Projektauftrag

Der Projektauftrag ist Voraussetzung für den offiziellen Start eines jeden Projektes – oder sollte es zumindest sein. Er ist anzusehen als Vertrag zwischen Projektleiter und Projektauftraggeber, der sowohl die Zusammenarbeit regelt, als auch gewährleistet, dass beide dieselben Ziele vor Augen haben.

Die Problemstellung

Wie läuft die Entstehung eines Projektes denn in der Praxis: Jemand hat eine Idee, ein zweiter findet sie gut und schon ist entschieden, ein Projekt zu starten. Ein Projektleiter ist schnell gefunden. Dieser weiß gar nicht wie ihm geschieht, als plötzlich sein Chef den Kopf zur Tür hereinsteckt und ihm mitteilt, dass er soeben befördert wurde – zum Leiter des Projektes „Larifari“. Aufgrund des klingenden Namens weiß der Projektleiter natürlich sofort, was da auf ihn zukommt und nimmt die „Beförderung“ an.

Nun muss der Projektleiter erst einmal herausfinden, warum das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll, was damit zu erreichen geplant ist und wie viel Zeit und Geld das ganze Vorhaben in Anspruch nehmen darf. Mit viel Glück findet er jemanden, der ihm das sagen kann. Oft erhält er aber von drei verschiedenen Befragten vier verschiedene Antworten.

Der Projektleiter muss nun durch Interpretationen und teilweise reine Vermutungen herausfinden, wo der Fokus liegt und was tatsächlich von ihm verlangt wird. Ist dies für ihn mehr oder weniger klar, sucht er sein Team zusammen und beginnt zu planen und umzusetzen. Bis zur ersten Präsentation vor den Auftraggebern, denn da kommt heraus, dass dieser sich alles ganz anders vorgestellt hat…

Was passiert ohne Projektauftrag?

  • Projektleiter und Projektauftraggeber sind sich bzgl. der Vollständigkeit von Projektergebnissen nicht einig, da diese nie genau definiert wurden.
  • Nach einigen Monaten Projektlaufzeit weiß niemand mehr, worin eigentlich das Projektziel besteht.
  • Jeder Beteiligte hat andere Interessen und ist davon überzeugt, dass diesen auch nachgekommen wird. Mit Projektabschluss kommt große Enttäuschung und Unmut auf, da viele Erwartungen nicht erfüllt wurden.
  • Verschiedene Interessen und Zielansichten lassen das Projekt nicht in eine einheitliche Richtung laufen; jeder möchte das Projekt für seine Zwecke nutzen.
  • Nicht vorgesehen Inhalte werden dem Projektleiter als Teil des Projektes „untergejubelt“.

Das Ziel

Die einfachste und beste Lösung, das oben gezeichnete (gar nicht so unrealistische) Szenario zu vermeiden, ist die Erarbeitung eines schriftlichen Projektauftrags. Damit ist offiziell geklärt, worin Ihre Leistung als Projektleiter bestehen soll und auf welchem Weg (zumindest grob) und mit welchen Ressourcen Sie diese erbringen sollen.

Kein Projekt ohne Auftrag!

Dies ist die Basis für das weitere Handeln und bei Meinungsverschiedenheiten bezüglich Projektzielen oder -inhalten können sich sowohl der Projektauftraggeber, als auch der Projektleiter darauf berufen. Denn der Projektauftrag wurde zu Projektstart von beiden unterschrieben und kann somit während der gesamten Projektlaufzeit als verbindliche Vereinbarung gesehen werden.

Was erreiche ich durch den Projektauftrag?

  • Schaffung einer verbindlichen Vereinbarung
  • Definition der Projektinhalte
  • Gemeinsames Verständnis über die Projektzusammenhänge
  • Informationsgrundlage für später zukommende Teammitglieder
  • Absicherung des Projektleiters und des Projektauftraggebers

Der Weg zum Ziel

Doch wie kommt man als Projektleiter nun zu seinem schriftlichen Projektauftrag?

In einem ersten Schritt recherchiert der Projektleiter die Vorgeschichte des Projektes, seine Ziele und Hintergründe, wer welchen Nutzen daraus ziehen und wo es Probleme geben könnte. Dies passiert einerseits durch Interviews von Personen, die bereits Informationen über das Projekt bzw. seine Vorgeschichte haben, und andererseits über Dokumentensichtung – sofern bereits welche vorhanden.

ProjektManagement by Brain: Wie Sie als Projektauftraggeber den Erfolg Ihrer Projekte sichern
  • Marcus Sassenrath
  • Herausgeber: Manicma
  • Auflage Nr. 2 (01.08.2015)
  • Taschenbuch: 208 Seiten

Leitfragen für die Recherche

  • Was soll passieren? (Ziele)
  • Was soll/darf NICHT passieren? (Nicht-Ziele)
  • Wer will es? (Projektauftraggeber)
  • Wann soll damit begonnen werden? (Starttermin)
  • Wann soll es fertig sein? (Endtermin)
  • Wer soll/muss/darf mitarbeiten? (Projektteam)
  • Gibt es nicht beeinflussbare Rahmenbedingungen?
  • Welche kritischen Erfolgsfaktoren gibt es?

Die Ergebnisse aus dieser Recherche werden anschließend strukturiert und zusammengefasst. Unklarheiten werden durch weiteres Nachfragen beseitigt, bis eine vollständige Beschreibung des Projektes vorhanden ist. Diese soll enthalten, was mit dem Projekt erreicht werden soll (Inhalt, Ziele und Nicht-Ziele), wer die Key Player sind (Auftraggeber, Projektleiter, Team, etc.), wie die zeitliche Abgrenzung festgelegt ist (Start- und Endtermin) und welche Rahmenbedingungen zu beachten sind.

Die so generierte und strukturierte Information wird auf einer A4-Seite zum Projektauftrag zusammengefasst. Wird mehr Platz benötigt, ist die Information meist schon zu ausführlich. Der Projektauftrag wird anschließend mit einem geeigneten Projektauftraggeber (idealerweise ein Mitglied des Top Managements, das großen Nutzen aus dem Erfolg des Projektes zieht) abgestimmt, diskutiert und adaptiert. Am Ende der Ausverhandlung steht ein verbindliches Dokument, das sowohl vom Projektauftraggeber als auch vom Projektleiter unterzeichnet und bis ans Ende des Projektes aufbewahrt wird. Dieses ist auch die Grundlage für die weitere Planung und Durchführung des Projektes.

Natürlich sollte der Projektauftrag nicht im Regal verstauben. Vor allem die Projektziele müssen immer wieder auf ihre Gültigkeit hin überprüft und gegebenenfalls adaptiert werden. Eine Änderung des Projektauftrages geschieht immer formell und nur mit Einverständnis beider Unterzeichnenden.

Beispiel Projektauftrag

Projektauftrag Beispiel

Praxistipps

  • Kein Projektstart ohne Projektauftrag!
  • Genügend Zeit für die Erstellung und Abstimmung des Projektauftrags nehmen.
  • Zu Projektbeginn einen groben Entwurf erstellen und mit dem Projektauftraggeber abstimmen.
  • Entwicklung und Diskussion der endgültigen Version des Projektauftrags gemeinsam mit dem Projektteam.
  • Unterschrift durch den Projekt-auftraggeber hat sehr hohen Symbol-Gehalt.
  • Neben den Projektzielen unbedingt auch die Nicht-Ziele definieren. Oft wird erst dadurch Klarheit geschaffen, was das konkrete Projektergebnis sein soll.
  • Der Projektauftrag stellt eine Absicherung für den Projektleiter und sein Team dar.

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Literaturhinweise