Die Projektdokumentation fungiert als Gedächtniscontainer für den Projektverlauf, getroffene Entscheidungen, inhaltliche Änderungen, zur Verwaltung des Detailgrades im Projekt und dient der Vorbeugung von Projektkrisen.
Eine korrekte, vollständige und übersichtlich erstellte Projektdokumentation ermöglicht den Beteiligten, sich zu unterschiedlichen Zeitpunkten auf verschiedene Bereiche des Projekts zu konzentrieren, ohne den gesamten Projektstand im Detail im Kopf haben zu müssen. Offene Fragen, was wie wann und von wem entschieden oder umgesetzt wurde, können rasch geklärt werden. Dadurch kann eine vollständig geführte Projektdokumentation den Fortschritt des Projektes beschleunigen und ist Teil der Risikominimierung im Projekt.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Projektdokumentation?
Unter Projektdokumentation versteht man alle relevanten Protokolle, Berichte, Konzepte, etc., die während und für das Projekt erstellt werden. Dazu gehören zum Beispiel:
- Prozess- und Ablaufdokumentationen
- Design-Vorgaben
- festgelegte Anforderungen, Lastenheft, Pflichtenheft
- fachliche Konzepte
- technische Konzepte
- eingesetzte Software und Systemumgebung
- Testfälle
- Projektpläne (Projektauftrag, Projektstrukturplan, Meilensteinplan, Risikoanalyse, Umfeldanalyse, ….) und deren aktueller Stand
- Projektreports / Statusberichte
- Rollout-Plan
- Protokolle mit Ergebnissen und Entscheidungen von Meetings, Workshops, etc.
Warum Projektdokumentation?
Insgesamt trägt eine sorgfältige Projektdokumentation dazu bei, die Effektivität und Effizienz in der Projektabwicklung zu steigern und die Qualität der Arbeit zu erhöhen. Sie stellt sicher, dass Informationen verfügbar und nachvollziehbar sind und bietet eine solide Grundlage für den Projekterfolg und die langfristige Verbesserung von Prozessen.
- Nachvollziehbarkeit: Eine gut strukturierte Projektdokumentation ermöglicht es, den Verlauf des Projekts verständlich nachzuvollziehen. Dies steigert die Effizienz in der Projektabwicklung und kann in rechtlichen Angelegenheiten als Absicherung dienen.
- Wissensaustausch und -sicherung: Die Dokumentation dient dazu, Wissen und Informationen über das Projekt zu bewahren und dem gesamten Team zur Verfügung zu stellen. Dies gewährleistet die Kontinuität von Lernen und Erfahrungsaustausch und erhält die erworbenen Informationen über den Projektabschluss hinaus.
- Transparenz: Eine klare Projektdokumentation fördert die Transparenz im Team und gegenüber Stakeholdern. Alle Beteiligten können den Status und Fortschritt des Projekts leichter nachvollziehen.
- Kommunikation: Die Dokumentation dient als Kommunikationsmittel, das Teammitgliedern und Stakeholdern einen gemeinsamen Rahmen für die Projektverfolgung und -verwaltung bietet.
- Risikomanagement: Durch die Dokumentation von Risiken und deren Verwaltung können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden, was die Wahrscheinlichkeit von unerwarteten Rückschlägen verringert.
- Qualitätssicherung: Die Projektdokumentation unterstützt die Qualitätssicherung, indem sie die Definition von Qualitätsstandards und -zielen ermöglicht und die Einhaltung dieser Standards überwacht.
- Lernprozess: Die Analyse von vergangenen Projekten anhand der Dokumentation ermöglicht es, aus Fehlern zu lernen und bewährte Verfahren zu identifizieren. Gemeinsam mit der Durchführung von Lessons Learned Workshops trägt dies zur kontinuierlichen Verbesserung und Weiterentwicklung des Unternehmens bei.
- Basis für Berichterstattung: Die Projektdokumentation bildet die Grundlage für das Projektreporting an Stakeholder und Vorgesetzte, die den Fortschritt und den Erfolg des Projekts bewerten möchten.
- Budgetkontrolle: Die Dokumentation von Budgetausgaben und Ressourcenallokation hilft, das Projektbudget im Auge zu behalten und unerwartete Kostenentwicklungen zu erkennen.
