Die Führungsskills eines Projektleiters sind essenziell, um seine Aufgabe im Projektmanagement erfolgreich erfüllen zu können. Dennoch werden die fachlichen Fähigkeiten des Projektleiters oft in den Vordergrund gestellt.
Worin besteht die wichtigste Fähigkeit, die eine gute Führungskraft aufweisen muss? Die Antwort auf diese Frage kommt bei den meisten Menschen wie aus der Pistole geschossen: „Klare Entscheidungen treffen und Mitarbeiter führen“!
Und was ist die wichtigste Fähigkeit eines Projektleiters? Darauf erhalten Sie folgende Antwort am häufigsten: „Muss Projektmanagement-Tools beherrschen“ und „Muss Projektmanagement-Know-how besitzen“!
Oberstes Ziel im Projektmanagement ist jedoch die effiziente Zusammenarbeit aller am Projekt Beteiligten. Nur so kann der Projektauftrag zufriedenstellend umgesetzt werden. Denn die eigentliche operative Arbeit wird schließlich nicht vom Projektleiter allein, sondern von den Fachexperten im Projektteam geleistet. Für einen Projektleiter steht demnach die aktive Führung des Projektteams absolut im Vordergrund.
Inhaltsverzeichnis
Keine Führung ohne Rollenverständnis
Um im Projektmanagement optimale Leistungen zu erzielen, müssen bestimmte Rollen und deren Beziehung zueinander definiert sein. Diese individuellen Rollen können von jenen im Unternehmen abweichen – daher gibt es eine eigene Projektorganisation.
Die wichtigsten Rollen im Projektmanagement, die in jedem Fall definiert sein müssen, sind die des Projektauftraggebers, des Projektleiters und der Projektmitarbeiter bzw. des Projektteams. Das Zusammenspiel zwischen diesen Rollen trägt einen Großteil zum Projekterfolg bei.
Rolle Projektauftraggeber
Der Projektauftraggeber definiert Ziele und Inhalte des Projektes, gibt üblicherweise den Anstoß und ist bzgl. Entscheidungsfindung im Projekt erster Ansprechpartner für die Projektleitung. Er kann in allen Projektbelangen sein Veto einlegen und entscheidet über Ressourcen und Termine. Der Projektauftraggeber sollte in der Linienorganisation möglichst hoch angesiedelt sein, um so möglichst viel Macht und Einfluss (und damit auch Ressourcen) für das Projekt zur Verfügung stellen zu können. Als Gegenleistung erwartet er vom Projektleiter regelmäßige Reports und Informationen zum Projektstatus.
Rolle Projektleitung
Die Projektleitung führt das Team der Fachexperten und leitet den Projektmanagementprozess. Dazu bedient sich ein Projektmanager einer definierten Projektorganisation und diverser Projektmanagement-Tools, die insbesondere bei den Aufgaben Planung, Strukturierung und Steuerung des Projektes unterstützen. Der Projektleiter hat in seiner Rolle als Führungskraft die Fäden in der Hand. Er regelt den Einsatz der Projektressourcen und koordiniert die Arbeitsverteilung im Projektteam, sodass die Projektziele in der vorgegebenen Durchlaufzeit erreicht werden können. Als Verantwortlicher für den Projekterfolg wird er auch in alle Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse im Projekt eingebunden.
Rolle Projektmitarbeiter
Die Projektfachexperten bilden zusammen mit dem Projektleiter das Projektteam. Sie sind für die inhaltliche Durchführung des Projektes verantwortlich. Während sich der Projektleiter auf die Struktur und den Ablauf des Projektes konzentriert, ist es Aufgabe der Fachexperten, durch ihr fachliches Know-how die bestmögliche Lösung im Projekt zu entwickeln. Auf dieser Ebene wird entschieden, ob ein Arbeitspaket-Ergebnis qualitativ hochwertig ist oder nicht. Projektmitarbeiter brauchen im Gegensatz zu manchen Linienfunktionen ein hohes Maß an Selbstdisziplin und die Fähigkeit zum Selbstmanagement.
