Mit 8 Tipps Online-Meetings effizient gestalten

Nicht nur in Projekten sind Meetings absolut unerlässlich. Jede Organisation braucht Besprechungen, um sich zu koordinieren, Entscheidungen zu treffen und gemeinsam Ergebnisse zu liefern – sei es für Brainstorming, Prozessverbesserungen oder Produktentwicklungen. 

In unserem von Home Office und internationalen Teams geprägten Arbeitsalltag müssen längst nicht mehr zwangsweise alle Meeting-Teilnehmer an einem Ort zusammenkommen. Online-Meetings haben Unternehmen und Mitarbeitern viele Möglichkeiten und Vorteile, aber auch Stolperfallen und Herausforderungen beschert. 

Egal ob online oder mit physischer Anwesenheit, wenn Besprechungen nicht gut organisiert und geleitet sind, schaden sie mehr als sie nutzen. Ein ineffizientes Meeting zieht häufig noch weitere, womöglich wiederum ineffiziente Meetings nach sich. Umgekehrt fördern effiziente Projektmeetings Motivation und Engagement der Mitarbeiter und optimieren somit die gesamte Organisation.

Vorteile von Online-Meetings

• Ortsunabhängig: Ein virtueller Meeting-Raum bringt Teilnehmer rund um den Globus zusammen – egal, ob sie sich gerade zuhause, im Büro, im Zug oder am Strand befinden. 
• Flexibel: Online-Meetings benötigen weniger Planung und können in kleinen Teams auch spontan einberufen werden. 
• Zeit- und kostensparend: Aufwände für Anfahrt, Unterkunft, Verpflegung und Meeting-Raum entfallen. 
• Umweltfreundlich: Weniger Dienstreisen und damit weniger Verkehr reduzieren die Belastung der Umwelt. 
• Erhöhte Teilnehmerzahl: Ein virtueller Meeting-Raum bietet keine physischen Grenzen für Teilnehmer bzw. Zuhörer. 
• Aufzeichnung: Verhinderte Teilnehmer können die Besprechung später nachhören bzw. Unklarheiten durch „Videobeweis“ oder Transkript beseitigt werden. 

Nachteile von Online-Meetings

• Technische Hürden: Langsame Internetverbindung, unsichere Bedienung oder Software-Probleme können zu Verzögerungen und Unmut bei den Teilnehmern führen. 
• Verminderte Aufmerksamkeit: Vor dem Bildschirm lassen sich Teilnehmer leichter von Tab-Surfing, „dringenderen“ Aufgaben oder durch Aufpoppen neuer Nachrichten ablenken. 
• Ständige Verfügbarkeit: Die Flexibilität und Ortsunabhängigkeit kann auch ein Nachteil sein. So fühlt man sich eventuell dazu verpflichtet, an wichtigen Meetings auch im Urlaub teilzunehmen. 
• Fehlende Atmosphäre: Auf dem Monitor fehlt die Dreidimensionalität der Realität. Sitzordnung, Gerüche, Stimmengewirr, nonverbale Kommunikation und direkter Blickkontakt erzeugen ein Ambiente, das virtuell nicht wahrnehmbar ist. 
• Gefilterte Rückmeldung: Der Moderator erhält kaum Information über die Stimmung im Meeting oder die Stimmung danach.
• Kein persönlicher Kontakt: Geflüsterte Kommentare oder nachträgliche 4-Augen-Gespräche über behandelte Themen oder ToDo’s sind nur über den persönlichen Chat möglich.
• Weniger Gruppendynamik: Im virtuellen Meeting-Raum entfällt das informelle Plaudern, wenn die Teilnehmer wieder an ihren Arbeitsplatz zurückgehen. Generell entsteht in rein virtuellen Meetings viel weniger Energie, als in einer realen Umgebung. 

Bei Online-Meetings ist die Gefahr außerdem noch größer, zu viele davon in einen Arbeitstag hinein zu stopfen. In der realen Welt wechselt man zumindest den Meeting-Raum, ist angehalten, Mittagspause zu machen, oder muss für die nächste Besprechung sogar in ein anderes Gebäude. Vor dem Bildschirm hat man zwischen zwei Meetings oft nicht einmal 1 Minute Pause, geschweige denn Gelegenheit, sich kurz die Beine zu vertreten. 

Alleine aus diesem Grund sollten Online-Meetings unbedingt auf ihre Notwendigkeit hin überprüft und perfekt strukturiert sein. 