Häufige Fehler bei der Projektdokumentation
- Fehlende Projektdokumentation: Durch den Zeitdruck, dem fast alle Projekte ausgesetzt sind, fokussiert sich das Projektteam in der Regel auf die fachliche und technische Umsetzung. Deren Dokumentation wird dabei in der Regel vernachlässigt, weil sie als wenig oder gar nicht wertvoll bzw. ergebnisrelevant empfunden wird.
- Verspätete Projektdokumentation: Das Risiko einer falschen oder unvollständigen Projektdokumentation ist sehr hoch, wenn die Dokumente erst nachträglich oder als notwendiges Übel erstellt werden. Selbst Dokumente mit adäquatem Inhalt verlieren an Wert, wenn sie zum falschen Zeitpunkt während des Projekts entstehen oder nicht im Projektmanagementprozess eingesetzt werden.
- Fehlende Kontinuität: In stressigen Projektphasen wird die Projektdokumentation vernachlässigt, da sie scheinbar nicht erfolgsrelevant ist und auch später noch angegangen werden kann (was erfahrungsgemäß nie mehr gemacht wird).
- Fehlende Verantwortlichkeiten: Niemand fühlt sich für die Erstellung bzw. Verwaltung der Projektdokumentation zuständig bzw. greifen zu viele verschiedene Personen in die Projektdokumentation ein.
- Fehlende Strukturen: Es gibt keine klaren Regeln für die Dokumentation und deren Ablagestruktur.
Wie dokumentiere ich ein Projekt?
Mit Hilfe einiger Grundregeln kann der Aufwand für die Projektdokumentation auf ein Minimum reduziert und ihr Nutzen maximiert werden. Folgendes Vorgehen hat sich bewährt um im Projekt die „richtigen“ Daten auf „effiziente“ Weise zu sammeln, um eine „vollständige“ Projektdokumentation durchzuführen.
Die Projektdokumentation ist besser und effizienter, wenn sie von Anfang an „richtig“ angegangen wird. Um dies zu erreichen ist – wie so oft in einem Projekt – eine gründliche Planung notwendig. D.h. die Planung der Projektdokumentation ist im Rahmen des gesamten Planungsprozesses für das Projekt zum Projektstart vorzunehmen – sozusagen ein eigenes kleines Projekt im Projekt. Sie muss daher ebenso mit Zielen und Zwischenzielen versehen werden.
Der Beginn der Projektdokumentation ist in der Regel der Projektauftrag, das Ende stellen die Übergabe- und Abnahmedokumente dar. Die Verantwortung für die Projektdokumentation liegt beim Projektleiter! Natürlich heißt das nicht, dass er die Dokumentation selbst erstellt oder zusammenträgt. Er ist vielmehr dafür verantwortlich, dass es klare Vorgaben, Regeln und Verantwortlichkeiten gibt und dass diese auch eingehalten werden.
Um einen konkreten Nutzen aus den Dokumenten & Co ziehen zu können, muss die Projektdokumentation jederzeit für die Projektbeteiligten auffindbar sowie einsehbar sein. Wichtig ist daher, eine Ablagestruktur zu vereinbaren, an die sich auch alle Projektmitarbeiter halten. So wissen die Mitarbeiter einerseits, wo sie wichtige Unterlagen abzuliefern beziehungsweise abzulegen haben. Andererseits können sie bei Bedarf auf die aktuelle Dokumentation zugreifen und daraus die gewünschten Informationen ziehen.
Im Nachhinein ist die Dokumentation mitunter das wichtigste – und oft einzige – Tool für eine Auswertung im Sinne eines aussagekräftigen Projektreportings.
Tipp: Im Idealfall wird die Projektdokumentation in Form expliziter Arbeitspakete in den Projektstrukturplan aufgenommen. Dadurch ist automatisch sichergestellt, dass ein laufendes Projektcontrolling erfolgt.
1. Dokumentationsinhalte festlegen
Werden die „dokumentationswürdigen“ Projektinhalte definiert lässt sich die Informationsmenge und auch der personelle Aufwand reduzieren, ohne dass dabei Relevantes verloren geht.
Welche Daten vorliegen und es letztendlich zu dokumentieren gilt, hängt stets vom Einzelfall ab. Wichtig ist aber, bei jedem Projekt zu Anfang individuell festzulegen, was dokumentiert wird und was nicht. Im Zweifelsfall hat der Projektleiter die Letztentscheidungskompetenz.
