Project Welcome Package

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Kein Mitarbeiter bleibt heutzutage ewig in einem Unternehmen, oder nur in den seltensten Fällen. Die hohe Fluktuationsrate von Personal stellt oft ein Problem für Unternehmen dar. Bis ein neuer Mitarbeiter gefunden und vor allem vollständig eingearbeitet ist, vergeht wertvolle Zeit – Zeit, die die wenigsten Firmen haben. Noch dazu bleiben wichtige Aufgaben liegen, die Routine ist gestört und alles verzögert sich.

Dies ist aber nicht nur im Routinebetrieb der Fall, auch Projektleiter haben mit der Fluktuation zu kämpfen. Vor allem Großprojekte haben in der Regel lange Laufzeiten, in denen es wahrscheinlicher ist, dass ein Mitarbeiter das Projekt oder auch das Unternehmen verlässt.

Im Projektmanagement sind die Folgen von Personalverlust meist noch schlimmer, da in Projekten die Terminpläne oft äußerst eng kalkuliert sind. Wenn nun ein Mitarbeiter noch während der Laufzeit ein Projekt verlässt, kann sich das verheerend auf den Terminplan auswirken.

Tritt dieser Fall ein, gilt es, so schnell als möglich einen neuen Mitarbeiter zu finden und diesen in Rekordtempo für die Arbeit im Projekt fit zu machen. Um die Einarbeitungszeit so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, bereits zu Beginn eines Projektes ein Einführungshandbuch (Project Welcome Package) zu erstellen. Dieses kann an den neuen Mitarbeiter übergeben werden, der sich damit in  kurzer Zeit einen guten Überblick über das gesamte Projekt verschaffen kann.

Projekt-Einführungshandbuch

Ein solches Projekt-Einführungshandbuch kann beispielsweise folgenden Aufbau haben:

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Einleitung

Es folgt eine kurze Erläuterung über die Motivation, dieses Dokument zu verfassen und seinen Sinn und Zweck.

Projekt-Zusammenfassung

In diesem Kapitel könnten folgende Themen angesprochen werden:

  • Hintergrund und Ausgangssituation: Warum wurde das Projekt ins Leben gerufen? Welche Probleme sollen damit gelöst werden? Welche wichtigen Hintergrundinformationen sind vorhanden?
  • Ziele des Projektes: Was sollte bei Projektabschluss erreicht sein?
  • Grobe Beschreibung des Inhalts und des Umfangs: Wie lange wird die Laufzeit des Projektes sein, welche Hauptaufgaben sind darin enthalten?

Standards und Richtlinien

Hier sollten jene Dokumente angeführt werden, in denen die Richtlinien und Standards beschrieben werden, an die sich das Projekt zu halten hat, wie zum Beispiel Qualitätshandbuch, Programmierrichtlinien, Projektmanagementrichtlinien oder Prozesse.

Schlüsseldokumente

Hier wird auf all jene Dokumente, die jeder Projektmitarbeiter kennen sollte, verwiesen, wie zum Beispiel Pflichtenheft oder Projektauftrag.

Projektorganisation

In diesem Kapitel wird ein Organigramm der Projektorganisation dargestellt. Diese Darstellung hilft dem Projektmitarbeiter zu erfahren, wer an dem Projekt beteiligt ist und welche Personen im Projekt für ihn relevant sein könnten. Es gibt Auskunft über die Ansprechpartner und die Hierarchien im Projekt.

Projektmanagement: Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehmen
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Projektmanagement: Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehmen
  • Gerold Patzak, Günter Rattay
  • Herausgeber: Linde Verlag Ges.m.b.H.
  • Auflage Nr. 62014 (13.08.2014)
  • Gebundene Ausgabe: 744 Seiten

Kommunikation

In großen Projekten ist es oft hilfreich zu erfahren, wie die Projektkommunikation definiert ist. Dieses Kapitel gibt Auskunft über den Aufbau von Projekt-ordnern, wo welche Projektdokumente abgespeichert sind, wer für ihre Erstellung und Verteilung verantwortlich ist, sowie andere Festlegungen zum Thema Kommunikation, wie zum Beispiel Termine für Meetings und Reporting-Strukturen.

Zeiterfassung

In großen Projekten ist die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden immer wieder eine Herausforderung an das Projektmanagement. In diesem Kapitel wird genau beschrieben, wie und wann die geleisteten Stunden zu erfassen und an wen sie zu übermitteln sind. Dies ist sowohl für jeden neuen Mitarbeiter als auch für den Projektleiter enorm hilfreich.

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Datenschutz

Hier wird beschrieben, welche rechtlichen Dinge für Projektmitarbeiter zu beachten sind. Dies kann unter Umständen weit über den allgemeinen Datenschutz hinausgehen und zum Beispiel auch Vertraulichkeitsvereinbarungen beinhalten.

Allgemeines

Zum Abschluss werden dem neuen Mitarbeiter noch einige allgemein nützliche Dinge vermittelt, um sich schneller in das Projekt einzuleben, wie zum Beispiel die Regelung über den Zutritt zu Projekt-räumen (Zutrittskontrolle, Zutrittszeiten), welche Verpflegungsmöglichkeiten in der Umgebung vorhanden sind oder wie man den jeweiligen Standort am besten erreicht (öffentliche Verkehrsmittel, Parkmöglichkeiten etc.).


Diese gebündelten einführenden Informationen ermöglichen dem neuen Projektmitarbeiter, sich in relativ kurzer Zeit in die ungewohnte Umgebung einzuarbeiten und im Sinne des Projektes rasch operativ tätig zu werden. Die Erstellung eines Projekteinführungshandbuches erfordert zwar zu Beginn des Projektes Zeit und Personal, hilft aber im Bedarfsfall weit mehr als nur diese Zeit wieder einzusparen.

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Projektcontrolling: Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern
Roland Wanner - Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform - Auflage Nr. 1 (10.11.2013) - Taschenbuch: 280 Seiten
Projektmanagement mit Excel: Projekte planen, überwachen und steuern. Für Excel 2010, 2013 und 2016
Ignatz Schels, Uwe M. Seidel - Herausgeber: Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG - Gebundene Ausgabe: 346 Seiten
Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden
Nicolai Andler - Herausgeber: Publicis - Auflage Nr. 6 (01.07.2015) - Gebundene Ausgabe: 512 Seiten
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