Auswahl des richtigen Tools

Am Anfang jedes digitalen Meetings steht die Wahl des richtigen Tools. Dieses sollte natürlich allen Teilnehmern zur Verfügung stehen und optimalerweise auch bereits allen Teilnehmern inklusive seiner wichtigsten Funktionen bekannt sein. Die einzelnen Tools unterscheiden sich in erster Linie durch Registrierungspflicht, Kosten, sowie maximale Dauer und Teilnehmerzahl. Folgende Fragen müssen dazu vorab geklärt sein:

• Wieviele Teilnehmer sind geplant?
• Auf welchen Geräten und mit welchem Betriebssystem werden sich die Teilnehmer einloggen?
• Müssen sich die Teilnehmer vor dem Login registrieren oder einen Download starten? 
• Soll die Teilnahme auch nur als Audio ohne Video möglich sein?
• Wie lange soll das Meeting dauern?
• Sind Zusatzfunktionen wie Aufzeichnung, Whiteboard, Bildschirm teilen oder gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten erwünscht? 

Idealerweise gibt es im Unternehmen EIN Tool, welches allen Mitarbeitern bekannt ist und für firmeninterne Projektmeetings genutzt werden kann. Für unternehmensübergreifende Meetings hat sich ZOOM etabliert, da hier lediglich der Organisator ein Benutzerkonto benötigt und die Besprechung ohne Client im Browser abgehalten werden kann. Weitere Alternativen sind Google Meet, GoToMeeting, Microsoft Teams, Skype oder TeamViewer.

Gute Vorbereitung des Online-Meetings

Wie so oft ist eine gute Vorbereitung bereits die halbe Miete. Zu den wichtigsten Vorab-Arbeiten zählen die Auswahl und Einladung der (richtigen) Teilnehmer, sowie die Erstellung und Versendung einer Agenda inkl. Zeitangaben bzw. etwaig nötiger Unterlagen. Damit sind die Teilnehmer über die Tagesordnungspunkte informiert und haben die Möglichkeit, sich entsprechend vorzubereiten, bzw. im Fall noch weitere Punkte einzubringen. 

Auch während des Meetings hilft die Agenda, sich an den Zeitplan zu halten und ausufernde Diskussionen zu vermeiden. 

Wichtige Entscheidungen, die getroffen werden müssen, können ebenfalls Teil der offiziellen Agenda sein. Wenn nicht, sollte der Moderator diese als Erinnerung für ihn ebenfalls vorab notieren.

Der richtige Zeitplan für virtuelle Meetings

Studien zufolge ist man je nach Persönlichkeit nach dem dritten oder vierten Meeting hintereinander zu erschöpft, um einen konstruktiven Beitrag zu leisten. Außerdem ermüdet man vor dem Bildschirm noch schneller als im realen Meeting-Raum. 

Planen Sie deshalb Meetings nicht standardmäßig 30 oder 60 Minuten lang, sondern im 25- bzw. 50-Minuten-Takt. So haben die Teilnehmer Gelegenheit, zwischen den Online-Meetings kurz durchzuschnaufen und dem „Zoom-Fatigue-Syndrom“ vorzubeugen.

Dauert das Meeting länger als eine Stunde, rechnen Sie Pausen ein, alleine, damit sich die Augen von der anstrengenden Nah-Arbeit am Monitor erholen können. Ermuntern Sie die Teilnehmer, sich während den Pausen kurz vom Sessel zu erheben, ein paar Schritte zu gehen, ins Grüne zu schauen (diese Farbfrequenz entspannt die Augenmuskeln) oder führen Sie gemeinsam ein paar Stretch-Übungen durch. 

Um während eines langen Online-Meetings die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erhöhen, hilft inhaltliche Auflockerung mittels:

• Einbeziehung aller Teilnehmer
• häufige Ansichtswechsel am Bildschirm
• Breakout-Sessions in Kleingruppen
• Live-Umfragen
• kleine Ratespiele und Wissens-Tests
• ggf. Online-warm-up Spiele zum Kennenlernen

Rechtzeitig einloggen

Der Moderator des Meetings loggt sich idealerweise bereits 15min vor Beginn des Meetings ein. Erstens sorgt es bei manchen Teilnehmern für Unmut, wenn sie den virtuellen Meeting-Raum betreten möchten und gebeten werden, noch zu warten.

Zweitens können vorab noch eventuell auftretende technische Schwierigkeiten oder andere Stolpersteine beseitigt werden. Aus diesem Grund sollte man auch übrigens auch als Teilnehmer nicht erst in der Minute des Meeting-Starts auf den Einladungs-Link klicken, sondern schon etwas früher. 