Der Führungsstil – eine Frage der Einstellung
Der Führungsstil eines Managers ist – entgegen üblicher Vorurteile – nicht eine Frage des Charakters, sondern eine Frage der inneren Haltung – und damit auch einfacher zu variieren. Je nach Einstellung zum Projektteam entscheidet man sich unbewusst für eine Methode, es zu führen. Traut ein Projektleiter seinen Mitarbeitern grundsätzlich wenig zu und kontrolliert jeden ihrer Schritte, wird sein Führungsstil in die autoritäre Richtung gehen, während ein kooperativer Führungsstil daher rührt, dass die Projektmitarbeiter in Entscheidungen einbezogen werden und selbstständig Lösungsvorschläge entwickeln dürfen.
Folgende idealtypische Führungsstile im Projektmanagement werden unterschieden:
Autoritärer Führungsstil
In der autoritären Führung entscheidet der Projektleiter über Wege und Ziele im Projekt. Er lässt keine Kritik an seinen Handlungen zu und führt das Projektteam durch genaue Anweisungen und Kontrolle. Aktiv sein im Sinne des unternehmerischen Denkens und Handelns, Mitverantwortung und Kreativität werden nicht gefördert und verkümmern dabei.
Der autoritäre Führungsstil schafft bei unerfahrenen Projektmitarbeitern das Gefühl der Sicherheit und ist insbesondere in Krisensituationen einzusetzen. Denn dann ist eine rasche Umsetzung von Entscheidungen ohne Grundsatzdiskussionen überlebenswichtig.
Ein Projektleiter, der diesen Führungsstil bevorzugt, wird langfristig Mitarbeiter in seinem Team binden, die die Übernahme von Verantwortung eher scheuen und sich mit klaren Anweisungen gut zurechtfinden und diese korrekt ausführen.
Kooperativer Führungsstil
Beim kooperativen Führungsstil werden die Teammitglieder in Planungs- und Entscheidungsprozesse eingebunden und sind nicht nur für die operative Abwicklung von Aufgaben zuständig. Sie werden bereits an der Festlegung von Zielen und Inhalten und an der Gestaltung des Projektprozesses beteiligt. Auch im Projektverlauf sind sie gleichberechtigt in Entscheidungen über die weitere Vorgehensweise integriert, können Vorschläge unterbreiten und die Leistungserbringung auf selber Augenhöhe mitgestalten.
Dies bringt aber auch die Übernahme von Verantwortung durch die Projektmitarbeiter mit sich, was sich im Allgemeinen äußerst positiv auf die Motivation auswirkt. Sowohl die Selbst- als auch die Ergebniskontrolle liegt in der Hand des Projektteams, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Das Projektteam ist hier auf das optimale Zusammenspiel der einzelnen Mitglieder angewiesen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Voraussetzungen sind Kommunikation und Dialogfähigkeit im Projektteam, vor allem zwischen Projektleiter und Projektteammitglied.
Demokratischer Führungsstil
Beim demokratischen Führungsstil werden Inhalte und Prozess durch Diskussion in der Gruppe gemeinsam beschlossen. Die Zusammenarbeit im Team wird durch die Berücksichtigung persönlicher und fachlicher Vorzüge der jeweiligen Teammitglieder gefördert. Der Projektleiter schlägt Entscheidungen vor, trifft sie aber nicht selber. Er vertraut der Fähigkeit der Gruppe zur Selbststeuerung.
Dies führt zu einer hohen Interaktion in der Gruppe, was wiederum eine starke Motivation, Gruppenmoral und Gruppenkohäsion mit sich bringt. Die Leistungsqualität ist normalerweise hoch, die Geschwindigkeit und Effizienz kann jedoch zu wünschen übrig lassen, da durch die Einbeziehung aller oft langwierige Diskussionen entstehen, die eine rasche Entscheidungsfindung erschweren.
