Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein unverzichtbares Instrument für jede Projektplanung. Es hilft, das Projekt in kleine, handhabbare Einheiten zu unterteilen und die Komplexität des Projekts zu reduzieren. Ein Projektstrukturplan ermöglicht es, das Projekt zu strukturieren und den Überblick zu behalten.
Projekte bergen immer ein Risiko und sind oft in ein enges Termin- und Kosten-Korsett gezwängt. Als Projektleiter erhält man oft nur einen groben Projektauftrag und muss den Rest selbst planen und organisieren. Ein Projektstrukturplan hilft dabei, das Projekt von Anfang bis Ende zu planen und zu organisieren, indem es das Projekt in kleinere Arbeitspakete unterteilt.
Projektstrukturplan – auf den Punkt gebracht
- Der Projektstrukturplan ist ein unverzichtbares Instrument für jede Projektplanung.
- Er unterteilt das Projekt in kleinere, handhabbare Einheiten und reduziert damit die Komplexität des Projekts.
- Ein Projektstrukturplan ermöglicht es, das Projekt zu gliedern und den Gesamtüberblick zu behalten.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Projektstrukturplan?
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist das zentrale Planungs-, Kommunikations- und Controlling-Instrument in Projekten. Er ist ein bedeutendes Instrument in der Projektdokumentation und gibt idealerweise auf einer DIN A4- oder A3-Seite auf einen Blick Auskunft über den momentanen Status des Projektes. Der PSP ermöglicht es, jedes noch so komplexe Projekt greifbar gemacht, strukturiert und überschaubar abzuarbeiten.
Überblick über den Projekt-Inhalt
Der PSP gliedert das Gesamtprojekt in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete und schafft damit Struktur und Orientierung für alle Beteiligten. Jedes Arbeitspaket beinhaltet alle Aufgaben auf einer Metaebene, die im Rahmen des Projektes abzuwickeln sind, die zeitliche Abgrenzung durch Start- und Endtermine und die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für die einzelnen Tätigkeiten. Durch das Zerlegen des Gesamtprojektes und Verteilen der Teilaufgaben im Team wird der Projektleiter entlastet und kann sich auf das Managen des Projektes konzentrieren.
Überblick über den Projekt-Fortschritt
In der Umsetzungsphase und im Projekt-Controlling wird der PSP als Basis herangezogen, um den Fortschritt der Arbeitspakete Schritt für Schritt zu erheben bzw. Problemstellungen, ausständige Entscheidungen und etwaige Terminverzögerungen aufzuzeigen. Der PSP ermöglicht somit eine ständige Überwachung des Projektfortschritts und eine schnelle Reaktion auf Abweichungen.
Einheitliche Sichtweise auf das Projekt
Als zentrales Dokument gewährleistet der PSP auch eine einheitliche Sichtweise aller Beteiligten auf das Projekt und seine Ziele, sowie eine gemeinsame Sprachregelung. Jeder Mitarbeiter erhält die Übersicht einerseits über seine eigenen Aufgaben, andererseits auch über die Aufgaben der anderen und weiß somit über die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen Bescheid. Die Projektmitarbeiter wissen, wer wann welche Ergebnisse liefern muss.
Insgesamt wird durch den PSP die Komplexität jedes Projektes überschaubar gemacht, eine einheitliche Sichtweise auf das Projekt gewährleistet und die Projektabwicklung durch eine klare Struktur unterstützt.
Mit Hilfe des ProjekTstrukturplans wird die Komplexität des Projektes überschaubar gemacht.
Unterschiedliche Arten von Projektstrukturplänen
Es gibt verschiedene Arten von Projektstrukturplänen, die jeweils darauf abzielen, verschiedene Aspekte und Perspektiven eines Projekts zu beleuchten. Im Folgenden werden die am häufigsten verwendeten Arten von Projektstrukturplänen beschrieben:
Phasenorientierte Gliederung
Bei der phasenorientierten Gliederung werden die Arbeitspakete nach Projektphasen geordnet. Jede Phase wird dabei als eigenständige Projektphase betrachtet, die wiederum aus mehreren Teilpaketen besteht. Die phasenorientierte Gliederung eignet sich besonders für Projekte, die in klar definierten Phasen ablaufen, wie zum Beispiel Bauprojekte.
Funktionsorientierte Gliederung
Bei der funktionsorientierten Gliederung werden die Arbeitspakete nach Funktionen oder Aufgabenbereichen geordnet. Jedes Arbeitspaket wird dabei einem bestimmten Bereich oder einer bestimmten Funktion zugeordnet. Die funktionsorientierte Gliederung eignet sich besonders für Projekte, die sich auf bestimmte Aufgabenbereiche konzentrieren, wie zum Beispiel IT-Projekte.
