Meilensteinplan

Meilensteine sind essenzielle Ereignisse in einem Projekt, deren Verzögerungen oft negative Folgen für die weitere Terminplanung des Projekts haben. Über den Meilensteinplan werden Terminverschiebungen transparent und die Auswirkungen auf das Projekt in klarer und übersichtlicher Weise für alle Beteiligten erkennbar.

Die Ausgangssituation

Bei umfangreichen Projekten mit einer Durchlaufzeit von einem Jahr und länger ist es oft schwierig, den Überblick über Termine und Inhalte zu bewahren. Um solch komplexe Vorhaben zu strukturieren, werden meist detaillierte Projektpläne erstellt.

Doch je höher die Komplexität eines Projektes, desto schwieriger ist es, sich zurecht zu finden, selbst mittels Projektstrukturplan, Balkenplan und anderen Projektmanagement-Tools. Um eine schnelle Übersicht über die aktuelle Terminsituation des Projekts zu erhalten, ist eine Planung auf einer höheren Ebene sinnvoll.

Was ist ein Meilensteinplan?

Der Meilensteinplan gibt Auskunft über zeitkritische Ereignisse im Projekt, deren termingerechte Einhaltung für das Projekt von hoher Wichtigkeit ist, da ansonsten zum Beispiel der Endtermin verzögert wird oder andere Deadlines nicht eingehalten werden können.

Darüber hinaus liefert der Meilensteinplan übersichtliche Information, welche dieser essenziellen Termine eingehalten, welche wie weit nach hinten verschoben wurden und wie sich diese Verzögerung auf zukünftige Meilensteine auswirkt. So lässt sich die Termin-Situation eines Projektes auf einen Blick erfassen, was den Meilensteinplan zu einem beliebten Management-Tool macht: Es werden keine Details, sondern die wesentlichen Informationen auf einer Meta-Ebene transportiert.

Über die Meilensteine werden außerdem Etappenziele definiert, deren Erreichung als Zwischenergebnis des Projektes verzeichnet und auch entsprechend gewürdigt werden sollte. Bei Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum hinstrecken, sind solche Erfolgserlebnisse „zwischendurch“ eine willkommene Motivationsspritze für das Projektteam.

Ziele der Meilensteinplanung

• Grobe Terminplanung für das gesamte Projekt
• Essenzielle Ereignisse im Projekt transparent machen
• Übersicht über Verzögerungen und deren mögliche Auswirkungen auf andere Termine
• Leistungsfortschrittsorientierung
• Schaffen von Zwischenzielen zur Mitarbeitermotivation

Voraussetzungen für die Erstellung eines Meilensteinplans

• Das Projektziel, Inhalte sowie Start- und Endtermine sind eindeutig definiert, idealerweise liegt ein Projektauftrag vor.
• Managementvorgaben und Rahmenbedingungen sind festgelegt und klar kommuniziert.
• Alle Termine für Teilergebnisse sind bekannt.
• Die Ressourcenplanung ist klar und zeigt, wann welche Ressourcen in welchem Umfang benötigt werden.
• Die Bedeutung des Projekts im Unternehmen ist bekannt.
• Es gibt einen im Team erarbeiteten und abgestimmten Aktivitäten- oder Projektstrukturplan.

Was ist ein Meilenstein?

Der Begriff „Meilenstein“ hat seinen Ursprung in der Antike und wurde verwendet, um die Entfernung zwischen zwei Orten anzuzeigen. Meilensteine dienten als Orientierungshilfen und halfen Reisenden, ihre Fortschritte zu messen und ihr Ziel zu erreichen.

Im Rahmen von Projekten wird der Begriff „Meilenstein“ verwendet, um einen bedeutsamen Punkt im Projektverlauf zu benennen, der ein essenzielles Ereignis oder einen wichtigen Fortschritt darstellt. Ähnlich wie ein physischer Meilenstein auf der Straße, hilft auch ein Meilenstein im Projektverlauf, den Fortschritt zu messen und das Ziel zu erreichen.

