Risiken in Projekten? Keine Zeit dafür! Das Motto vieler Projektmanager lautet: Es wird schon irgendwie gehen! In dem Bemühen, positiv zu denken, werden die möglichen negativen Folgen der Risiken oftmals ignoriert. Die Folgen sind fatal.
Ohne Risikomanagement besteht die Gefahr, dass Projekte völlig aus dem Ruder laufen, jedes Budget sprengen, zu spät fertig werden oder sich ganz im Sand verlaufen. Das muss nicht sein: Wer die Risiken in seinem Projekt rechtzeitig erkennt, kann sie proaktiv managen. Dies erfordert aber Mut, Unangenehmes anzusprechen, eine bestimmte Kultur und die Anwendung von kontinuierlichem Risikomanagement.
Inhaltsverzeichnis
Risiken werden gerne ignoriert
Per Definition sind Projekte noch nie dagewesene Vorhaben. Risiken sind daher immer mit von der Partie. Durch den großen Zeitdruck auf das Projekt und seine Beteiligten werden sie jedoch gerne geflissentlich ignoriert. Hinzu kommen noch Politik und Einzelinteressen – alles Angelegenheiten, die einen freien Blick auf die tatsächlichen Gegebenheiten verstellen.
Nur in wenigen Unternehmen ist professionelles Risikomanagement ein fester Bestandteil des Projektmanagement-Prozesses, obwohl es eine der wichtigsten und zugleich anspruchsvollsten Aufgaben im Projektmanagement ist. In noch viel weniger Fällen wird professionelles Risikomanagement auch tatsächlich praktiziert.
Die Tatsache, dass Risiken ignoriert werden, muss sich nicht nachhaltig auf das Projekt oder das Unternehmen auswirken. Trotzdem begeht man als Projektmanager einen Kunstfehler, wenn das Risiko im Projekt nicht bedacht wird.
Die Verantwortung für die Durchführung des Risiko-controllings liegt beim Projektleiter!
Warum Risikomanagement in Projekten?
Risikomanagement ist zugleich Chancenmanagement.
Projekte sind riskante Vorhaben und führen immer in bisher unbekannte Gewässer. In dieser „Untiefe“ liegt die Ursache für jedes Projektrisiko – Unsicherheit! Wer davon läuft und das Risiko nicht bei den Hörnern packt, flieht vor der Chance. Ein Projekt nicht durchzuführen bedeutet, auf die Chance und den Gewinn zu verzichten.
Risiko und Gewinn gehen immer Hand in Hand. Im Übrigen ist die Anwendung von professionellem Projektmanagement die beste Risikovorsorge für Ihr Projekt. Eine adäquate Planung Ihres Projektes sorgt für Struktur und Übersicht und reduziert damit die Unsicherheit.
Was ist ein Projektrisiko?
Projektrisiken sind Ereignisse im Projektverlauf mit negativen Auswirkungen auf die Projektergebnisse. Jedes Projektrisiko stellt eine potentielle Bedrohung für das Projekt dar und gefährdet Projekttermine, Kosten, Ergebnisse und die Qualität – aber auch die Kundenzufriedenheit kann massiv aus dem Gleichgewicht geraten.
Projektrisiken sind „abstrakte Vorstellungen“, da sie immer in der Zukunft liegen. Folglich ist nie zu 100% vorhersehbar, ob das Projektrisiko eintritt oder nicht, ob es einen potentiellen Schaden verursacht oder nicht.
Prinzip: Ursache und Wirkung
Die Definition eines Projektrisikos lässt sich vom Prinzip Ursache und Wirkung ableiten. Die Ursache ist ein mögliches zukünftiges Ereignis im Projekt, das zu unerwünschten Folgen führen kann. Die Wirkung hingegen ist die unerwünschte Folge selbst. Beim Risikomanagement geht es um das proaktive Gestalten und Steuern der Projektrisiken – um das Management der Ursache.
Projektrisiken können nur über deren Eintrittswahrscheinlichkeit und Konsequenzen gesteuert werden. Die nachstehende Grafik verdeutlicht das Zusammenspiel von Risiko, Ursache, Eintrittswahrscheinlichkeit und Konsequenz.
