Damit die teamübergreifende Zusammenarbeit funktionieren kann, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt werden. Es kommt auf eine gute Kommunikation sowie auf eine klare Verteilung der Rollen an. Ein passender Führungsstil, ein vorbereitendes Teamtraining und eine regelmäßige Evaluierung tun ihr Übriges.
Inhaltsverzeichnis
Herausforderungen überwinden und Chancen ergreifen
Bei der teamübergreifenden Projektarbeit schließen sich Fachkräfte aus verschiedenen Abteilungen eines Betriebs oder sogar aus verschiedenen Unternehmen zusammen, um mit vereinten Kräften ein Ziel zu erreichen. Dadurch lässt sich Fachwissen bündeln. Außerdem kann auf die Expertise von Personen mit unterschiedlichem Wissen zurückgegriffen werden, sodass eine zielführende Projektarbeit möglich ist.
Obgleich diese Art der Zusammenarbeit eine Reihe von Chancen birgt, steckt sie auch voller Herausforderungen. Die vielen unterschiedlichen Menschen müssen erst einmal zusammenfinden, gemeinsame Abläufe einführen und Rollen verteilen. Das kann zu allerlei Konflikten und Missverständnissen führen. Wird die teamübergreifende Projektarbeit aber von Anfang an richtig angegangen, lassen sich viele Probleme ausmerzen.
Kommunikationsbarrieren – so können sie überwunden werden
In einem eingespielten Team ist meist klar, wie und wann kommuniziert wird. Wenn aber plötzlich Leute von außen hinzukommen, kann die Verständigung am Anfang etwas holprig vonstattengehen. Die Gründe dafür sind vielfältig:
- Abweichende Unternehmenskultur
- Unterschiedliche Muttersprachen
- Verschiedene Zeitzonen
- Kulturelle Unterschiede aufgrund des Herkunftslandes
- Unklarheit über die Kommunikationskanäle
Regeln für die Kommunikation einführen
Eine nicht funktionierende Kommunikation kann das Voranschreiten des Projektes stark verzögern und zu Frustration aller Beteiligten führen. Um das zu verhindern, sollten von Anfang an Regeln festgelegt werden. Zum Beispiel sollte geklärt werden, welche Kommunikationskanäle vorzugsweise genutzt werden.
Das können Videokonferenzsysteme, E-Mails oder das klassische Telefon sein. E-Mails eignen sich, um sachliche Informationen zu vermitteln, die keiner weiteren Klärung benötigen. Bei Diskussionsbedarf ist hingegen der Videocall oder das Telefongespräch die bessere Wahl.
Kommunikationskanäle klar definieren
Es kann sinnvoll sein, die Kommunikationskanäle zu entschlacken, damit die Mitarbeiter nicht überfordert werden. Je mehr Möglichkeiten des Gedankenaustauschs zur Verfügung stehen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Nachricht übersehen wird. Außerdem sollen die Mitarbeiter nicht den ganzen Tag damit beschäftigt sein, nachzuschauen, ob sie eine neue wichtige Mitteilung erhalten haben.
Einen zeitlichen Rahmen festlegen
Für Telefongespräche und Videochats sollten bestimmte Uhrzeiten am Tag ausgewählt werden. Das ist vor allem dann wichtig, wenn die Projektarbeit länderübergreifend stattfindet. Tatsächlich variieren nicht nur die Zeitzonen. Auch die normalen Arbeitszeiten können von denen in Deutschland abweichen.
Rollenverteilung – Aufgabenbereiche zu Beginn zuweisen
Bei der teamübergreifenden Projektarbeit treffen Personen aufeinander, die es gewohnt sind, Verantwortung zu übernehmen und Teams anzuführen. Damit kein Konkurrenzkampf entsteht, der das gesamte Projekt in Gefahr bringt, sollten von Anfang an die Rollen verteilt werden. So weiß jeder, was in seinen Aufgabenbereich fällt. Infolgedessen kommt es zu weniger Konflikten zwischen den Mitarbeitern. Zugleich wird aber auch verhindert, dass bestimmte Aufgaben vergessen oder einfach gar nicht erledigt werden, weil sich niemand dafür zuständig fühlt.
Ressourcen zuteilen und die Einhaltung überwachen
Ein wichtiger Aufgabenbereich im Rahmen einer teamübergreifenden Zusammenarbeit ist das Ressourcenmanagement. Zunächst wird festgelegt, welche und wie viele Ressourcen für das Projekt zur Verfügung stehen. Anschließend werden eine oder mehrere Personen mit der Überwachung der Einhaltung beauftragt.