Was sind typische Meilensteine?

Im Projektmanagement wird nach DIN 69 900 ein „Ereignis besonderer Bedeutung“ im Projektablauf als Meilenstein bezeichnet. Diese „besondere Bedeutung“ weist bereits darauf hin, dass nicht jeder 08/15-Endtermin im Meilensteinplan verzeichnet wird.

Typische Meilensteine sind zum Beispiel Projektstart und Projektende, die Finalisierung der Konzeptionsphase, der Launch eines Piloten, Go-Live einer Software, oder die Entscheidung für ein Produkt.

Die Durchlaufzeit eines Meilensteins beträgt 0 Tage, er erhält weder eine Verantwortlichkeit noch inhaltliche Aufgaben und ist passiv formuliert. Dadurch wird er gezielt als Ereignis bzw. Status und nicht als Aktivität wahrgenommen. So folgt beispielsweise auf das Arbeitspaket „Grobkonzept erstellen“ logischerweise der Meilenstein „Grobkonzept ist erstellt“.

Wie erstelle ich einen Meilensteinplan?

Erarbeitung im Projektteam

Die Erarbeitung des Meilensteinplanung erfolgt idealerweise in einem speziell dafür geplanten Arbeitstermin / Workshop gemeinsam mit dem Projektteam. Die Dauer des Termins ist abhängig von der Komplexität und Größe des Projektes und der Anzahl der Teilnehmer, in der Regel sollte man mit 1-2 Stunden auskommen.

Auf jeden Fall sollten alle jene Mitarbeiter, die auch die wesentlichsten Arbeitspakete im Projekt verantworten, eingebunden werden. Zur Entscheidung, wer am Meilensteinplanungs-Workshop teilnimmt, kann auch die Projektorganisation zu Rate gezogen werden.

Notwendige Unterlagen für die Meilensteinplanung

Folgende Unterlagen werden zur Erarbeitung des Meilensteinplans auf jeden Fall benötigt:

• Projektauftrag
• aktueller Projektstrukturplan 
• Projektorganisation
• Projektkommunikationsplan
• Umfeldanalyse / Stakeholder-Analyse

Diese Unterlagen sollten alle Teilnehmer des Planungstermins vorab zur Vorbereitung erhalten. Das spart Zeit im Meeting.

Vorgegebene Meilensteine

Manchmal gibt es Meilensteine, die von vorneherein feststehen, sei es durch die Rahmenbedingungen (bestimmte Umstellungen z.B. können nur zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr durchgeführt werden) oder durch Vorgaben des Managements (z. B. Abschluss der Konzeption spätestens nach 3 Monaten). Eine im Vorfeld erstellte Liste der bereits fixierten Meilensteine ist eine Basis für die weitere Planung.

Wie findet man passende Meilensteine?

Erstellt wird der Meilensteinplan auf Basis von terminkritischen Ereignissen im Projekt, die sich aus dem Projektstrukturplan ableiten lassen. Typischerweise werden Meilensteine am Ende einer Projektphase und/oder eines Arbeitspaketes gesetzt. Weitere hilfreiche Unterlagen, um die Meilensteine zu definieren, sind der Projektauftrag, die Projektorganisation, der Projekt-Kommunikationsplan und eine Umfeld/Stake-Holder-Analyse.

Die Erstellung der Meilensteinplanung erfolgt sinnvollerweise direkt nach Fertigstellung des Projektstrukturplans und der Projektterminplanung. Die Abbildung des Meilensteinplans kann sowohl tabellarisch als auch grafisch erfolgen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist die grafische Darstellung der Meilensteinplanung in den meisten Fällen vorteilhafter.

Check: Sind die Meilenstein-Termine realistisch?

Stehen die Meilensteine fest und sind gut über die Projektlaufzeit verteilt, ist unbedingt noch ein Blick auf die Realisierbarkeit der Termine zu werfen.