Wenn ein Projekt gut strukturiert und geplant ist, läuft die Projektdokumentation meist ohne allzu großen Aufwand „on the fly“ mit.
Tipp: Konzepte, Pläne, Protokolle, etc. werden für die Projektumsetzung sowieso erstellt und fließen ohne Mehraufwand in die Projektdokumentation ein. Dabei gilt folgender Leitsatz: „as is“. Wenn ein Dokument für die Projektumsetzung taugt, dann muss es auch für die Projektdokumentation nicht zusätzlich formatiert oder „behübscht“ werden.
2. Ablageort definieren – Digitale Ablage, Cloud, Tools
Die ideale Ort für die Projektdokumentation ist ein gemeinsames Netzwerklaufwerk auf einem Firmenserver. Alternativ kann auch ein Cloudservice verwendet werden. Bei einer Cloudlösung ist auf jeden Fall zu berücksichtigen, dass alle Datenschutzvorschriften (EU-weit, firmenspezifisch) eingehalten werden. Öffentliche Cloud-Dienste scheiden daher hier vermutlich schnell aus.
Selbstverständlich gibt es auch Offline-Tools zur Dokumenten-Ablage, -Archivierung, -Suche, etc., welches allerdings bei allen Mitarbeitern bekannt und etabliert sein muss. Wenn der Einarbeitungs- bzw. Umstellungsaufwand zur Nutzung des Tools für die Mitarbeiter zu hoch ist, wird die Projektdokumentation auch nur nachlässig erfolgen.
3. Ordnerstruktur definieren
Im Gegensatz zu so manchem Tool ist der Umgang mit einer einfachen Verzeichnisstruktur für alle Mitarbeiter in der Regel verinnerlicht. Die Verzeichnisstruktur für die Ablage hält man am besten sehr einfach und flach. Für kleinere Projekte reicht daher oft eine 1-stufige Hierarchie aus. Für komplexe Projekte kann man eine mehrstufige Hierarchie der Projektdokumentation anlegen.
Die schnellste und einfachste Variante ist es, den Projektstrukturplan (PSP) mit seinen Phasen und Arbeitspaketen 1:1 in der Ordner-Struktur abzubilden. Alle Dokumente und Unterlagen zu einem Arbeitspaket landen dann im korrespondierendem Arbeitspaket-Ordner. Vorteil dieser Vorgehensweise: der AP-Verantwortliche ist hier gleich auch verantwortlich für die korrekte Dokumentation.
Der Projektleiter kann die Mitarbeiter bei der Entwicklung der Ablagestruktur miteinbeziehen, indem er mit einem konkreten Vorschlag in die Diskussion geht. Die Frage ins Plenum „Wie machen wir das?“ führt meist zu keinem raschen Ergebnis. Gibt es keinen Konsens, dann entscheidet der Projektleiter, das ist sein Job. Es gibt üblicherweise wichtigere Dinge im Projekt als stundenlang über Ablage-Strukturen zu diskutieren.
4. Zugriffsberechtigungen definieren
Wir empfehlen, dass jeder Projektmitarbeiter zumindest lesenden Zugriff auf die gesamte Projektdokumentation hat. Dies ist wichtig, da im Projekt absolute Transparenz herrschen soll. Eine Einschränkung des Zugriffs für die Projektmitarbeiter auf wenige ausgewählte Dokumente widerspricht dem Ziel das Projekt in einer flachen Struktur rasch abzuwickeln.
Selbstverständlich gibt es heikle Dokumente, die nicht für die Allgemeinheit bestimmt sind. Dies können z.B. Verträge sein und auch alle Dokumente die sich mit personellen Daten befassen. Diese Dokumente separiert der Projektleiter am besten ganz von der Projektdokumentation und speichert sie in einer anderen Ablagestruktur (z.B. seiner persönlichen) auf die nur er selbst und ausgewählte Mitarbeiter Zugriff haben.