Objektorientierte Gliederung
Bei der objektorientierten Gliederung werden die Arbeitspakete nach Objekten oder Bauteilen geordnet. Jedes Arbeitspaket wird dabei einem bestimmten Objekt oder Bauteil zugeordnet. Die objektorientierte Gliederung eignet sich besonders für Projekte, die sich auf die Entwicklung oder den Bau von Objekten konzentrieren, wie zum Beispiel Bauprojekte.
Prozessorientierte Gliederung
Bei der prozessorientierten Gliederung werden die Arbeitspakete nach Prozessen oder Abläufen geordnet. Jedes Arbeitspaket wird dabei einem bestimmten Prozess oder Ablauf im Projekt zugeordnet.
Meilensteinorientierte Gliederung
Bei der meilensteinorientierten Gliederung werden die Arbeitspakete nach Meilensteinen geordnet. Jedes Arbeitspaket wird dabei einem bestimmten Meilenstein zugeordnet.
Es ist wichtig, die richtige Art der Gliederung für das jeweilige Projekt auszuwählen, um eine klare und übersichtliche Struktur zu schaffen. Dabei muss unbedingt darauf geachtet werden, dass der Projektstrukturplan detailliert genug ist, um alle Arbeitspakete abzudecken, aber nicht so detailliert, dass er unübersichtlich wird.
Einen Projektstrukturplan erstellen
Der Projektstrukturplan wird im Rahmen der Projektstartphase idealerweise in Form eines Workshops unter Mitwirkung eines gut ausgewählten Teilnehmerkreises erstellt. Bei komplexen Projekten mit vielen Beteiligten werden wenige relevante Mitarbeiter ausgewählt. Um langwierige und ineffiziente Diskussionen zu vermeiden, soll der Teilnehmerkreis acht bis zehn Personen nicht überschreiten.
1) Alle Aufgaben auflisten
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektstrukturplans ist die vollständige Auflistung aller Aufgaben, die im Rahmen des Projektes in Form von Arbeitspaketen zu erledigen sind. Dies sollte nicht von einem allein (z.B. vom Projektleiter) im stillen Kämmerlein, sondern im gesamten Team erfolgen. In der Praxis eignet sich dazu die Methode des Brainstormings oder Mind-Mappings.
2) Aufgaben clustern
Die definierten Aufgaben werden nach Themenbereichen oder zeitlichem Ablauf geclustert. Die beste Methode für die Sortierung hängt vom Projektinhalt ab und muss von Fall zu Fall definiert werden.
3) Arbeitspakete definieren
Im Anschluss an die Clusterung werden die identifizierten Aufgaben in Arbeitspaketen zusammengefasst. Hierbei sollte man sich von Anfang an im Klaren sein, welche Granularität man verwenden will, um sich nicht in Details zu verlieren, die in diesem Meta-Plan nichts verloren haben. Der Projektstrukturplan kann zwar detailliert abgebildet sein, aber wenn, sollte sich derselbe Detailgrad in allen Projektphasen wieder finden.
4) Verantwortlichkeiten den Arbeitspaketen zuordnen
Sind die Arbeitspakete in Form von Überschriften definiert und in der Hierarchie an ihrem Platz, geht es ans Eingemachte: Wer macht was? Die Zuordnung von Verantwortlichkeiten zu den Arbeitspaketen erfolgt im Team mit den Fachexperten. Jeder Verantwortliche muss zu seiner Aufgabe sein Commitment abgeben. Und vor allem auch die nötige Zeit und das nötige Know-how haben. Ansonsten muss die Nominierung eines anderen Mitarbeiters in Betracht gezogen werden.
5) Start- und Endtermin der Arbeitspakete festlegen
Stehen die Verantwortlichkeiten fest, werden die Arbeitspakete durch eine Definition von Start- und Endtermin zeitlich festgelegt. Dabei gilt es zu berücksichtigen, wo die Prioritäten liegen und welche Arbeitspakete voneinander abhängig sind. Welche Tätigkeiten müssen hintereinander erfolgen, welche können parallelisiert werden und welche sind vielleicht gar nicht so wichtig und können daher zurückgestellt werden? Der Abschluss von wichtigen Arbeitspaketen, deren Verzögerung unter Umständen das gesamte Projekt beeinträchtigt, kann zusätzlich zum Meilensteinplan auch im Projektstrukturplan als Meilenstein gekennzeichnet werden.