• Können die den Meilensteinen vorgelagerten Aktivitäten / Arbeitspakete realistisch in diesem Zeitraum abgearbeitet werden?
• Sind die Termine evtl. zu großzügig geplant?

Ein zu sportlich geplanter Zeitplan ist ebenso wie das Gefühl, ewig Zeit zu haben, ein Motivationskiller. Meilensteine sind nicht nur ein Projektcontrolling-Instrument sondern helfen auch zwischendurch Erfolgserlebnisse für das Projektteam zu schaffen. Gerade bei langen Projekten ist das für die Motivation aller Beteiligten von großer Bedeutung.

Abstimmung mit dem Projektauftraggeber

Der Meilensteinplan sollte unbedingt vom Projektleiter mit dem Projektauftraggeber abgestimmt werden. Eventuell ist auch eine Abstimmung mit dem Projekt-Lenkungsausschuss notwendig und es benötigt auch auch dessen Einverständnis. Im schlimmsten Fall muss man den Meilensteinplan nochmals umplanen. Das sollte jedoch nicht passieren, wenn vorhandene Terminvorgaben im Vorfeld berücksichtigt wurden.

Meilensteine markieren den Weg zum Ziel…

Beispiele Meilensteinplan

Meilensteinplan erstellt mit MS PowerPoint

Meilensteinplan erstellt mit MS Excel

Meilensteinplan erstellt mit MS Project

Praxistipps für die Meilensteinplanung

• Ca. 7 bis 9 Meilensteine pro Projekt
• Als Faustregel gilt: 1 Meilenstein pro Monat
• Meilensteine zum Start oder Ende von Arbeitspaketen
• Meilensteine sind im Projektverlauf das Mindeste, das „controlled“ werden muss
• Als Basis für die Erstellung des Meilensteinplans den Projektstrukturplan nehmen
• Optimales Tool zur Projektevaluierung, da Verschiebungen auf einen Blick sichtbar werden und so für nächste Projekte Schlüsse gezogen werden können (ständige Verschiebungen sind Indikatoren für eine unrealistische Planung, ineffiziente Abwicklung, etc.)
• Ein permanentes Nicht-Erreichen von Meilensteinen deutet auf Probleme hin (zu enge Terminplanung, zu wenig Ressourcen, zu viel Inhalt, …).
• Der Meilensteinplan sollte nicht in den Weiten des Projektservers verschwinden oder im Archiv verstauben. Wie jeder andere Projektplan lebt auch er. Kann der Endtermin eines Arbeitspaketes im Projektstrukturplan nicht eingehalten werden, muss eventuell auch der nachfolgende Meilenstein in aller Transparenz verschoben werden.
• Der übliche Zugang ist die Erstellung eines Projektstrukturplans mit seinen Arbeitspaketen und die anschließende Ankoppelung der Meilensteine. Natürlich geht dies auch umgekehrt: Zuerst die Meilensteine festzulegen und dann die Aktivitäten dazwischen zu planen. Stehen gewisse Meilensteine von vorneherein fest, kommt man sowieso nicht daran vorbei, seine Arbeitspaket-Termine danach zu richten.

Bekannte Herausforderungen bei der Meilensteinplanung

Unklare oder unscharfe Projektziele: Wenn die Projektziele nicht klar definiert sind, ist es schwierig, die erforderlichen Meilensteine zu identifizieren.

Änderungen im Projektumfang: Wenn der Projektumfang sich während des Projekts ändert, können sich auch die erforderlichen Meilensteine ändern.

Bei Projekten, die auf agilen Methoden wie Scrum oder Kanban basieren, können oft keine detaillierten Meilensteinpläne erstellt werden, da die Arbeit in kürzeren Iterationen (Sprints) organisiert ist und der Fokus auf der kontinuierlichen Verbesserung liegt.

Bei Projekten mit sehr hohem Innovationsgehalt, bei denen das Ergebnis und der Verlauf nicht vollständig vorhersehbar sind (zB: Forschungsprojekte), kann sich die Definition fixer Meilensteine ebenfalls als schwierig gestalten.