5. Namenskonventionen definieren
Drei einfache Regeln reichen hier im Normalfall:
1) Als Präfix das Datum: JJJJ-MM-TT
2) Sprechende Dokumentenbezeichnung: z.B. Testkonzept-Modul-A
3) Eine Versionsnummer des Dokuments: v01
Dies sieht dann als Ergebnis so aus: 2023-04-17_Testkonzept-Modul-A_v01.pdf
Diese 3 Regeln sind einfach zu verstehen und werden meist auch eingehalten. Aufgrund des Datums im Dateinamen ist die letztgültige Version sofort erkennbar. Das letzte Speicherdatum hingegen ist hier nicht immer verlässlich, da Projektmitarbeiter das Dokument unter Umständen speichern, ohne es davor bearbeitet zu haben.
Tipp: Selbstverständlich kann man noch weitere Namenskoventionen vorgeben. Sind sie allerdings zu komplex, um auswendig im Kopf behalten zu werden, wird sich vermutlich der Großteil des Projektteams nicht daran halten.
6. Dateiformate definieren
Alle erstellten Dokumente sind natürlich im Original-Dateiformat abzulegen. Nur so ist sichergestellt, dass man diese Datei auch zukünftig nutzen und bearbeiten kann.
Die finale Version und wichtige Zwischenversionen sollten zusätzlich auch als PDF gespeichert werden. Gerade bei großen Datenmengen ist es wichtig, jede Datei direkt in eine kleine PDF-Datei umzuwandeln und richtig zu archivieren oder Dokumente korrekt abzulegen – solche Tätigkeiten brauchen hingegen kaum Zeit und sorgen somit nach dem Projektabschluss für eine effizientere Auswertung.
7. Analoge Ablage definieren
Zu Überlegen gilt es auch, ob man eine Ablage in Papierform benötigt und welche Dokumente darin enthalten sein sollen. Eine derartige Entscheidung ist von vielen Einflussfaktoren abhängig (Unternehmenskultur, Firmenstandards, persönliche Präferenzen). Wenn es dazu firmenweite Regeln gibt, ist das Thema recht rasch erledigt.
Wenn der Projektleiter auf Meetings einen schlanken Ordner mit den wichtigsten und aktuellsten Unterlagen dabei hat, lassen sich langwierige Diskussionen mit einem raschen Blick auf das betreffende Dokument oft radikal abkürzen.
Verträge mit Lieferanten, Subunternehmen etc. müssen oft auch in Papierform aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich aber, immer alle Dokumente auch digital abzulegen.
8. Fotodokumentation nutzen
Die Effizienz und Qualität der Projektdokumentation steigt erheblich, wenn auch Fotos zur Dokumentation verwendet werden. Dabei kann es sich zum Beispiel um Vorher-Nachher-Vergleiche handeln, aber auch um Kundenbilder, Testdokumentationen und vieles mehr.
Wenn die Fotodokumentation richtig umgesetzt und archiviert wird, benötigt sie kaum mehr Zeit als die reine schriftliche Dokumentation, und geht oft sogar um einiges schneller.
9. Verantwortlichkeiten festlegen
Sobald die Ablagestruktur für die Projektdokumentation feststeht, muss mindestens ein Mitarbeiter genannt werden, der für die Projektdokumentation zuständig ist. Bei großen Projekten empfiehlt es sich die Verantwortung auf Themenbereiche bzw. Arbeitspakete aufzuteilen oder diese der Projektassistenz zu übertragen. Im Zweifel liegt die Verantwortung beim Projektleiter.
Archivierung der Projektdoku nach Projektende
Am jede des Projektes wird die Projektdokumentation sorgfältig archiviert. Denn Projektabschluss bedeutet nicht, dass diese nicht in Zukunft vielleicht nicht noch einmal benötigt werden könnte. Auch die Archivierung von abgeschlossenen Projekten erfolgt optimalerweise nach System.
Über ihren Ablageort und die Beschriftung können einzelne Dokumentationen auch nach Projektabschluss noch jederzeit wiedergefunden und erneut geöffnet werden. Wenn beispielsweise ein ähnliches Projekt ansteht, kann die Projektdokumentation als Leitfaden dienen – oder auch als „Best-Case“- beziehungsweise „Worst-Case“-Beispiel… je nachdem, wie das Projekt und dessen Dokumentation schlussendlich verlief.
Auch für den Fall von nachträglichen Prüfungen (z.B.: interne Revision, Rechnungshof, etc.) ist es wichtig, dass die Projektdokumentation vollständig archiviert bleibt. Diese Prüfungen starten oft erst Jahre nach Projektabschluss, wenn sich die Beteiligten in den meisten Fällen kaum mehr daran erinnern.
