Lessons Learned – Vorbereitung und Durchführung

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Lessons Learned bilden Erfahrungen, Wissen, Erkenntnisse und Verständnis ab, die Personen im Zuge einer Projektabwicklung gewonnen haben. Dabei geht es sowohl um positive als auch um negative Aspekte auf unterschiedlichen Ebenen (fachlich-inhaltich, emotional-sozial, prozessual). Ziel ist, dass zukünftige Projektteams von diesen Erfahrungen profitieren. Schon einmal gemachte Fehler sollen vermieden werden. Bewährtes, das die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöht, genutzt werden.

Bevor eine Detailplanung für den Ablauf der Lessons Learned erfolgt, sollten zwei wichtige Fragen gestellt werden.

  • Ist der Zeitpunkt für die Durchführung der richtige?
  • Wie kann die Durchführung im Bezug auf die aktuelle Situation optimal gestaltet werden?

Da jedes Projekt einzigartig ist, können beiden Fragen nicht pauschal beantwortet werden. Grundsätzlich ist die Entscheidung davon abhängig zu machen, wie das Projekt verlaufen ist und die Stimmung im Team über die Projektlaufzeit war und gegenwärtig ist.

Für den Fall, dass der Stimmungsparameter eher frostige Temperaturen anzeigt, sollte mit der Durchführung der Lessons Learned noch zugewartet werden. Mit etwas zeitlicher Distanz können viele Dinge emotionsloser betrachtet werden. Es darf aber auch nicht zu viel Zeit vergehen. Als Faustregel gilt: Maximal sechs Wochen nach Projektabschluss sollten auch die Lessons Learned erhoben sein.

Die gängigste Methode ist, alle relevante Projektbeteiligte an einen Tisch zu holen und gemeinsam – in Form eines Workshops – den Entwicklungsprozess des Projektes Revue passieren zu lassen. Dabei sind die erworbenen Erfahrungen und Erkenntnisse systematisch zu dokumentieren.

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Das Arbeiten in der Gruppe ist immer ein kreativer und gemeinsamer Prozess, der automatisch zu einer höheren Ergebnisqualität führt.


Mögliche Ausgangssituationen

  • Das Projekt ist abgeschlossen und wurde an die Linie übergeben.
  • Das Projekt befindet sich in der Abschlussphase.
  • Inhaltlich sind nahezu alle Projektaktivitäten, bis auf ein paar wenige Restaufgaben erledigt.
  • Die Stimmung im Projektteam wirkt euphorisch und erleichtert, da alle Ziele wie vereinbart erreicht werden konnten oder aber frustrierend und emotional, da einiges im Projekt schief gelaufen ist.

Workshop-Vorbereitung:

  • Welche Ziele sollen erreicht werden?
  • Was soll konkret durchleuchtet werden?
  • Liegt der Fokus auf den fachlich-inhaltlichen Aspekten oder ist die Reflexion des Prozessverlaufs wichtiger? Oder beides?
  • Wenn auch die sozial-emotionale Ebene reflektiert werden soll, muss mehr Zeit eingeplant werden.
  • Abstimmung mit dem Auftraggeber. Seine Ideen, Wünsche und Anregungen sollten nicht unberücksichtigt bleiben.
  • Wer moderiert den Workshop? Insbesondere bei Projekten, wo Termine und Budgets weit überschritten und massive Spannungen im Team transparent wurden, empfiehlt sich die Moderation durch einen „Externen“.
  • Festlegung, wer am Workshop teilnehmen soll. Nicht nur das Projektteam, sondern auch der Projektauftraggeber und externe Projektmitarbeiter können einen Beitrag leisten.
  • Erarbeitung eines Prozessdesigns für den Workshopablauf. Das Prozessdesign ist mit einem Drehbuch zu vergleichen, in dem Punkt für Punkt festgehalten ist, wann wer was wie zu tun hat und wie viel Zeit dafür aufgewendet werden muss. Typische Fragen für die Reflexion sind:
    – Was ist im Projekt gut und was weniger gut gelaufen?
    – Was soll zukünftig in der Projektarbeit anders gemacht werden? Was soll bzw. muss sich ändern?
  • Reservierung von Räumlichkeiten
  • Organisation aller unterstützenden Arbeitsmittel, die für den Workshop benötigt werden (Flipchart, Pinwände, Beamer, Moderationskoffer, etc.)
    Erstellung einer Agenda, wo der grobe Ablauf mit Zeitstruktur ersichtlich ist.
  • Rechtzeitige Einladung aller Teilnehmer mittels Versand der Agenda. Tipp: Stimmen Sie den Termin im Vorfeld mit jenen Personen ab, deren Teilnahme am Workshop besonders wichtig ist.
Abenteuer Projektmanagement: Projekte, Herausforderungen und Lessons Learned
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Abenteuer Projektmanagement: Projekte, Herausforderungen und Lessons Learned
  • Herausgeber: Publicis Publishing
  • Gebundene Ausgabe: 239 Seiten

