Ohne adäquates Projektcontrolling ist jede noch so gute Projektplanung wertlos. Doch neben diesem „normalen“ operativen Controlling ist es auch ratsam, im Zuge eines Projektes einen Projektreview durchzuführen, um wertvolle Erkenntnisse für die kommenden Projektphasen oder Folgeprojekte zu gewinnen.
Während Controlling-Meetings im Projektverlauf auf die aktuelle Situation des Projektes in der Gegenwart ausgerichtet sind, wird im Projektreview über die Schulter geschaut und die Vergangenheit des Projektes betrachtet und analysiert. Ziel ist die intensive Auseinandersetzung mit dem Verlauf des Projektes.
Inhaltsverzeichnis
WANN macht man ein Projektreview?
Der Projektreview ist eine Sonderform des Projektcontrollings, die entweder nach Projektende oder im Idealfall jeweils am Ende einer Projektphase durchgeführt wird (z.B. einmal nach der Konzeptions- und einmal nach der Umsetzungsphase).
Je nach Projektdauer kann ein Projektreview auch in von vornherein definierten regelmäßigen Abständen (zum Beispiel zweimal pro Jahr oder nach Abschluss eines Meilen- steins) durchgeführt werden.
WER macht das Projektreview?
Um den größtmöglichen Erfolg zu erzielen, erfolgt die Durchführung des Projektreview mit Workshop-Charakter unter Anwesenheit aller am Projekt Beteiligten (Projektauftraggeber, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Stakeholder und Fachexperten). Das Projektteam und der Auftraggeber müssen unbedingt präsent sein.
WAS wird beim Projektreview betrachtet?
Der Fo
kus liegt sowohl auf den positiven als auch auf den negativen Aspekten (was ist gut, was ist weniger gut gelaufen?).
Die Durchleuchtung des Projektes bzw. der Projektphase konzentriert sich auf die fachlich-methodisch/prozessuale und auf die sozial/emotionale Ebene.
Die Ergebnisse des Projektreviews werden optimiert, indem möglichst viele Themenbereiche und Qualitätsmerkmale in messbaren Größen erfasst werden (vor allem die Hard Facts, wie Termine, Budget, etc.), um die im Folgenden angestrebten Projektverbesserungen quantitativ bewerten zu können. Checklisten vereinfachen den Prozess erheblich und machen ihn zudem reproduzierbar.
Aus Erfahrung wird man klug – nutzen Sie dies für Ihre Projekte!
WIE läuft ein Projektreview ab?
Strukturierte Informationssammlung durch Interviews
Um den Projektreview zielführend zu gestalten, werden im Vorfeld Informationen von allen Beteiligten zu den jeweiligen Projektphasen generiert. Dies geschieht durch Interviews. Zu beantworten sind insbesondere folgende Fragestellungen:
- Welche Erfahrungen wurden an den Schnittstellen zu Lieferanten, Betriebsrat, internem Kunden (=Fachdienst), etc. und anderen Abteilungen gemacht?
- Wie war die Qualität der Teamarbeit?
- Wie zweckmäßig war die Vorgehensweise?
- Wurden die richtigen Instrumente/Methoden eingesetzt?
- War die Verteilung der Aufgaben und Kompetenzen sinnvoll?
- In welchen Bereichen gab es Probleme und warum?
- Wodurch entstanden Schwierigkeiten?
- Was wäre nötig, um in Zukunft besser arbeiten zu können (Ressourcen, Strukturen, Kompetenzen, etc.)?
Analyse der Interviewergebnisse und Prozess-Design
Aus den gewonnenen Erkenntnissen ist es nun möglich, ein Gesamtbild auf zwei Ebenen zu generieren. Einerseits wird der strukturelle und prozessuale Ablauf beleuchtet (Hard Facts) und andererseits die Stimmung unter den Projektmitarbeitern bzw. die Projektkultur (Soft Facts). Diese Ergebnisse fließen in die Gestaltung des anschließenden Workshops mit ein und sind Basis für die Entwicklung seines Konzept-Designs.
Durchführung des Projektreviews
Die generierten Informationen werden dem Projektteam rückgespiegelt. Ziel ist die Entwicklung einer gemeinsamen Sichtweise durch das „Querlesen“ der Interviewdokumentation und den anschließenden Austausch im Plenum.
Die Reflexion des Projektes bzw. der Projektphase selbst geschieht in Kleingruppen, welche definierte Themenfelder (z.B. Management/strategisches Projektcontrolling, operative Umsetzung der Projektphasen, Kunden- und Lieferantensicht, etc.) auf der strukturellen und sozialen Ebene behandeln.
Mit Fokus auf die nächsten Schritte im Projekt bzw. auf das Folgeprojekt werden konkrete Maßnahmen und Entscheidungsvorschläge zur Optimierung und Weiterentwicklung definiert. Die Würdigung des Erreichten rundet den Review-Workshop ab.
Dokumentation der Ergebnisse
Die Ergebnisse des Projektreviews werden in einem Review-Bericht dokumentiert, um diese für die Zukunft zu erhalten und auch für jene Personen zugänglich zu machen, die nicht am Projekt beteiligt waren. Darüber hinaus ist es sinnvoll, sie in die bereits vorhandene Projektmanagement-Standards und -Richtlinien oder Best Practices einzuarbeiten.
Die identifizierten Entwicklungsfelder und Verbesserungspotenziale werden in einem Maßnahmenkatalog zusammengefasst und in der weiteren Projektabwicklung bzw. in Folgeprojekten sukzessive bearbeitet und verwertet. Dieser permanente Lernprozess unterstützt die ständige Weiterentwicklung der Projektorganisation, fördert die nachhaltige Optimierung der Projektstrukturen und sichert die inhaltliche Qualität der Projektergebnisse.
FAZIT
Die Durchführung eines Projektreviews ist auf jeden Fall zu empfehlen – und zwar nicht nur dann, wenn ein Projekt schiefgegangen ist. Vor allem aus hervorragend durchgeführten Projekten können wertvolle Schlüsse gezogen werden. Die häufig praktizierte „Hauptsache vorbei“-Mentalität gilt es dabei zu überwinden.