Dafür stehen Unternehmen moderne Tools zur Verfügung, mit denen sich schnell erkennen lässt, wenn die vorher festgelegten Limits nicht eingehalten werden können. Jetzt muss entweder gegengesteuert oder eine Anpassung vorgenommen werden. Um Engpässe zu verhindern, ist außerdem eine Priorisierung einzelner Teilaspekte des Projektes oder verschiedener Zwischenziele notwendig.
Führung in virtuellen Teams
Teamübergreifende Zusammenarbeit bedeutet oftmals, dass sich einige der beteiligten Personen niemals persönlich treffen, sondern immer nur über Videocalls und E-Mail miteinander kommunizieren werden. Da kann sich der eine oder andere trotz der vielen Kollegen schnell wie ein einsamer Wolf fühlen.
Damit nicht jeder sein eigenes Süppchen kocht, gehört zu einer klaren Rollenverteilung auch, dass eine oder mehrere Führungspersonen bestimmt werden. Diese stehen aufgrund der virtuellen Zusammenarbeit vor neuen Herausforderungen. Um das Projekt durchzuziehen, brauchen sie vor allem diese Eigenschaften:
- Vertrauen in alle Beteiligten: Wenn die Teammitglieder auf der ganzen Welt verstreut sind oder teilweise zu Hause im Homeoffice arbeiten, ist es nicht immer leicht, zu überwachen, was sie gerade tun. Vertrauen und Anerkennung können jedoch motivierend wirken.
- Genaue Kommunikation beim Delegieren der Aufgaben: Führungskräfte sollten darauf achten, dass es nicht zu Missverständnissen kommt und sich im Zweifel noch einmal eine Bestätigung geben lassen.
- Offene Kommunikation ermöglichen: Führungskräfte sollten nicht nur führen, sondern auch Kritik annehmen und den Mitarbeitern stets signalisieren, dass sie konstruktives Feedback geben können. Das kann sogar zum Vorteil des gesamten Projektes sein und gibt den Teammitgliedern außerdem das Gefühl, dass sie gesehen werden und Teil des Ganzen sind.
- Toleranz gegenüber kulturellen Unterschieden: In einem bunt zusammengewürfelten Team sollte nicht darauf beharrt werden, dass alles genauso abläuft, wie es in Deutschland der Fall ist. Die Akzeptanz von kulturellen Eigenheiten und Andersartigkeiten kann zu einer besseren Stimmung im gesamten Team beitragen.
Konflikte erkennen und frühzeitig beilegen
Nicht jeder Konflikt hat negative Folgen. In der Zusammenarbeit im Team kommt es regelmäßig zu Reibungen. Daraus können sich durchaus konstruktive Diskussionen entwickeln, die zu neuen Ideen und sinnvollen Kompromissen führen. Manchmal bringen Konflikte aber das Projekt zum Stocken oder vergiften das Arbeitsklima.
Hier sind vor allem die Führungskräfte gefragt. Sie sollten dafür sorgen, dass sich anbahnende Konflikte schnell gelöst werden und sich nicht verhärten. Dafür sollten beide Seiten angehört werden.
Die Führungskraft kann als Vermittler agieren. Wenn kein persönliches Gespräch möglich ist, sollte das Krisengespräch per Videocall geführt werden, damit sich die Teilnehmer gegenseitig sehen können. So werden auch Mimik und Gestik transportiert, sodass die Gefühlslage der Beteiligten deutlich wird.
Anzeichen für Konflikte erkennen
Je früher ein Konflikt gelöst wird, desto besser ist das für das Projekt. Führungskräfte sollten deswegen auf verschiedene Symptome achten:
- Die Motivation einzelner Mitarbeiter sinkt aus unerklärlichen Gründen
- Diskussionen arten oft aus und werden emotional
- Die Produktivität des Teams ist plötzlich viel schlechter als gewohnt
- Mitarbeiter sind lange krank oder kündigen
Bei verhärteten Konflikten kann eine Mediation helfen
Nicht immer lässt sich das Problem von der Führungskraft oder den Betroffenen selbst lösen. Vor allem, wenn lange schwelende Streitereien beigelegt werden sollen, sind die Positionen beider Parteien oft stark verhärtet. Auch wenn die Führungskraft selbst Teil des Konfliktes ist, kann sie nicht als Vermittler fungieren. Gegebenenfalls ist es von Vorteil, sich in diesem Fall an einen Mediator von außen zu wenden.