Workshop-Durchführung

Die Durchführung des Workshops hängt von der Gestaltung des Drehbuchs ab. Was im Vorfeld gut überlegt und geplant wurde, wird jetzt 1:1 umgesetzt. Kleine Kurskorrekturen sind natürlich erlaubt, wenn notwendig. Folgender musterhafter Ablauf hat sich bewährt:

  • Begrüßung der Teilnehmer
  • Vorstellung der Ziele des Workshops, des Ablaufs und der Zeitstruktur
  • Vereinbarung von „Spielregeln“ für den Workshop. Was ist zulässig, was nicht. Anregungen aus dem Teilnehmerkreis sollten angenommen werden, sofern sie unterstützend und konstruktiv sind.
  • Start der Reflexion erst, wenn alle Teilnehmer die Aufgabenstellung verstanden haben. Es ist wichtig, dass alle wissen was zu tun ist.
  • Sicherstellung, dass alle Ergebnisse strukturiert und gut lesbar dokumentiert werden.
  • Nach spätestens zwei Stunden sollte eine Pause eingeplant sein. Bei Kaffee und einem kleinen Imbiss läuft die Reflexion ohnehin weiter, manchmal sogar intensiver als in den strukturierten Einheiten.
  • Wenn die Reflexion abgeschlossen ist, Vereinbarung, wie das weitere Vorgehen aussieht und was mit den Ergebnissen im Detail weiter passiert.
  • Zum Abschluss sollte der Teilnehmerkreis die Möglichkeit für ein konstruktives Feedback erhalten

Workshop-Nachbereitung

  • Fotografieren der Workshopergebnisse und Erstellung eines Fotoprotokolls, welches in weiterer Folge zeitnah an alle Teilnehmer ausgesendet wird.
  • Übergabe der Ergebnisse / des Datenmaterials an die zuständigen Funktionsträger im Unternehmen, um sicherzustellen, dass die künftigen Projekte auf den Erfahrungsschatz zugreifen und davon profitieren können.
  • Mögliche zuständige Organisationseinheiten im Unternehmen können sein „Project Office“, „Organisationsabteilung“, „Qualitätsmanagement“, etc.
  • Wenn es diese „Zuständigkeiten“ in Ihrem Unternehmen nicht gibt, dann zeigen Sie das Problem bei den richtigen Stellen auf und machen Sie darauf aufmerksam, wie viel Erfahrung, Wissen und Know-how zur Weiterentwicklung des Projektmanagements hier ungenützt im Sand verläuft.

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Literaturhinweise

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Projektcontrolling: Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern
Roland Wanner - Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform - Auflage Nr. 1 (10.11.2013) - Taschenbuch: 280 Seiten
Projektmanagement mit Excel: Projekte planen, überwachen und steuern. Für Excel 2010, 2013 und 2016
Ignatz Schels, Uwe M. Seidel - Herausgeber: Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG - Gebundene Ausgabe: 346 Seiten
Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden
Nicolai Andler - Herausgeber: Publicis - Auflage Nr. 6 (01.07.2015) - Gebundene Ausgabe: 512 Seiten
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