Projektwürdigkeitsanalyse

Der Begriff „Projekt“ wird längst inflationär verwendet und das mit oftmals weit reichenden negativen Folgen für die Projektkultur im Unternehmen. Die Projektwürdigkeitsanalyse schafft Klarheit ob ein Projekt tatsächlich ein Projekt ist.

Projekte sind einzigartige und einmalige Aufgabenstellungen, die ein konkretes Ziel verfolgen und einen klar definierten Start- und Endzeitpunkt haben. Darüber hinaus sind Projekte äußerst riskant und technisch-inhaltlich aber vor allem sozial-organisatorisch sehr komplex.

Die Problemstellung

Ein durchaus markantes Problem in vielen Unternehmen ist, dass mit dem Begriff „Projekt“ gerne alles bezeichnet wird, was als Aufgabe geplant und zu erledigen ist. Das Verständnis der Mitarbeiter und Führungskräfte über die Kriterien eines Projektes ist teilweise sehr divergent und dadurch für das Projektmanagement-Verständnis im Allgemeinen nicht besonders förderlich.

Darum ist es wichtig, dass ein Unternehmen diese unterschiedlichen Sichtweisen zusammenführt und sehr klar und unmissverständlich regelt, welche Aufgabe im Unternehmens-Sprachgebrauch als Projekt bezeichnet wird und welche nicht. Das Werkzeug, welches hierfür vom Projektmanagement-Methoden-Koffer zur Verfügung gestellt wird, ist die so genannte Projektwürdigkeitsanalyse.


Sinn und Zweck der Projektwürdigkeitsanalyse

  • Erfassung der Komplexität einer Aufgabenstellung (Womit haben wir es zu tun?)
  • Bewusstseinsbildung über die Herausforderung bei den Projektbeteiligten
  • Strukturierte Prüfung der Projektwürdigkeit
  • Schaffung der Voraussetzung für die Anwendung des optimalen Abwicklungsprozesses
  • Abbau von Reibungsverlusten durch effizientes Vorgehen
  • Vermeidung von Ressourcenverschwendung
  • Nachvollziehbare Entscheidungsfindung bzgl. Projekt-Priorität im Unternehmen
  • Vermeidung von „Projektitis“
  • Klare Unterscheidung zwischen Routineaufgaben, projekt-ähnlichen Aufgaben, Projekten und Großprojekten/Programmen
  • Anwendung von Projektmanagement statt Projektverwaltung
  • Entscheidungshilfe für Besetzung des Projektleiters
  • Förderung der Fachkarriere von Projektleitern durch adäquaten Einsatz

Ziel der Projektwürdigkeitsanalyse

Die Projektwürdigkeitsanalyse ist eine Bewertungsmatrix, mit deren Hilfe Aufgaben und Vorhaben eines Unternehmens nachvollziehbar und strukturiert auf ihre Projektwürdigkeit hin untersucht und geprüft werden. Die Basis dafür bildet ein projektspezifischer und unternehmensintern zu erstellender Kriterienkatalog.

Die Definition der Kriterien, nach denen die Komplexität eines Vorhabens beurteilt wird, sollte auf jeden Fall im Team erfolgen, um zu gewährleisten, dass die Erfahrungen der Projekt-Mannschaft im Unternehmen adäquat berücksichtigt werden. Dieses Team besteht optimalerweise aus Experten, die Erfahrung und Know-how im Projektmanagement haben und die Strukturen des Unternehmens kennen. Darüber hinaus sollten Spezialisten aus verschiedenen Unternehmensbereichen mitarbeiten, um eine möglichst objektive Sicht der Dinge zu gewährleisten.


Nicht überall, wo Projekt draufsteht, ist auch Projekt drin!


Der Weg zum Ziel

Bei der Erstellung des Kriterienkataloges ist zu berücksichtigen, dass eine einzige Kriterienliste für das gesamte Unternehmen nicht immer sinnvoll ist. Projekte im Forschungs- und Entwicklungsbereich haben andere Dimensionen, als solche im Infrastruktur- oder IT-Bereich und bedürfen deswegen einer differenzierten Betrachtungsweise.