Gängige Meeting-Regeln auch virtuell einhalten

Unsere Tipps für effiziente Projektmeetings haben natürlich auch in der Online-Welt ihre Gültigkeit. Dazu gehören unter anderem:

• Entscheidung, ob das Meeting tatsächlich nötig ist
• Penible Vorbereitung inklusive Agenda
• pünktlich starten und enden
• Ergebnisorientierte Moderation
• Pausen einlegen
• Ergebnissicherung mittels Protokoll

Sich auch am Bildschirm passend präsentieren

Auch die gängigen Meeting-Regeln bezüglich Verhalten während der Besprechung können 1:1 auf die digitale Welt übertragen werden. Auch hier gilt es eine aufrechte Körperhaltung zu bewahren, die Aufmerksamkeit vermittelt (auch wenn diese nicht immer 100%ig vorhanden sein kann), Blick nach vorne und Hände aus dem Gesicht. 

Bei virtuellen Meetings aber vor allem ein Knackpunkt ist selbstverständlich auch das Bild auf dem Monitor. Der Hintergrund sollte weder zu dunkel noch zu hell und unbedingt ohne ablenkende Bewegung gewählt werden. Manche Tools ermöglichen, den Hintergrund unscharf oder überhaupt als Green Screen mit beliebigem Motiv darzustellen. Bei der Kleidung sind angenehme, gedeckte Farben und keine Schmuddel-Klamotten zu empfehlen. Ein zu knalliges Outfit oder extreme Kontraste erzeugen ein Flimmern am Bildschirm, welches ablenkt und die Augen unnötig anstrengt.

Am Monitor ist es zwar weniger störend, wenn Teilnehmern kurz von der Bildfläche verschwinden, allerdings sollten Sie dennoch physisch anwesend und aufmerksam sein. Den Gang aufs WC oder zur Kaffeemaschine daher unbedingt noch vorher erledigen – und sicherheitshalber Familie und Katze „aussperren“. 

Ungünstige Lichtverhältnisse, schlechte Tonqualität oder andere technische Stolpersteine bei digitalen Projektmeetings haben ebenfalls negative Einflüsse auf die Meeting-Erfahrung.

Datenschutz bei virtuellen Meetings

• Teilnehmer im Home Office müssen sich bewusst sein, dass sie einen gewissen Einblick in Ihr Zuhause gewähren und sollten daher auf einen passenden Hintergrund ohne persönliche Gegenstände achten.  
• Screenshots und Aufzeichnungen dürfen nur gemacht werden, wenn alle Teilnehmer einverstanden sind. 
• Bei der Erstellung des Meetings sollte der Einladungslink den Teilnehmern per E-Mail übermittelt und nicht öffentlich geteilt werden. Idealerweise ist der Zutritt noch durch ein Passwort geschützt. 
• Die Nutzung einer Warteraum-Funktion und das Sperren des Meetings, nachdem alle Teilnehmer eingetroffen sind, sorgt für erhöhte Sicherheit. 
• Unbefugte Personen können per Mausklick aus dem Meeting entfernt werden. 

Gute Nachbereitung von digitalen Meetings

Bei Online-Meetings ist die Nachbereitung fast noch wichtiger, als bei realen Meetings. Eine abschließende Chat-Umfrage zum Meeting-Verlauf (Daumen hoch, hilfreich ja/nein oder Kommentar) kann helfen, die Stimmung im Meeting auch virtuell einzufangen.

Damit Entscheidungen und ToDo’s nicht vergessen werden, müssen die Teilnehmer möglichst rasch das Protokoll erhalten. Diese kann mit ein paar Dankesworten für die Teilnahme am Meeting entweder direkt als Datei oder als Link zum Firmenserver bzw. der Projektdokumentation verschickt werden. 

Fazit – Gut organisiert sind Online-Meetings produktiv

Der fehlende persönliche Kontakt steht dem Erfolg eines Meetings keineswegs entgegen. Im Gegenteil kann die fehlende emotionale Komponente zu sachlicheren Diskussionen und rascherer Lösungsfindung führen. Wer über die Herausforderungen bei der Planung, Durchführung und Teilnahme von Online-Meetings Bescheid weiß, kann sie dank dieser bewährten Praktiken mit Leichtigkeit bewältigen. Denn erfolgreiche Meetings bedeutet weniger Meetings und damit mehr Platz im Kalender für andere Tätigkeiten – oder Freizeit!