Risiken entstehen aus Unsicherheiten
Welche Arten von Projektrisiken gibt es?
In der Praxis differenziert man vier unterschiedliche Risikoarten. Im Besonderen gilt die Aufmerksamkeit der Risikoart 3, da dieses Risiko zum wirtschaftlichen Kollaps führt, wenn es nicht rechtzeitig erkannt und reduziert wird.
1) Das „normale“ Risiko
Das Risiko, das unvermeidlich mit jedem Projekt verbunden ist, einfach dadurch, dass das Vorhaben zuvor noch nie in dieser Weise durchgeführt wurde.
2) Das leistbare Risiko, welches das Projekt nicht umbringt
Zusätzliches Risiko, über das erste Risiko hinausgehend; ein Risiko, das das Projekt aber nicht zum Scheitern bringt, wenn es eintritt, sondern eventuell nur verzögert oder die Kosten in die Höhe treibt.
3) Das unleistbare Risiko, welches das Projekt umbringt
Das berühmte „Worst Case Szenario“: Wenn dieses Risiko eintritt, scheitert das Projekt! Der Projektleiter sollte versuchen, aus diesem Risiko ein Risiko der 2. Art zu machen (durch Vertragsgestaltung, Hereinnahme von Partnern, Risiko-überwälzung auf Dritte, Risikovorsorge, …)
4) Das Risiko, das man eingehen muss, weil man keine Wahl hat
Z.B. Schicksal, Ausweglosigkeit, Tragik, usw.; beruht meistens auf Fehlern in der Vergangenheit.
Managen Sie Ihre Projekt indem Sie Ihre Risiken managen!
Risikomanagement – Die Aufgaben im Prozess
Risikomanagement ist die Art und Weise, wie man mit Risiken im Projekt umgeht. Die Literatur spricht von einer Managementtechnik, um Bedrohungen für ein Projekt frühzeitig zu erkennen und durch die Initiierung entsprechender Gestaltungsmaßnahmen (also Maßnahmen zur Risikominimierung) den möglichen Schaden für ein Projekt zu minimieren bzw. abzuwenden.
Risikomanagement ist keine einmalige Aktivität, sondern ein Managementprozess. Die Konsequenz von Risikomanagement heißt Krisenmanagement. Bei Krisenmanagement geht es darum eine Lösung für das Problem zu finden, das bereits aufgetreten ist. Weiters hat Risikomanagement nichts mit der Angst vor Gefahren, Pessimismus oder riskantem Management zu tun.
Im Zentrum des Risikomanagement-Prozesses stehen vier wesentliche und zentrale Aufgaben:
1) Identifikation von projektspezifischen Risiken
Die erste und wichtigste Aufgabe im Zuge des Risikomanagements ist, alle möglichen Risiken aufzuspüren und zu identifizieren. Eine heikle Mission, wenn man bedenkt, dass nichts vergessen werden darf. Gott sei Dank stehen hierfür eine Menge Hilfsmittel zur Verfügung.
Die gängigsten sind Checklisten, Brainstorming-Methoden, strukturierte Befragungen von einschlägigen Experten, systematische Auswertungen vergangener und abgeschlossener Projekte oder der Einsatz von Fragebögen. Am besten ist eine Kombination der Methoden. Auf alle Fälle betrifft die Identifizierung von Risiken alle im Projekt und nicht nur den Projektmanager. Vier Augen sehen eben mehr als zwei.
Eine weitere Hilfestellung zur vollständigen Ermittlung aller Risiken eines Projektes ist die Aufgliederung der Risiken in Kategorien.
Diese können beispielsweise sein:
- technische Risiken
- Kostenrisiken
- Terminrisiken
- Ressourcenrisiken
- Qualitätsrisiken
- personelle Risiken
- rechtliche/vertragliche Risiken
- u.v.m.
Die Ergebnisse werden zum Abschluss strukturiert erfasst und in einer so genannten Risikotabelle dokumentiert.