Situativer Führungsstil
Manche Führungskräfte gehen davon aus, dass es keinen wahren Führungsstil gibt, sondern nur den geeignetsten. Je nach Situation führen sie entweder autoritär, kooperativ oder demokratisch. Dies wird allgemein unter dem Begriff „situativer Führungsstil“ zusammengefasst.
Auf den Ablauf eines Projektes projiziert, empfiehlt sich in der Planungs- und Startphase der kooperative Führungsstil. Hier geht es darum, kreative Lösungen für die Aufgaben im Projekt zu finden. Eine offene und freie Arbeitsatmosphäre steigert hier die Motivation und die anschließende Identifikation mit dem gemeinsam erarbeiteten Weg zum Ziel.
Der autoritäre Führungsstil hingegen verursacht oft Blockaden und Widerstand im Team, da das Gefühl entstehen kann, etwas „aufgezwungen“ zu bekommen. Ein autoritärer Projektleiter zieht sich im Idealfall während der kreativen Lösungsfindung aus dem Team zurück.
In der Projektumsetzung, wo es um Effizienz geht, kann eine straffe Führung von Vorteil sein. Lange Diskussionen vieler Beteiligter sind in dieser Phase eher hinderlich. Um dennoch einen Motivationsverlust zu verhindern, muss der Projektleiter darauf achten, dass er das Team durch Kommunikation und Information ausreichend in den Projektverlauf einbindet.
Authentischer Führungsstil
Der authentische Führungsstil ist Führung basierend auf Werten. Dabei handelt die Führungskraft nach wenigen klaren Wertvorstellungen, wie zum Beispiel Toleranz, Respekt, Akzeptanz, Vertrauen, Innovation, etc. Laut diesem Modell ist ein Führungsstil dann wirksam, wenn die Führungskraft authentisch agiert, unabhängig von den „klassisch“ geforderten Eigenschaften einer Führungskraft.
Um authentisch zu sein und zu wirken, ist es maßgeblich, dass die Aussagen und Handlungen einer Führungskraft mit den eigenen Werten und Haltungen überein stimmen. Bei diesem Führungsstil spüren die Mitarbeiter keine Indifferenzen in der Persönlichkeit der Führungskraft und erhalten somit glaubwürdige Botschaften, was sich äußerst positiv auf die Motivation und das Engagement auswirkt.
Umgekehrt merken Mitarbeiter natürlich auch sofort, wenn es hier keine Übereinstimmung zwischen Botschaft und innerer Haltung gibt. Etwa wenn „offiziell“ der Sparstift angesetzt werden muss, die eigenen Privilegien davon aber nicht betroffen sind, oder die Führungskraft in arbeitsreichen Zeiten nicht auf ihren Urlaub verzichten will. Hier kommt dann sehr schnell Frust und Widerstand bei den Mitarbeitern auf, nach dem Motto: Warum kann er sich das erlauben und wir nicht?
FAZIT
Im Endeffekt kommt es nicht auf den Führungsstil an, sondern auf das Bewusstsein, dass Projekte nur im Team gemeistert werden können. Je nach Situation müssen die Projektmitarbeiter so ins Projektgeschehen eingebunden werden, dass sie ihre Talente und Fähigkeiten voll entfalten können und diese auch in den Dienst des Projektes stellen (wollen).
Dabei braucht mancher Mitarbeiter Autorität und klare Vorgaben, ein anderer will seine Ideen einbringen und kreativ sein, während ein dritter „Harmonie“ als oberstes Ziel auf seine Fahnen geschrieben hat. Die wahre Kunst der Führung ist, dies herauszufinden und entsprechend danach zu handeln, um ein Projekt zum Erfolg zu führen.
Einige Schlüsselfaktoren „funktionieren“ jedoch immer:
- Klarheit und Verbindlichkeit
- Anerkennung und Wertschätzung
- Freiraum und Selbstbestimmung
- Spaß an der Arbeit
- Herausforderung
Sind diese Faktoren in einem Projekt gegeben, steht der Motivation der Projektmitarbeiter nichts mehr im Wege.
