Kosten- und Zeitrahmen
Die Kosten- und Terminpläne werden im Zuge der Projektplanung erarbeitet und werden im Business Case abgebildet.
Investitionsrechnung
Entwicklungs-, Betriebs-, Wartungs- und Supportkosten werden dem finanziellen Wert des zu erwartenden Nutzens gegenübergestellt. Der Zeitraum kann die gesamte Nutzungsphase des Projektlebenszyklus umfassen.
Ausgangspunkt ist auch hier wieder die alternative Bewertung: Wie sehen die Zahlen aus, wenn das Projekt nicht initiiert wird? Nach Möglichkeit soll der Nutzen finanziell messbar beschrieben sein. Hierbei unterstützen vielfältige Methoden des Entwicklungscontrollings, z.B. der ROI (Return on Investment): Wie viel Profit bringt eine Investition?
Bewertung
Überprüfung, ob der Business Case stark von einem ganz bestimmten Nutzen abhängt. Sollte der gesamte Business Case für ein Projekt hinfällig sein, wenn ein bestimmter Nutzen nicht erzielt wird, sollte das bei der Planung und Durchführung berücksichtigt werden.
Ein wichtiger Tipp für alle Projektleiter
“Quick Wins“ im Projektverlauf sollen für den Auftraggeber und das Management immer im Hinblick auf den Projektnutzen dargestellt werden, nie im Hinblick auf die Ziele, da diese für den Auftraggeber bzw. das Management weniger interessant sind.
Fazit
Was nützt ein exzellentes Projektmanagement und eine punktgenaue Landung wenn letztendlich der Profit nicht stimmt?
Die Kalkulation des wirtschaftlichen Nutzens ist heutzutage nicht nur eine wichtige Entscheidungsgrundlage, ob ein Vorhaben durchgeführt werden soll oder nicht, sondern sorgt über den gesamten Projektlebenszyklus für mehr Entscheidungssicherheit bei den Verantwortungsträgern.
Der Business Case ist eine wichtige Informationsquelle hinsichtlich der Erreichung des zu erwartenden Nutzens. Ein unverzichtbares Navigationsinstrument für jedes größere Projekt.