6) Dokumentation des Projektstrukturplans
Der letzte Schritt ist die Dokumentation des erstellten Projektstrukturplans. Im Zuge dessen erhält auch jede Teilaufgabe eine Codierung – die Arbeitspaket-Nummer. Damit ist sowohl der fixe Platz im Projektstrukturplan, als auch die eindeutige Identifizierung der Arbeitspakete gewährleistet.
Möglichkeiten der Abbildung gibt es viele. Ob als Excel-Liste, als schön aufbereitetes grafisches Chart oder als einfaches Post-It-Bild auf einem Whiteboard – jeder kann über die geeignete Darstellungsweise selbst entscheiden. Dabei darf auch die Notwendigkeit der Wartung nicht außer Acht gelassen werden, die garantiert in jedem Projekt schlagend wird.
7) Final-Check und Verteilung an alle Projektmitarbeiter
Zur inhaltlichen Qualitätssicherung des Projektstrukturplans ist ein Cross-Check mit den Projektzielen hilfreich. Sind alle Ziele erreicht, wenn alle Arbeitspakete abgearbeitet wurden? Wenn ja, ist der Anspruch auf Vollständigkeit gegeben. Eine nachträgliche Aufnahme von Arbeitspaketen ist natürlich immer möglich, es sollte jedoch bereits von Anfang darauf geachtet werden, möglichst nichts zu übersehen.
Der fertige Projektstrukturplan wird anschließend an einem zentralen Ort gespeichert und an alle relevanten Projektmitarbeiter verteilt.
Werkzeuge zur Projektstrukturplanerstellung
Welche Tools gibt es
Um einen Projektstrukturplan zu dokumentieren, gibt es verschiedene Tools, die bei der Erstellung unterstützen können. Einfache Varianten sind gängige Tabellenkalulationsprogramme (zB: MS Excel, Google Tabellen, Apple Numbers, …) oder gängie Software zu erstellen von Präsentationen (zB: MS PowerPoint, Google Präsentationen, Apple Keynote, …) oder spezielle Software wie WBS-Chart PRO oder GRANEDA Dynamic. Diese Tools erleichtern die Dokumentation und grafische Darstellung eines übersichtlichen und detaillierten Projektstrukturplans.
Beispiel Projektstrukturplan
Die Abbildung des Projektstrukturplans erfolgt aus Gründen der Übersichtlichkeit am besten in grafischer Form. Unterstützende Tools sind z.B. MS Excel, MS PowerPoint oder spezielle Software wie z.B. WBS-Chart PRO oder GRANEDA Dynamic.
Tipps zur Erstellung des Projektstrukturplans
Der Projektstrukturplan ist ein wichtiges Instrument, das eine klare Übersicht über die Hauptaufgaben und Phasen eines Projekts bietet. Um einen qualitativ hochwertigen Projektstrukturplan zu erstellen, müssen einige wichtige Punkte berücksichtigt werden. Hier sind einige Tipps zur Erstellung eines effektiven Projektstrukturplans:
- Dem Projektleiter sollen die Hauptaufgaben bzw. Phasen bereits vor Erarbeitung der Feingliederung mit dem Projektteam zumindest in ihrer groben Struktur klar sein.
- Ein qualitativ hochwertiger Projektstrukturplan kann nur im Team entwickelt werden, auch wenn der Projektleiter glaubt, den perfekten Projektstrukturplan bereits zu kennen.
- Den Projektstrukturplan nach Möglichkeit nicht an einem Tag fertigstellen, sondern nach etwas „Einwirkzeit“ nochmals optimieren (zuerst entwerfen, dann finalisieren).
- Es empfiehlt sich, ca. 7-10 Phasen und 7-10 Arbeitspakete pro Phase zu verwenden, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten und den Arbeitsaufwand nicht zu erhöhen.
- Der Projektstrukturplan muss so weit detailliert werden, dass die entstehenden Einheiten (Arbeitspakete) plan- und kontrollierbar sind.
- Der Projektstrukturplan sollte auf einer DIN-A4- oder A3-Seite darstellbar sein, sonst geht die Übersichtlichkeit verloren.
- Am Schluss muss geprüft werden, ob mit den im Plan enthaltenen Aktivitäten die Projektziele erreicht werden können.
- Jede Überarbeitung des Projektstrukturplans muss eine deutlich sichtbare neue Version werden, um das Umhergeistern mehrerer verschiedener Projektpläne zu vermeiden.
- Der Projektstrukturplan ist die Basis für alle weiteren Planungen – ihm ist dementsprechend viel Aufmerksamkeit zuzumessen.
- Ein großformatig ausgedruckter Projektstrukturplan ist das zentrale Kommunikationsinstrument im Projekt.
- Bei manchen Projektarten können standardisierte Phasen als Basis verwendet werden.