2) Bewertung der identifizierten Risiken
Im nächsten Schritt werden die identifizierten Risiken hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und den daraus resultierenden Auswirkungen auf die Projektziele bewertet. Für die Einschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit können Kategorien hilfreich sein, wie z.B.:
- sehr wahrscheinlich
- möglich
- möglich bei gewissen Voraussetzungen
- unwahrscheinlich
Es ist aber auch die Abstufung in Prozent-Schritten möglich. In beiden Fällen basiert die Einschätzung auf Erfahrung, Intuition und vergleichbaren Risiken. Die Einschätzung der potentiellen Risikoauswirkung beschäftigt sich mit dem Ausmaß der Auswirkungen und Konsequenzen bei Risikoeintritt (also gesetzt den Fall, dass die Eintrittswahrscheinlichkeit 100% ist), daher mit welcher Schadenshöhe zu rechnen ist.
3) Setzen von Maßnahmen zur Risikominimierung/-verminderung
Hierbei geht es um die Erarbeitung und Umsetzung von Maßnahmen für Risiken, die nicht eingegangen werden dürfen, weil der potenzielle Schaden aus Projektsicht zu groß wäre (siehe Tabelle Risikoarten: Risikoart 3).
Stellen Sie sich für die Entwicklung geeigneter Maßnahmen folgende Fragen:
- Wie kann man das Risiko reduzieren?
- Wie kann man die Eintrittswahrscheinlichkeit reduzieren?
- Wie kann man die Auswirkungen und Konsequenzen reduzieren?
- Sind die definierten Maßnahmen kostenseitig vertretbar?
Wichtig: Risikominimierende Maßnahmen verursachen kalkulierbare Kosten (z.B. die Kosten für eine Versicherung). Sie entstehen unabhängig davon, ob das Risiko eintritt oder nicht. Dieser Prozess kostet Geld! Aber es kostet mehr Geld, auf den Prozess der Risikominimierung zu verzichten. Viele Unternehmen haben bereits sehr schmerzhafte Erfahrungen damit gemacht.
Für den Fall, dass ein Risiko trotz Maßnahme zur Risikominimierung dennoch eintritt, kann ein Plan B Abhilfe schaffen (Contingency Management). Dieser liegt fertig in der Schublade für den Fall, dass er gebraucht wird. Voraussetzung für eine erfolgreiche Risikoabwehr ist, dass alle im Projektteam ihre Rolle im Plan B beherrschen und die Umsetzung des Plan B reibungslos funktioniert.
4) Periodisches Überwachen und Steuern von Risiken
Das periodische Überwachen und Steuern von Risiken ist ein wesentlicher Bestandteil des operativen Projektcontrollings. Alle Risiken müssen regelmäßig überprüft werden
- ob sie noch aktuell sind
- ob neue hinzugekommen sind
- ob sich die Eintrittswahrscheinlichkeit verändert hat
- ob sich das Risikopotenzial verändert hat
Wenn Sie auf diese Weise Ihre Risiken in Projekten gestalten und managen, haben Sie schon eine Menge erreicht. Nur wer bewusst Risikomanagement betreibt, kann auch offensiv mit Risiken umgehen und wird vor unverhofften Gefahren bewahrt.
Tipps und Tricks aus der Praxis
- Erstellen Sie die Risikoanalyse immer gemeinsam mit dem Projektteam und holen Sie sich im Idealfall eine externe Sicht ein.
- Wenn keine Risiken gefunden werden, ist das Projekt entweder nicht projektwürdig oder es wurde nicht intensiv genug nach Risiken gesucht.
- Auch leicht „verrückte“ Szenarien sind erlaubt – oftmals sind sie gar nicht so abwegig.
- Verdrängen Sie die Risiken nicht! Sprechen Sie die Risiken offen an und weisen Sie auf die möglichen Konsequenzen hin.
- Beobachten Sie die identifizierten Risiken während des Projektverlaufs auf Veränderung.
- Beschränken Sie sich bei der „Bearbeitung“ auf die wesentlichen Risiken – jene mit hohem Schaden und hoher Eintrittswahrscheinlichkeit.