Die Kriterien für die Projektwürdigkeitsanalyse werden aus der Projektlandschaft abgeleitet, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind. Daher gibt es keine richtigen oder falschen Kriterien. Jede Organisation muss die für sie passenden definieren.

Zur Analyse der Unternehmenslandschaft werden für gewöhnlich Erfahrungswerte herangezogen. Wie viele Projekte gibt es im Unternehmen? Werden überwiegend Großprojekte abgewickelt, oder sind die meisten doch eher kleinere Vorhaben? Die Moderation durch externe Professionisten ist hierbei sehr empfehlenswert, da Erfahrungen und Sichtweisen anderer Unternehmen einfließen und die Qualität des Ergebnisses entscheidend erhöht wird.

Sind einmal Kriterien definiert, sollten diese möglichst stabil bleiben und nur im Sinne der lernenden Organisation regelmäßig auf Gültigkeit überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.


Exemplarische Bewertungskriterien

Typische Kriterien von Projekten:

  • Dauer des Projektes
  • Auftragswert
  • Größe des Projektteams
  • Anzahl der involvierten Organisationseinheiten und Firmen
  • Strategische Bedeutung für das Unternehmen
  • Hohes Risiko
  • Neuartigkeit
  • Etc.

Typische Kriterien von NICHT-Projekten:

  • Aufgaben mit Routinecharakter
  • Kleine und einfache Aufgaben
  • Nicht interdisziplinäre Aufgaben

Projektmanagement Handbuch - Grundlagen mit Methoden und Techniken für Einsteiger
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  • Taschenbuch: 244 Seiten

Die Anwendung der Projektwürdigkeitsanalyse erfolgt sinnvollerweise in der Initiierungs- und Startphase eines Projektes und ist entweder als institutionalisiertes Instrument im Projektmanagementstandard verankert oder kann vom Mitarbeiter eigenständig als Methode zur Selbstreflexion und Bewusstseinsbildung herangezogen werden. Die Erkenntnis über die zu bewältigende Aufgabe ist extrem aufschlussreich und fördert vehement die Auswahl der geeigneten Methode und Arbeitsweise.

All zu oft werden die Projekte gleich betrachtet und mit demselben Projektmanagement-Standard bearbeitet. Die Anwendung des „Gießkannenprinzips“  ist hier sehr ineffizient und kostet der Organisation unnötigen Ressourceneinsatz und administrativen Aufwand. Eine klare Unterscheidung in unterschiedliche Projekttypen (kein Projekt, projekt-ähnliche Aufgabe, Projekt, Großprojekt/Programm) ist ausschlaggebend für die effektive und effiziente Abwicklung der Aufgabenstellungen. Jede Aufgabe braucht eben ihren adäquaten Abwicklungsprozess.

Beispiel für eine Projektwürdigkeitsanalyse:

Matrix einer Projektwürdigkeitsanalyse


Fazit

Die Projektwürdigkeitsanalyse ist in den wenigsten Unternehmen als institutionalisierter Teil des Projektmanagement-Standards etabliert. Wenn doch, dann oft nur in sehr reduzierter Form. Das einzige Betrachtungskriterium ist in den meisten Fällen die Kostenintensität, nach dem Motto: Alles, was mehr als 10.000 Euro kostet, ist ein Projekt. Das Resultat ist die bereits erwähnte Projektitis, es gibt zu viele Projekte, die eigentlich keine sind. Dies ist ein organisatorisches Defizit, das im Unternehmen viel Potenzial verschlingt und dem Einhalt geboten werden muss.


Tipps und Tricks für die Praxis

  • Verwenden Sie einheitliche Kriterien-liste(n) im Unternehmen
  • Führen Sie die Projektwürdigkeitsanalyse immer im Team durch.
  • Es gibt keine absolut richtigen Kriterien für die Projektwürdigkeit, jedes Unternehmen muss seine passenden Kriterien selbst definieren.
  • Alle größeren Vorhaben müssen die Projektwürdigkeitsanalyse durchlaufen.
  • Halten Sie den Zeitaufwand gering (Teamsitzung von maximal 4 Stunden)

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Literaturhinweise