Der Beruf Projektmanager ist branchenübergreifend. Projektmanager sind für die Steuerung von Projekten verantwortlich und haben Konzeptions- und Planungsaufgaben, die die unterschiedlichsten Arbeitsgruppen betreffen können.
Sie erarbeiten Pläne, organisieren, koordinieren und dokumentieren die Fortschritte eines Projekts und können Alternativpläne vorbereiten, wenn es notwendig werden sollte, weil beispielsweise der ursprüngliche Plan zu scheitern droht.
Inhaltsverzeichnis
Was macht ein freiberuflicher Projektmanager?
Freiberuflich arbeitende Projektmanager haben im Gegensatz zu den in Unternehmen angestellten Projektmanagern noch eine Vielzahl weiterer Aufgaben. Sie kümmern sich zusätzlich um Verwaltungsarbeiten, Kundengewinnung, Projektakquise, Vertragsverwaltung und auch um das Marketing.
Zu der Arbeit als Freiberufler gehören auch Aufgaben wie Rechnungen schreiben und die allgemeine Buchhaltung. Besonders für Unerfahrene kann das viel Zeit in Anspruch nehmen und die Effizienz ihrer Projektarbeit mindern. Um dem entgegenzuwirken ist es empfehlenswert auf einfache Buchhaltungs- und Fakturierungsprogramme zurückzugreifen, die diese Arbeit erleichtern.
Die Koordination von Projektplänen sowie die Festlegung wichtiger Kennzahlen, mit denen sich der Fortschritt des Projekts messen lässt, nimmt die meiste Zeit in Anspruch. Die Projektmanager stehen dazu in regem Austausch mit dem Projektteam. Zu ihnen kommen die Mitglieder des Projektteams, wenn es gilt, Probleme zu beheben.
Die Berichte der Projektmitglieder werden durch die Projektmanager dokumentiert, sie stellen Zeitpläne auf, erbringen Finanzierungsnachweise, nehmen eventuell Änderungen an der Teamzusammensetzung vor und berichten an die vorgesetzte Instanz. Bei Freiberuflern ist das in der Regel die Geschäftsführung. Gute Projektmanager maximieren dabei die Qualität der Arbeitsergebnisse des Teams und sind in der Lage, die Kompetenzen der Teammitglieder so einzusetzen, dass ein angenehmer und effizienter Projektfluss möglich ist.
Welche Kompetenzen muss ein Projektmanager mitbringen? – Hard und Soft Skills
Projektmanager brauchen fundierte betriebswirtschaftliche Kenntnisse, da sie je nach Branche mit Spezialisten interdisziplinär zusammenarbeiten. Sie müssen in der Lage sein, organisatorische Aufgaben zu bewältigen und brauchen Kommunikationskompetenzen. Projektmanager, die beispielsweise im Bereich IT und Anwendungsentwicklung arbeiten, sind meistens bestens mit den erforderlichen Fachkompetenzen vertraut und kennen oft auch die verschiedenen Programmiersprachen.
Viele Projekte sind sehr langfristig angelegt und betreffen häufig auch externe Kunden. Es ist deshalb oft ein hilfreicher Faktor, wenn sie auch Kompetenzen im Bereich Krisenmanagement haben.
Im freiberuflichen Projektmanagement nehmen auch Soft Skills eine wichtige Bedeutung ein. Auch wenn Projektmanager im Freiberuf keine Personalverantwortung haben, ist es wichtig, dass sie über Durchsetzungsvermögen verfügen und Entscheidungsfreudigkeit zu ihren herausragenden Eigenschaften gehört. Darüber hinaus sind Eigenmotivation, eigenverantwortliches Arbeiten und Motivationsfähigkeit wichtige Skills für jeden Projektmanager.
Weitere Fähigkeiten, die Projektmanager im Allgemeinen haben sollten, sind:
- Empathie und Teamfähigkeit
- Organisationsfähigkeit
- Projektbezogene Fachkenntnisse
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
- Kommunikationsfähigkeit
- Durchsetzungsvermögen
Was beeinflusst die Produktivität im Projektmanagement?
Wie produktiv Projektmanager sind, hängt im Wesentlichen von drei Faktoren ab: PM-Methoden, Kultur in Organisationen und Teams, Software-Unterstützung.
Projektmanagementmethoden
Es gibt im Projektmanagement nicht eine Methode, die auf jedes Projekt passt. Grundsätzlich lässt sich zwischen klassischen und agilen Methoden unterscheiden. Scrum ist beispielsweise ein agiles Verfahren, das sich insbesondere für innovative Softwareentwicklungsprojekte eignet. Bei Organisations- und Bauprojekten hat sich die Wasserfallmethode bewährt.