Die technologischen Voraussetzungen schaffen
Für eine möglichst reibungslose teamübergreifende Zusammenarbeit und einfache Kommunikationswege sollten verschiedene Tools zum Einsatz kommen. Dank der Digitalisierung ist vor allem das Arbeiten auf Distanz deutlich leichter geworden.
Tools für die Kommunikation
Damit regelmäßig Besprechungen stattfinden können, sollte für die passende Videokonferenz-Software gesorgt werden. Beliebte Programme sind Zoom X und Microsoft Teams. Beide bieten die Möglichkeit, Videocalls durchzuführen, Seminare abzuhalten und gemeinsam Whiteboards zu bearbeiten. Für das Brainstorming in der Gruppe ist diese Zusatzfunktion hervorragend geeignet. Bei Microsoft Teams ist außerdem die Einbindung verschiedener Office-Programme möglich. Die Mitarbeiter können dann alle das gleiche Dokument bearbeiten, auch wenn sie sich an verschiedenen Orten befinden. Jedem wird die aktuelle Version angezeigt. Ähnliches funktioniert auch mit Google Docs.
Tools für das Projektmanagement
Neben den Videokonferenz-Programmen sind Projektmanagement-Tools hilfreich. Sie erleichtern die Organisation des gesamten Projektes, denn sie eignen sich zum Überwachen von Zwischenzielen, für die Priorisierung verschiedener Aufgaben und erlauben einen schnellen Workflow (zB. Trello, Asana, Jira, …).
Mehrere Projekte verwalten
Die oben genannten Programme eignen sich natürlich auch, um mehrere Projekte gleichzeitig zu betreuen. Nicht jeder möchte sich aber ganz auf die digitalen Helfer verlassen.
Manche Führungskräfte wollen ab und zu auch etwas Handfestes vorliegen haben. Deswegen kann es nicht schaden, zusätzlich individuelle Mappen für verschiedene Projekte anzulegen. Die können eine erste Übersicht und die Grundziele des jeweiligen Vorhabens enthalten. Auch die Teammitglieder können hier niedergeschrieben werden.
Erfolgsfaktor Teamtraining – möglichen Konflikten vorbeugen
Bevor ein neues Projekt gestartet wird, kann ein Teamtraining absolviert werden. Dabei lassen sich viele der oben genannten Punkte wie die Kommunikationsregeln oder die Rollenverteilung vermitteln. Zusätzlich können alle Mitarbeiter in die verwendeten Tools eingeführt werden. Dadurch gehen die Verantwortlichen proaktiv an die Sache heran und können zahlreiche Konflikte und Probleme durch eine gute Vorbereitung vermeiden. Ein Teamtraining kann unter anderem die folgenden Vorteile bieten:
Stärkerer Teamzusammenhalt: Das Teamtraining gibt allen Beteiligten die Möglichkeit, zusammenzufinden und erste gemeinsame Erlebnisse zu kreieren. Wenn sie gemeinsam im Rahmen des Trainings Probleme lösen, kann das zusammenschweißen.
Bessere Kommunikation: Die vermittelten Kommunikationsregeln werden hoffentlich später bei der Projektarbeit angewendet.
Höhere Effizienz: Wer besser kommuniziert, arbeitet effizienter. Auch Konflikte lassen sich leichter lösen.
Bei lang andauernden Projekten über mehrere Monate oder Jahre kann es notwendig werden, das Teamtraining in regelmäßigen Abständen zu wiederholen. Dabei kann auf akute Probleme eingegangen werden.
Evaluierungen durchführen und kontinuierlich Anpassungen vornehmen
Durch die Einführung von Zwischenzielen kann regelmäßig überprüft werden, wie erfolgreich ein Projekt ist. Dabei geht es nicht allein um die wirtschaftlichen Ziele. Zugleich sollte auch die Zusammenarbeit im Team berücksichtigt werden. Dafür sollte das Feedback von Führungskräften und allen anderen Teammitgliedern eingeholt werden.
Zusätzlich kann es notwendig sein, Anpassungen vorzunehmen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn sich Voraussetzungen verändert haben, wichtige Ressourcen nicht mehr in ausreichendem Maß zur Verfügung stehen oder Geschäftspartner abgesprungen sind. Die ständige Evaluierung und Anpassung ist also ein maßgeblicher Faktor für den Erfolg des Projektes und das Erreichen der Ziele.