Bei den traditionellen und eher schwerfälligen Methoden im Projektmanagement trifft sich meist das komplette Team regelmäßig zu Meetings, um die einzelnen Projektziele und den Projektfortschritt zu besprechen.
Bei den agilen Methoden treffen sich kleinere fokussierte Gruppen, die ganz spezifische Ziele in Angriff nehmen. Mit den agilen Methoden lassen sich kurzfristige Änderungen leichter und vor allem schneller realisieren. Die Teams sind nicht nur agiler, sondern auch flexibler und effizienter. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Ziele, die der Kunde gesteckt hat, auch tatsächlich in greifbare Nähe kommen. Das gilt insbesondere dann, wenn sich die Bedürfnisse des Kunden ändern.
Mit dem agilen Prinzip haben die Teams auch Mechanismen zur Hand, die eine schnelle Wiederholung in sich geschlossener Prozesse möglich machen. Probleme lassen sich leichter isolieren, spezifische Ziele sind leichter erreichbar und vor allem schneller umsetzbar.
Die folgenden populären agilen Ansätze sind – nach Beliebtheit geordnet:
- Scrum
- Kanban
- Lean
- DSDM – Dynamic System Development Model
- Extreme Programming
- Crystal
- Adaptive Software Development
- Scrumban
- Rapid Application Development
Team- und Organisationskultur
Hier sollten ein paar Grundsätze eingehalten werden, um die Produktivität aufrechtzuerhalten oder sogar zu steigern:
- Die richtigen Leute auswählen
- Die richtigen Personen mit den richtigen Aufgaben betrauen
- Teammitglieder motivieren
- Den Teams helfen beim Durchstarten und Abheben
Bei der Auswahl ist es wichtig, dass die Sozialkompetenz bei allen Beteiligten passt, auch die des Projektleiters. Soziale Spannungen, die nicht aktiv bearbeitet werden, können ein Projekt unmittelbar aufhalten und die Produktivität massiv reduzieren. Teams können sich beispielsweise selbstinitiierte Spielregeln geben.
Unterstützung durch Softwaretools
Tools für die Projektarbeit gibt es sehr viele am Markt, die für die unterschiedlichsten Themen und Aufgabenstellungen geeignet sind. Im Umfeld von Web 2.0 gibt es ein paar Tools, die sich durch ihre Effizienz hervorgetan haben, zum Beispiel Trello, Projectplace oder Asana. Wichtig bei der Auswahl der Toolunterstützung ist, dass die Werkzeuge dazu gedacht sind, den Beteiligten die Arbeit zu erleichtern. Sie können weder die Projektmanagement-Methodik ersetzen, noch sind sie in der Lage Schwächen zu kompensieren, wie beispielsweise soziale Kompetenzen.
Work-Life-Separation – klare Trennung von Beruf, Privat, Urlaub und Arbeitszeit
Work-Life-Balance, Work-Life-Blending, Multitasking sind alles Versuche, das digitale Leben, das Berufsleben und das Privatleben unter einen Hut zu bekommen. Wer zu Hause die Kinder hütet und gleichzeitig geschäftliche E-Mails schreibt oder umgekehrt, im geschäftlichen Meeting sitzt und private Nachrichten schreibt, merkt sehr schnell, dass das nicht funktioniert. Eines der beiden kommt auf jeden Fall zu kurz. Das war ursprünglich als Entlastung und Erleichterung gedacht, hat aber langfristig nicht zur Balance geführt, das Arbeitsleben hatte immer mehr Vorteile daraus.
Das liegt mitunter auch in dieser Tatsache begründet, dass die meisten Menschen sieben Lebensbereiche haben, die ihnen wichtig sein: Arbeit, Finanzen, Gesundheit, Beziehungen, Wohnen, Überzeugungen und Selbstverwirklichung. Schon am Umfang der Liste lässt sich leicht erkennen, dass es nicht möglich ist, dass sich jemand intensiv um alle Bereiche gleichermaßen kümmert. Das kann auch der beste Projektmanager nicht.
Eine ideale Balance, angesichts der normalerweise üblichen 40-Stunden-Woche, kann es gar nicht geben. Bei Work-Life-Separation geht es nicht in erster Linie darum, eine Balance herzustellen. Die modernen Kommunikationsmedien verleiten zwar dazu, Privates und Berufliches zu vermischen. Dennoch ist es wichtig, sich auf eine Sache ganz bewusst zu fokussieren und nicht mehrere Sachen gleichzeitig zu machen.
